Gelişmiş
Arama
  1. Anasayfa
  2. Proje Yönetimi
  3. RACI Matrisi Nedir?

RACI Matrisi Nedir?

  • 25 January 2021
  • 63 Görüntülenme
  • 0 Yorum

Bu makale RACI Matrisini açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü paydaş yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız. Bu makale indirilebilir: RACI Matrix şablonu.

RACI Matrisi nedir?

RACI Matrix veya RACI şeması, projenin çeşitli katılımcıları ve (karmaşık) bir proje sırasında onların bireysel sorumlulukları hakkında iyi bir kavrayışa sahip olmak için kullanılabilir. RACI Sorumlu, Sorumlu, Danışılan ve Bilgilendirilmiş ifadesinin kısaltmasıdır. Bu terimler bu makalenin ilerleyen kısımlarında açıklanmıştır. RACI Matrisinin matris tasarımı, proje veya iş sürecindeki çeşitli işlevsel rollerin görevleri veya sonuçları tamamlamada katılımını açıklar.

RACI Matrisi, Sorumluluk Atama Matrisi (RAM) veya Doğrusal Sorumluluk Şeması (LRC) olarak da adlandırılır. Bu güçlü çözüm genellikle PRINCE2 proje yönetimi ve LEAN yöntemi ile kullanılır.

RACI Matrix örnek düzeni

RACI Matrix, yatay bir rol eksenine sahip sabit bir düzene ve görevler, faaliyetler, çıktılar ve sorumlulukların bulunduğu dikey bir eksene sahiptir. Bir rol ve bireysel insanlar arasında bir ayrım yapılmalıdır. Rol, bir dizi görevin açıklamasıdır. Bu görevler çeşitli kişiler tarafından yapılabilir. Bunun tersi, tek bir kişinin farklı rolleri olabilir. Örneğin, bir kuruluşun proje yöneticisi rolünü yerine getirebilecek on çalışanı olabilir ve bir kişi proje yöneticisi ve iş analisti rolünü yerine getirebilir.

RACI nedir?

RACI Matrix, yatay eksendeki fonksiyonel rollerin adları ve dikey eksendeki çeşitli görevler, faaliyetler, verilecek başarılar ve sorumluluklar ile sabit bir tasarıma sahiptir. İşlevsel bir rol ve bireysel insanlar arasında ayrım yapmalıyız. İşlevsel bir rol, çok çeşitli görevlerin açıklamasıdır. Böyle bir rol birden fazla kişi tarafından yürütülebilir. Tersine, bireysel bir kişi çeşitli farklı rolleri yerine getirebilir. Örneğin, on çalışan bir organizasyon içinde proje yöneticisi rolünü yerine getirebilir ve tek bir kişi proje yöneticisi ve iş analisti rolünü yerine getirebilir. RACI, bir projede yer alan dört önemli özelliğin kısaltmasıdır:

Sorumluluk sahibi

Sorumluluk sahibi: Görevi yerine getiren kişi yürütmeden sorumludur. Daha sonra uygulayıcı, ‘Sorumlu’ kişiye gerekçe sunmalıdır.

Sorumlu

Sorumlu: Bu kişi, bir veya birden fazla proje görevinin doğru şekilde tamamlanması için nihai sorumluluğu taşır. Diğerleri ona karşı sorumludur ve görevi onaylaması gerekir (imzalaması). Görev başına bir ‘Sorumlu’ atanması mümkündür.

Danışıldı

Danışıldı: önceden danışılan kişidir. Bu iki yönlü bir yol; Tavsiyede bulunmanın yanı sıra, uygulamada da yardımcı olur ve sonucu yönlendirir.

Bilgili

Bilgili: bu kişi ilerleme ve elde edilen sonuçlar hakkında güncel bilgilerle bilgilendirilir. Burası tek yön.

İstisna

Sorumlu rolü genellikle RACI Matrisinin bir parçası değildir. Bu durumda, bu özelliğin Sorumlu ile birleştirildiği varsayılır. Bununla birlikte bu istisnanın dışında, her bir özelliği projede yalnızca bir kişiye atamanızı öneririz. Bir kişi birden fazla özelliğin altına düştüğünde, bu, belirli görevlerin tamamlanmasını engellediği için projede durgunluk yaratabilir.

RACI Matrisine Ek

Bazen, RACI modeline ‘S’ (RASCI) veya ‘O’ (KAHİRE) eklenir. ‘S’ Destek anlamına gelir; Ekip üyelerini projeye devam etmeleri için destekleyen ve motive eden biri. ‘O’ Döngü Dışı anlamına gelir; kenarda duran ve sürecin parçası olmayan kişi. Bu durum çalışanları ve/veya departmanları kolaylaştırmayı ve desteklemeyi içerir.

RACI Matrisini adım adım doldurma planı

Aşağıda, kullanıcının kendi RACI Matrisini geliştirmek için izlemesi gereken birkaç adımı tartışıyoruz. Bu amaçla bir şablon mevcuttur. Şablonu tamamlamak için aşağıdaki her adımı izleyin.

