Bu yazı, Yetkinlik Çerçevesinin pratik bir açıklamasını sunmaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü İnsan Kaynakları Yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.
Yetkinlik Çerçevesi nedir?
Yetkinlik Çerçevesi, belirli bir pozisyon veya organizasyon için özelliklerin, özelliklerin ve çalışma yöntemlerinin tanımlandığı bir modeldir. Çerçeve, kuruluşların genel iş stratejilerini ve vizyonlarını ve bunlara eşlik eden pozisyonları koordine etmelerine yardımcı olur. Sonuç olarak işe alım görevlileri çalışanları daha etkili bir şekilde seçebilir ve işe alabilir. İşe alma ve seçim amaçlarının yanı sıra, yetkinlik çerçevesi genellikle kariyer geliştirme, performans yönetimi ve İK planlamasında da kullanılır.
Yeterlilikler gözlemlenebilir davranışlardır ve yürütülecek pozisyon için öngörücü bir değere sahip olması gereken becerileri, bilgileri, nitelikleri ve kişilik özelliklerini kapsar. Sonuç olarak bir yetkinlik çerçevesi, organizasyonun çeşitli seviyelerinde istenen davranışlar hakkında netlik sağlar. Yetkinlikler gözlemlenebilir ve bu yüzden çoğu zaman kısmen personelin işlev gereksinimlerini, tutulması ve gelişimini belirleyecektir.
Yetkinlik Çerçevesi, organizasyon içindeki değişime olan ilginin ve organizasyonel etkililiğin arttığı yirminci yüzyılın sonunda ortaya çıktı. Amerikalı akademisyen Richard Boyatzis 1982’de ‘Yetkili yönetici: etkili performans için bir model’ adlı kitabını yazdı. Kitap en çok satanlar listesine girdi ve şu anda hala yaygın olarak kabul gören ve birçok İnsan Kaynakları stratejisinin sıkça kullanılan bir kaynağı.
Yapı ve Çeşitlilik
Şirketler farklı yetkinliklere sahip farklı çalışanlar aradıklarından, her kuruluş kendi yetkinlik çerçevesini geliştirir. Bu durum bir yetkinlik çerçevesini şekillendirmenin sayısız yolu olduğu anlamına gelir. Genel olarak konuşursak, her bir pozisyon kategorisi için bir dizi yetkinlik oluşturulur. Örneğin, yönetim için ve aynı zamanda bu yönetime giren diğer tüm çalışanlar için bir yetkinlik çerçevesi vardır.
Bir yetkinlik çerçevesinde, çeşitli kategoriler içerisinde çeşitli yetkinlikler tanımlanabilir. Örneğin, bir yönetim pozisyonu için, aşağıdaki gerekli özellikler kişilerarası beceriler kategorisine dahil edilebilir: liderlik, ikna gücü, iletişim ve kararlılık. Bir beceriyi tanımlamak için her zaman sadece birkaç kelime kullanmak gerekli değildir. Genellikle, pozisyonu dolduran kişiden tam olarak ne beklendiğinin kısa bir özeti verilir.
Bir mağaza yöneticisinin ticari bir odağa sahip olması ve güçlü liderlik davranışı sergilemesi beklenir. Ticari odağın bir açıklaması şöyle olabilir:
“Yönetici, mağazasının düzeniyle satış rakamlarını nasıl artırabileceğini, satın alma politikası yoluyla kar marjlarını nasıl artırabileceğini ve ürün yelpazesini endüstri standartlarına nasıl uyduracağını biliyor.”
Farklı Yetkinlikler
Yetkinlikler hemen hemen her pozisyon için geliştirilebildiğinden, yetkinlik çerçeveleri içinde çok çeşitli kategoriler vardır. Fakat aşağıdaki üç tür yeterliliği kullanan birçok kuruluş vardır:
Yetkinlik Çerçevesi: Temel Yetkinlikler
Temel yetkinlikler, kuruluşun rekabet avantajı elde etmeye çalıştığı alanlarla ilgilidir. Bir şirketin organizasyonel araçları ve stratejik avantajları, arzulanan bilgi ve teknik kapasitelerle birleştiğinde, bir şirketi diğerlerinden ayıran faktörlerdir. Çoğu şirket, kendilerini yalnızca bir temel yetkinlikle sınırlamaz. Bu yetkinlikler, şirketin faaliyet gösterdiği sektöre göre de farklılık gösterir. Hastaneler tıbbi uzmanlık ve hasta bakımına odaklanırken, bir sağlık bilgi ajansı insanların gelişimi ve sağlığına odaklanır.
