Bu yazı, George Pólya tarafından pratik bir şekilde geliştirilen Yumuşak Sistemler Metodolojisi (SSM) kavramını açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü Problem Çözme aracının temellerini anlayacaksınız.
Yumuşak Sistemler Metodolojisi (SSM) nedir?
İngiliz sistem düşünürü Peter Checkland, 10 yıllık araştırmalara dayanarak Yumuşak Sistemler Metodolojisini (SSM) geliştirdi. Bu durum iş süreçlerini modellemenin bir yoludur ve organizasyondaki genel problem çözme ve değişiklikleri yönetmek için kullanılabilir. SSM’nin birincil kullanımı, sorunun tanımıyla ilgili farklı görüşlerle karmaşık durumların analizi etrafında döner. SSM, ilgili tüm taraflar arasında tartışmayı mümkün kılarak bu tür durumlarda müdahale edebilir. Bu durum ilgili tüm tarafları memnun edebilecek bir fikir birliğine varmayı mümkün kılar.
Peter Checkland, bu yöntemi geçen yüzyılın doksanlı yıllarında geliştirdi. Geliştiricilerden ve kullanıcılardan gelen fikirlerin her zaman eşleşmediği sonucuna vardı. Sorun, fikirlerin genellikle büyük ölçüde farklı olması ve geliştiricilerin karmaşık bir jargon kullanma eğiliminde olmasıydı. Yumuşak Sistemler Metodolojisi (SSM) ile Peter Checkland, bir organizasyon içinde kolektif bir yaklaşımı teşvik etmeye odaklandı. Bu durum birden fazla fikri ve anlayışı birbiriyle tartışmayı ve buradan daha fazla gelişme için yeni adımlar atmayı mümkün kılar.
Uzlaşma
Yumuşak Sistemler Metodolojisi (SSM), karmaşık sorunları yapılandırmak ve farklılaşmış bir grup insan içinde arzu edilen ve uygulanabilir değişiklikleri geliştirmek için bir yöntemdir. Böylesine heterojen bir grup; çalışanlar, geliştiriciler, kullanıcılar ve müşterilerden oluşabilir ve bu sayede herkes bir soruna farklı bir ışık tutabilir. Tüm bu farklı düşünme stillerini hizalamak genellikle zordur. Bu yüzden Peter Checkland, heterojen bir gruba böyle bir süreçte liderlik etmek için açıkça Yumuşak Sistemler Metodolojisini (SSM) tasarladı, böylece her katılımcı karmaşık bir problem yapılandırma şansına sahip olur. Bu şekilde uygulanabilir değişiklik (ler) i uygulamak mümkündür.
Sorunlu bir duruma arzu edilen bir çözüme dahil olan herkesi memnun etmek her zaman kolay değildir. Birbirleriyle konuşarak, arzu edilen ve mümkün olan ayarlamalara gelecekler. SSM, önemli bir organizasyon teorisi değildir ama fikir birliğine dayalı daha hızlı karar almaya yol açar. SSM ayrıca bir tasarımın nasıl görünmesi gerektiğine dair herhangi bir çerçeve sağlamaz; en iyi çözüm için bir araştırma sürecidir. Soruna yakından dahil olan herkesin bilgi ve uzmanlığından yararlanır. SSM’nin özü, ‘gerçek’ dünya ile dahil olanların kavramsal düşünce dünyası arasındaki boşluğu kapatmaktır.
7 adım
Checkland, SSM’yi 7 adımda takip edilebilen bir yöntem olarak tanımlıyor. 7 adımın her birini gerçekten takip etmenin belirleyici olmaktan uzak olduğu unutulmamalıdır. 4. adımdan sonra zaten uygun bir çözüm bulunduğu ortaya çıkarsa, o zaman sorun değil. Bu durum dahil olanlar arasındaki tartışmanın temeli ile ilgilidir, böylece kavrama farklı çıkarlar dahil edilebilir:
1. Adım – Sorunlu bir durumu tanımak
Sorunu tanımlamak için önce çok fazla bilgi toplamak önemlidir. Bu durum örneğin ilgili kişilerle röportaj yaparak ve sorunla ilgili çok sayıda belge bularak ve inceleyerek yapılabilir. Durumu etkileyen olası faktörlerin vurgulanması da bu adımın bir parçasıdır. Son olarak, organizasyon yapısı ve kontrol süreçleri hakkında tüm bilgilerin toplanması ve bunu problemin ışığında görmeniz tavsiye edilir.