1. Adım: Farklı ekip üyelerini belirleyin

Belirli bir görev veya proje üzerinde tam olarak kimin çalışacağını takip etmek önemlidir. Örnekler sponsor, proje yöneticisi, ekip üyeleri, analistler ve daha fazlasıdır. Bu mantıklı olduğunda bu insanların isimlerini kullanın. Bazen pozisyon unvanlarını veya takım isimlerini kullanmak da mümkündür. Fakat üyeler matriste isimlerini gördüklerinde, bu onların katılımını teşvik eder.

Popüler Yazı:  Kritik Zincir Proje Yönetimi Nedir?

2. Adım: Önemli kilometre taşlarını belirleyin

Her projenin planlamayla başlaması gibi, bu da RACI modelinin önemli bir parçasıdır. Proje planından veya sponsorun gerekliliklerinden geliştirilen hedefleri kullanın ve projeyi zamanında teslim etmek için tam olarak hangi kilometre taşlarına ulaşılması gerektiğini not edin. Örneğin, bir web sitesi kuruluyorsa, kilometre taşları müşteri tarafından ilk tasarım, test ve onay olabilir.

3. Adım: Her ekip üyesi ve her görev için matrisi doldurun

Kilometre taşları, ekip üyeleri ve sorumluluklarla ilgili tüm bilgiler toplandıktan sonra, matris doğru veriler kullanılarak doldurulabilir. Microsoft Excel gibi basit programlar bu amaçla kullanılabilir. Diğer yazılımlar da kullanılabilir.

4. Adım: Her görev için her bir kişinin rolünü belirtmek için her alan için eşlik eden R, A, C veya I’yi doldurun

RACI Matrisinin yönüne bağlı olarak her ekip üyesine belirli bir rol atanması önemlidir. Web sitesi tasarımının kilometre taşı olması durumunda, ekip yöneticisi onay almak için nihai sorumluluğu üstlenir. Bu durumda, yönetici sponsor sorumludur ve geliştirici sonuçtan haberdar edilmelidir.

5.Adım: Tartışın, analiz edin ve değerlendirin

Doldurulmuş RACI matrisini proje ekibinin herkesle, sponsorlarla ve ilgili tüm paydaşlarla tartışın. Örneğin, yönetici sponsorun, müşteriyi onaylamak veya gereksinimleri tartışmak için karşılayan kişi olmak istemesi mümkündür. Bu talebe uyun.

6. Adım: Kopyaları dağıtın

5. adıma ek olarak, RACI Matrisinin kopyalarını herkese dağıtın. Tercihen bunu e-posta ile yapın ve ortak çalışma alanına bir kopyasını koyun.

Odak alanları RACI Matrix

RACI Modelinin kalitesini korumak için, geliştirmede en sık görülen hatalara ve tuzaklara bakmanızı tavsiye ederiz. Bu hatalardan ve tuzaklardan kaçının ve RACI Matrisinin doğru olduğundan ve projenin başarılı olduğundan emin olun.

Çok fazla ayrıntı

Bir RACI Matrisi, bir proje planı veya hatta bir Proje Başlatma Belgesi (PID) ile aynı şey değildir. Rolleri ve görev dağılımını dahil etmek önemli olsa da, faaliyetler ve sorumluluklarla ilgili ayrıntıları eklemek gerekli değildir. Günlük, haftalık ve aylık programı buraya dahil etmeyin. Proje veya faaliyetler hakkında kafa karışıklığı olması durumunda, orijinal proje planını ekip arasında dağıtmanın zamanı geldi.

Aynı matrisi kullanma

Bir RACI Matrix şablonunun ayarlanması kolaydır ve bu yüzden standardizasyon için tekrar kullanmak caziptir. Genel olarak, proje yöneticisi orijinal matrisi koruyacaktır ama her proje kendi RACI matrisine sahip olmalıdır. Bunun nedeniyse her projenin farklı olması ve farklı bir karmaşıklık düzeyine sahip olmasıdır. Kilometre taşları da farklıdır ve ekip üyeleri değişmiş olabilir veya ekip tamamen değiştirilmiş olabilir.

Tutarlı olun

Matriste sorumlu olan kişi, matriste kendisine atanan her görevde belirleyici faktöre katkıda bulunabilmelidir. Yerleşik rollerden sapmak kafa karışıklığına ve güvensizliğe yol açacak ve RACI Matrisinin gücünü azaltacaktır. Doğal olarak, bir ekip olarak esnek olmak önemlidir ama sorumlulukları ve rolleri çok fazla değiştirmemek önemlidir.

Sütun sayısını en aza indirin

RACI Matrisindeki her görev ve her sütun, net bir sorumluluk ve karara izin vermelidir. Verimlilik ve etkililik uğruna, matrise ekip toplantıları gibi şeyleri dahil etmeyin.

RACI matrisi ne zaman kullanılır?