Davranışsal Yeterlilikler
Davranışsal yetkinlikler, bir bütün olarak kuruluşun yetkinlikleri ve kapasiteleri için geçerli olan temel yetkinliklerden daha belirgindir. Davranışsal yetkinlikler genellikle yıllık olarak gerçekleştirilen değerlendirme görüşmelerinin temelini oluşturur ve bu yüzden belirli ve ölçülebilir bir bağlamda tanımlanması gerekir. Sonuç olarak uzmanlık derecesi ve yetenek gelişimi doğrulanabilir.
Kısaca davranışsal yeterlilikler, organizasyon içindeki kişilerin güçlü ve zayıf yönleri olarak tanımlanabilir. Bir İK yöneticisi için bu yetkinlikleri ölçmek zordur çünkü bunları oluşturmanın net bir yöntemi yoktur. Yine de önemlidirler ve personel planlaması, işe alım ve geliştirmede çok önemli bir rol oynarlar.
Bireysel davranışsal yeterlilikler, kararlılık, analitik beceriler ve eleştirel düşünme gibi kişisel nitelikleri kapsar. Analitik yetkinlikler daha sonra veri analizi, problem çözme yeteneği ve bir kişinin sayılarla kolayca çalışabilme derecesi olarak alt gruplara ayrılabilir.
Kişilerarası yetkinlikler, bir kişinin ne ölçüde bir takım oyuncusu olduğu, iletişim becerilerine sahip olduğu, çatışma yönetimine sahip olduğu ve birinin çalışma alanında uyumu artırıp artıramayacağı gibi hususları içerebilir.
Fonksiyonel Yeterlilikler
İşlevsel yetkinlikler, çalışanların gerçekleştireceği günlük faaliyetleri doğrudan etkileyen ve genellikle davranışsal yetkinlikleri içeren yetkinliklerle ilgilidir. Bu işleve özgü yetkinlikler günlük veya düzenli olarak tekrarlandığından, çoğu zaman çok önemli kabul edilirler. İşlevsel yetkinlikler ayrıca düzenli olarak teknik veya operasyonel yetkinlikler olarak adlandırılır. Örnekler şunları içerir: risk analizi, veri analizi, veri tabanı tutma, makine yönetimi vb.
Çapraz işlevli yetkinlikler, pozisyon için doğrudan seçilmeyen ancak yine de ilgili görevleri yerine getirmek için çok önemli olan yetkinliklerdir. Bunlar şunlardır: ekip çalışmasını ilerletmek, maliyetleri düşürmek, etkinliği artırmak, motivasyonu artırmak vb.
Yetkinlik Çerçevesini kullanın
İşe Alım ve Seçme
Yetkinlikler seçim sürecine dahil edilmek için oldukça uygundur. Mülakat soruları, adayın pozisyonla ilgili belirli becerilerini, deneyimlerini ve davranışlarını ortaya çıkarmak için dikkatle tasarlanmıştır.
Kariyer Gelişimi
Organizasyon için çalışırken, katılımı ve motivasyonu teşvik etmek için çalışanların pratik yaptıkları pozisyonda öğrenmeleri ve gelişmeleri önemlidir. Kullanılmayan potansiyel, yetkinlik çerçeveleri ile geliştirilebilir. Sonuç olarak çalışanların pozisyon veya gelecekteki olası pozisyon için beceri gereksinimlerine göre kendilerini değerlendirmeleri sağlanır. Yeni becerilerin geliştirilmesi gerektiği belirlendikten sonra, kendilerini geliştirme fırsatı için yöneticilerine bir talepte bulunabilirler.
Performans Yönetimi
Yetkinlikler işe alım süreci için paha biçilmezdir ama aynı zamanda çalışanların değerlendirilme şeklini de büyük ölçüde etkiler. İyi tasarlanmış bir yetkinlik çerçevesi organizasyonel değerlere dayanır ve bu yüzden çalışanın rolünde nasıl performans gösterdiğini görmek için yıllık değerlendirmede kullanılabilir.
Yetkinlik Çerçevesini Tasarlama
1. Yetkinlik Çerçevesi içinde İletişim
Organizasyon içindeki kişileri önceden bilgilendirin ve bir yetkinlik çerçevesinin hazırlanmakta olduğu konusunda onları bilgilendirin. Hedefin ne olduğunu, avantajların ne olduğunu ve nihai çerçevenin nasıl kullanıldığını bilmek de önemlidir. Bu net değilse, sorular veri toplama aşamasında kendi başına bir yaşam sürmeye başlayacaktır. Bu aşamada, örneğin çalışanlarla görüşülür.