2. Adım – sorunlu durumu tanımlama
1. adımdan elde edilen tüm bilgilere dayanarak, problem durumu daha sonra uygun şekilde tanımlanabilir ve tanımlanabilir. SSM içinde, genellikle “zengin resimler” denen kullanım yapılır. Bunlar, tam anlamıyla bir görüntü oluşturan sorunlu durumun eskizleridir. Müşterinin rolü, problem sahibinin rolü (organizasyon veya departman) ve problem çözücü (ler) de incelenmelidir. Ek olarak organizasyon içindeki güç yapılarına ve paydaşların birbirleriyle etkileşim ve birbirine bağımlı olma yollarına bakmak iyidir.
3. Adım – Temel tanımların formüle edilmesi
Vurgu, sistemin işlemesi gereken ideal yolu tarif etmektir. Bu sözde ‘kök tanımları’, ilgili sistemlerin ideal bir resmini verir. Bu durum David Smyth tarafından da geliştirilen CATWOE öğelerinden çıkarılabilir:
Müşteriler
Bir kuruluşun müşterileri; bir sistemin kullanıcıları ve paydaşları.
Aktörler
Bir organizasyon içerisinde bir dönüşüm sürecinin gerçekleşmesini sağlayan çalışanlar.
dönüşüm
Girdinin bir organizasyon tarafından çıktıya dönüştürüldüğü süreç, problem çözme dahil.
Weltanschauung/Worldview
Bu durum ‘daha büyük resimdir’ ve bir kuruluş çevresindeki çevreden çeşitli paydaşları ve ilgili tarafları ve uygulayabilecekleri etkiyi dikkate alır.
Sahipler
Bir organizasyon içinde değişiklik yapabilen ve bir projenin başlatılıp başlatılmayacağına karar verebilen kişiler.
Çevresel kısıtlamalar
Organizasyon üzerinde etkisi olabilen ve sistemi engelleyebilen veya sınırlayabilen, çevreden gelen olgusal unsurlar.
4. Adım – Kavramsal modellerin oluşturulması
Kısaca tanımlanmış bir amaç ile 3. adımdaki ‘kök tanımından’ her faaliyet için kavramsal modeller oluşturulur.
5. Adım – Modelleri ve gerçekliği karşılaştırmak
Kavramsal modeller teoriye dayanır ama bu gerçeklikten çok uzak olabilir. Bu yüzden ‘gerçek’ dünya ile ne kadar örtüştüğünü görmek akıllıca olacaktır. Bir boşluk analizi, modeller ile gerçeklik arasında bir boşluk olup olmadığına bakılmaksızın çözüm sunar. Grup sürecinde, dahası, gerçeklikle ilgili tüm farklı görüşler netleşebilir.
6. Adım – Değişikliklerin Tanımlanması
Çözümde değişiklik yapmak her zaman gerekli değildir. Durum böyleyse, bu değişiklikler tanımlanmalı ve uygulanabilir olup olmadığı kontrol edilmelidir.
7. Adım – Harekete Geçme
Sorunlu durumu iyileştirmek için harekete geçmek gerekiyor. 6. adımdan itibaren yapılan değişiklikler organizasyonda uygulanacaktır. Sorun çıkarsa döngü ilk aşamada yeniden başlar. Bu yüzden SSM’nin yinelemeli bir döngüsü vardır.
Kolaylaştırıcı
Yumuşak Sistemler Metodolojisini (SSM) doğru yönde yönetmek için, tüm sürecin birileri tarafından kontrol edilmesi önemlidir. Genellikle bu katılımcı rol, sözde kolaylaştırıcı tarafından yürütülür. Sadece heterojen grup üyelerini birbirleriyle temasa geçirmekten sorumlu değildir. Ayrıca Yumuşak Sistemler Metodolojisine (SSM) aşina olmalı ve tüm katılımcıları bilgilerini diğerleriyle paylaşmaya teşvik edebilmelidir. Ek olarak beyin fırtınası oturumunda tartışmalara girilebilecek iyi bir alan sağlamak onun görevidir. Kağıtlı sunum tahtalarının kullanılması arzu edilir. (Tüm) adımlardan geçmek için önceden bir plan hazırlamak da kolaylaştırıcının görevidir. Soruna bağlı olarak bunun için birkaç saat ila birkaç gün ayrılabilir. Ek olarak her adımın pratik uygulamasını gerçekleştirmek için zaman ayrılmalıdır. Sonuçta her şey, tüm katılımcıların tatmin olduğu, uygulanabilir ve gerçekçi bir sonuçla ilgilidir.
Ne düşünüyorsunuz?
Soft Systems Metodolojisi (SSM) kişisel veya profesyonel ortamınızda uygulanabilir mi? Pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya daha fazla öneriniz var mı? Sorunları çözmek için başarı faktörleriniz nelerdir
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Leave Your Comment