Bu yazı, Teklif Talebi (RFP) kavramını açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.
Teklif İsteği (RFP) nedir?
İş dünyasında iş dünyasında işbirliği yapan taraflar arasında iyi bir ilişki olması ve müzakerelerin güvene dayalı olarak yürütülmesi büyük önem taşımaktadır. Özellikle BT sektöründe kişiye özel çözümler önemlidir ve müşteri hangi hizmetlerin satın alındığını ve hangi koşulları karşıladığını önceden tam olarak bilmesi gerekir. Bir Teklif Talebi veya RFP bir çözüm sağlayabilir. Bir RFP, talepte bulunan tarafın bir veya daha fazla tedarikçiden belirli hizmetler ve/veya ürünler için açık ve kapsamlı teklifler sunma talebiyle ilgilidir. Bir RFP ile kuruluşlar, BT çözümlerinin potansiyel tedarikçilerinden resmi bir teklifte bulunur. Bunlar genellikle ihale sürecine dayalı olarak çalışan daha büyük şirketler veya devlet kurumlarıdır. RFP’de, müşteri tam olarak ne aradığını belirtir. Ayrıca herhangi bir teklifin karşılaması gereken ve değerlendirilecekleri değerlendirme kriterlerini de içerir. Teklif Talebi, bir teklif talebine verilen addır ve esas olarak BT endüstrisinde çözümlerin satın alınması için kullanılır. RFP’leri yayınlayan şirketler için son derece önemlidir. Sonuçta, ihaleyi kazanma şansını artırıyorlar ve böylece şirketlerin ‘tercih edilen tedarikçiler’ olmalarını sağlıyorlar.
RFP ve karmaşıklık
BT sektörüne ek olarak, RFP’lerin sıklıkla talep edildiği birçok başka sektör vardır. RFP, müşterilerin aradıklarını doğru bir şekilde belirtmeleri ve farklı tedarikçilerden teklifler almaları için önemli bir belgedir. Müşterinin satın alacağı ürün ve/veya hizmetlerde netlik sağlar.
RFP’ler genellikle tedarik projelerinde devlet kurumları tarafından talep edilir; (büyük) bir müşterinin bir projeyi gerçekleştireceğini duyurduğu ve böylece tedarikçileri fiyat, zaman ve koşullar dahil olmak üzere ayrıntılı bir teklif sunmaya davet ettiği prosedürler. Bu şekilde bir ihale prosedürü tam ve açık rekabete izin verir. Bu bağlamda, bir müşteri rekabeti fiilen teşvik etmek için bir RFP talep edebilir. Daha sonra müşterinin istediği karmaşık durumla ilgili en hızlı yanıt ve en iyi teklife dayalı olarak bir teklif kabul edilebilir.
Ek olarak örneğin bir BT projesinin karmaşıklığı, kapsamlı bir RFP gerektirir. Birden fazla teklif olması durumunda, bir müşteri, teknolojilerin ve olası konfigürasyonların bir kombinasyonunun benimsenmesiyle, farklı bir perspektiften iyi entegre edilmiş bir çözüm arayabilir. Ne olursa olsun, fiyat ve koşulların yanı sıra RFP’de ortaya çıkan karmaşıklığa ek olarak, özellikle BT uzmanlığı belirli bir tedarikçinin seçilmesinde belirleyici olacaktır. Ayrıca RFP, örneğin organizasyonda yeni bir sistemi uygulamak için gerekli tüm donanım, yazılım ve her türlü eğitimle ilgilenen bir bileşen içermelidir.
RFP, RFI ve RFQ
Bir RFP’de, müşteri belirli bir proje için isteklerini ve tedarikçiden ne beklediğini belirtir. Ön koşullar da önceden belirtilmiştir. Başlangıçta yanıt veren tedarikçiler bunu Bilgi Talebi (RFI) adı verilen bir yöntemle yaparlar. Özel bir teklif yazmaya başlamadan önce genellikle daha ayrıntılı bilgi toplamak isterler. Sonuçta, projeler genellikle uzun vadelidir ve büyük miktarları içerir ve bir ihale hazırlamak çok zaman ve enerji gerektirir. Bu yüzden son teklifin öne çıkması ve tedarikçinin daha fazla ayrıntı için görevlendirme tarafı tarafından davet edilmesi önemlidir. Bu kararı olumlu bir şekilde teşvik etmek için, tedarikçiler genellikle bir RFI’yi, sunulan çözümün kısa bir gösterimi veya (video) sunumuyla birleştirir.