2. Hazırlık
Her projede olduğu gibi, yetkinlik çerçevesinin hedefini tanımlamakla başlar. İyi bir yetkinlik çerçevesi geliştirmek çok zaman alır, bu da tam olarak neye ulaşılması gerektiği konusunda netlik olması gerektiği anlamına gelir.
Organizasyon içindeki tüm roller ve pozisyonlar için mi yoksa yalnızca belirli bir çalışan grubu için bir yetkinlik çerçevesinin mi oluşturulacağına karar verin. Çalışanları seçilen işlevler hakkındaki bilgilerle bir araya getirin.
3. İlgili Verileri Toplayın
Yetkinlik çerçevesi oluşturmaya yönelik önemli bir adım, seçilen işlevlerdeki her görev türü hakkında veri toplamaktır. Hem çalışanlardan hem de yönetimden mümkün olduğunca çok veri toplayın. Veriler ne kadar çok ve iyi olursa nihai yetkinlik çerçevesi o kadar kesin olacaktır.
Buradaki amaç, belirli yetkinliklerin ve davranışların önemli olduğu belirli örnekleri ve deneyimleri toplamaktır. Bu amaçla ayrıntılı davranışsal görüşmeler kullanılabilir ama su soğutucusu tarafından yapılan bir sohbet de yararlı bilgiler sağlayabilir.
Anket almak, örnek ve veri toplamanın da etkili bir yoludur. Soruları hazırlamak için yeterince zaman ayırın ama güvenilirliği ve geçerliliği hesaba katın.
4. Tasarım
Arzu edilen veya olumlu yetkinlikler veya davranışlar, toplanan örneklerden seçilmelidir. Daha sonra bunlar kümelere veya yetkinlik gruplarına yerleştirilmelidir. Kopyalara dikkat edin, olası belirsiz ve belirsiz yetkinlikleri kaldırın veya yeniden yazın veya durumu düzeltmek için çalışanlara geri dönün. Sonunda, kuruluşun misyonu, vizyonu ve değerleri ile uyumlu bir yetkinlik seçimi yapın.
Ardından, her yetkinlik için gerçek davranışı ölçmek için ölçülebilir kriterler oluşturun. Bu kriterler daha sonra değerlendirme görüşmeleri veya kariyer gelişimi sırasında kullanılabilir.
5. Test ve Uygulama
Çerçeve tamamlandıktan sonra, etkinliğini test etme zamanı. Bunu yapmanın basit bir yolu, farklı performans seviyelerine sahip birkaç çalışanı seçmek ve kendi yetkinliklerini değerlendirmelerini sağlayarak yetkinlik çerçevesini test etmektir. Ardından değerlendirmeyi en son performans görüşmeleriyle karşılaştırın. İyi performans gösteren çalışanlar, daha az performans gösteren çalışanlardan daha yüksek bir yetkinlik seviyesine sahip olmalıdır. Değilse, çerçevenin revize edilmesi gerekebilir.
Eleştiri
Bir yetkinlik çerçevesi yararlı bir İK aracı olabilse de bu araca çok güçlü bir güvenmek etkili değildir ve hatta zararlı olabilir. Henry Mintzberg, ‘Yöneticiler, MBA’lar değil’ adlı kitabında, çeşitli yetkinlikleri işe almanın bir yöneticiyi mutlaka yetkin kılmadığını belirtti.
- İyi bir yönetici sadece çeşitli yetkinlikleri işe alabildiği için değil, aynı zamanda yetkinlikleri arasındaki ilişki ve dinamikler nedeniyle de iyi performans gösterir.
- Çılgınca bir yetkinlik çerçevesine tutunarak, odak noktası gelecekteki gereksinimlerden çok mevcut ihtiyaçlara ve yetkinliklere dayanır.
- Yalnızca ölçülebilir davranışa sahip yetkinlikleri değerlendirmek, daha ince faktörlerin ihmal edildiği anlamına gelebilir.
Ne düşünüyorsunuz?
Yetkinlik Çerçevesinin açıklamasına aşina mısınız? Pozisyonunuz için bir yetkinlik çerçevesi oluşturuldu mu? Yoksa kendi çalışanlarınız için bir yetkinlik çerçevesi mi oluşturuyorsunuz? Herhangi bir ipucunuz veya ek yorumunuz var mı?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Leave Your Comment