RFP ile yakından ilgili diğer bir terim de Teklif Talebi’dir (RFQ). Bu durum istemciden gelen daha az karmaşık bir istek. Satın alınması gereken ürünler zaten biliniyor. Bununla birlikte müşteri öncelikle en ilginç fiyatı arıyor. RFQ’nun odaklandığı konu budur. Bu yüzden RFQ’lar genellikle daha az karmaşık görevler için verilir.
Bir RFP’nin içeriği
Her kuruluş bir RFP hazırlayabilir ama kullanışlılığı her zaman aynı değildir. Bir fiyat göstergesine ek olarak, müşterilerin sözde Yatırım Getirisini (ROI) incelemesi özellikle ilginçtir. Sonuçta, hizmetlerin veya ürünlerin satın alınmasının ardından yapılan büyük bir yatırımın kendi masrafını karşılaması gerekecektir. Tüm tedarikçilerin olabildiğince ayrıntılı bir resmini elde etmek için, müşterinin bir RFP’ye bir dizi sabit unsuru dahil etmesi akıllıca olacaktır. Bununla birlikte ayrıntılı veya kısıtlayıcı gereksinimlerin, tedarikçilerin yaratıcılığını ve yenilikçi çözümlerini sınırlayacağını unutmayın.
Açıkça hazırlanmış bir RFP, tedarikçileri net bir teklif sunmaya davet eder. Bu yüzden aşağıdaki bileşenler herhangi bir RFP’de oldukça önemlidir:
Sözleşme veren makamın tanımı
Ayırt edici bir talep, tedarikçilerin müşterinin tam olarak ne istediğini bilmesini sağlayacaktır. RFP’deki sorular net bir şekilde formüle edilmeli ve tedarikçiler tarafından açık bir şekilde yorumlanmalıdır.
Hükümler ve kurallar
Nihai karar vermek için müşteri tarafından belirlenen hükümler ve kurallar. Yasal koşullar, gizlilik ve diğer değerlendirme kriterleri de muhtemelen önceden belirlenmelidir. Bu durum tedarikçilerin kendilerinden neyin gerekli olduğunun farkında olmalarını sağlar.
Arka plan istemcisi
Tedarikçiler, talep eden taraflar olarak kendileri hakkında bilgi sağlayarak, ürünlerinin ve/veya hizmetlerinin özel bir çözümle uyumlu olup olmadığını bilirler. Müşteri ayrıca herhangi bir istek ve gereksinimi açıklayabilir. Bunu oldukça spesifik bir şekilde açıklayarak, tedarikçiler buna göre hareket edebilir.
Tedarikçi için sorular
Müşteri, soru sorarak tedarikçinin ürünleri ve/veya hizmetleri hakkında belirli bilgiler alır. Çoğu durumda, tedarikçinin hüküm ve koşulları da talep edilecektir.
Yönergeler
Tedarikçiler tarafından ihalenin nasıl hazırlanması gerektiğine ilişkin esaslar. Görevin kapsamı belirlenir ve tedarikçi tarafından gerçekleştirilecek görevler tartışılır. Bu kılavuzlar ayrıca tedarikçinin yanıt süresi hakkında net anlaşmaları da içerir.
RFP hazırlığı: yoğun bir süreç
Bir RFP’nin hazırlanması, müşteri için yoğun bir süreçtir ve birçok farklı disiplin ve departmanı içerir. Genellikle büyük ve geniş kapsamlı bir görev olduğu için, tüm bu sürecin doğru bir şekilde yapılması ve yukarıda belirtilen bileşenlerin dikkatlice hesaba katılması önemlidir. İhale süreçlerinde alışılmış olduğu gibi, bir RFP’nin odak noktası müşterinin talebi olmalıdır. Gereksinimler ve sorular ne kadar kapsamlı bir şekilde formüle edilirse, bir Teklif Talebi ilk tedarikçi seçimi oluşturmaya o kadar iyi yardımcı olabilir. Alternatif olarak, müşteri potansiyel tedarikçileri ihale öncesi bir konferansa davet ederek talep dokümanı hakkında sorular sormalarına ve proje hakkında daha fazla bilgi almalarına izin verebilir.
Ne düşünüyorsunuz?
Projelerinizde Teklif İsteği (RFP) kavramını uygulayabilir misiniz? Pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya eklemeleriniz var mı? (Potansiyel) tedarikçilerle iyi bir işbirliğine katkıda bulunan başarı faktörleriniz nelerdir?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Leave Your Comment