RACI matrisi neredeyse her projede kullanılabilir ama görevlerin birden fazla kaynak gerektirmesinin avantajlı olduğu, aynı anda gerçekleştirildiği veya görevlerin diğer görevlere bağlı olduğu birkaç durum vardır. Ek olarak RACI Matrix proje dışı yönetim durumlarında da yardımcı olur. RACI Matrisini daima aşağıdaki proje yönetimi durumlarında kullanın:

  • Karar verme veya onay süreçleri projeyi engelleyebildiğinde.
  • Kimin belirli bir görevi olduğu konusunda anlaşmazlıklar ortaya çıktığında.
  • Bir kilometre taşı veya görevden kimin sorumlu olduğu konusunda çatışmalar ortaya çıktığında.
  • Proje yükü eşit olarak bölünmediğinde.
  • Proje üyeleri maksimum çıktı düzeyine ulaştığında ve yeni proje ekibi üyelerinin hızla çekilmesi gerektiğinde.
Popüler Yazı:  Planlama Döngüsü Nedir?

RACI modeli, proje dışı yönetim ortamında da etkilidir:

  • İş Yükü Analizi: aşırı yüklemeyi belirleyin.
  • Yeniden düzenleme: Bir kuruluşun yapısı yeniden düzenlenirse önemli işlevlerin ve süreçlerin gözden kaçırılmadığından emin olun.
  • Yeni çalışanlar: yeni çalışanlar, RACI matrisiyle yeni sorumlulukları ve rolleri hakkında kolayca ve hızlı bir şekilde bilgilendirilebilir.
  • İş emirleri: RACI modeli, yönetim durumlarında esneklik yaratır. Bu durum hat ve proje sorumlulukları arasında doğru dengeyi sağlar.
  • Anlaşmazlık çözümü: RACI modeli, ekip üyeleri veya departmanlar arasında tartışma ve anlaşmazlık çözümü için bir forum sunar.
  • Statükonun oluşturulması: RACI Matrisinin çıktısı, bir organizasyondaki sorumlulukları ve rolleri belirlemenin kolay ama etkili bir yoludur.

Her takım eşit değildir ve aynı şey farklı projeler için de geçerlidir. Takımlardan biri iletişimde mükemmel olabilir, diğeri ise kendi görevlerine son derece iyi odaklanabilir. Başka bir ekip, çeşitli görevleri tamamlamak için yeterli zaman alacak kadar küçüktür. Bu gibi durumlarda, RACI Matrix ile fazladan bir adım atmanıza gerek yoktur.

RACI Matrix ve değişiklik yönetimi

Bir RACI Matrisi geliştirilirken genellikle çeşitli organizasyon sorunları ortaya çıkar. Bunun nedeniyse RACI Matrisinin üç rol ve sorumluluk unsurunu birleştirmesidir.

Rol anlayışı

Rol anlayışı, insanların işlerinin ne olduğunu düşündüklerini ifade eder. Yılların tecrübesine rağmen bu genellikle hala belirsizdir. Bir RACI matrisi bunu netleştirmeye yardımcı olur.

Rol beklentisi

Rol beklentisi, organizasyondaki diğer kişilerin birinin pozisyonunun gerektirdiğini ve bunun nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğini düşündüğü anlamına gelir.

Rol davranışı

Rol davranışı, insanların işlerini ve sorumluluklarını yerine getirirken gerçekte yaptıkları şeydir.

RACI Matrix yararlı bir araçtır ama aynı zamanda çeşitli problem türleri için toplu bir isimdir. Ayrıntıların seviyesi, görevleri ve rolleri tanımlayanlar hakkında dikkatlice düşünün ve modeli hem kısa hem de mantıklı bir düzeye getirin. Doğal olarak, kahve almaktan kimin sorumlu olduğunu dahil etmek önemli değildir. RACI Matrisini geliştirmenin asıl nedenine odaklanmak önemlidir.

RACI Matrix’i geliştirmek için çok fazla zaman harcamayın. Önemli bir araç olmasına rağmen, üzerinde saatlerce kıt zaman geçirmek mantıklı değildir. Mükemmel RACI Matrisi oluşturmak yerine gerçekçi kalın ve bir projenin genellikle planlanandan farklı sonuçlandığını anlayın.

Bir RACI şablonunu doldurmak için ipuçları

  • RACI Matrix’in kullanışlı olduğundan emin olun. Bu yüzden RACI’nin nasıl ve neden kullanılacağını dikkatlice düşünün.
  • Bir model seçin ve koşulları ve bağlamı anlayın.
  • Yalnızca bir rolün sorumlu olarak işaretlendiğinden emin olun.
  • Paydaşların temel proje ve kilometre taşları/gereksinimler için girdi sağlamasını sağlayın

RACI Matrix şablonu

Bu kullanıma hazır RACI Matrix şablonuyla her ekip üyesinin görevlerinin ve sorumluluklarının neler olduğunu görselleştirmeye başlayın.

RACI Matrix şablonunu indirin

Ne düşünüyorsunuz?

RACI Matrix ile deneyiminiz nedir? Yukarıda bahsedilen pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya daha fazla ipucunuz var mı? Bir proje içindeki paydaşları yönetmek için başarı faktörleri nelerdir?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

  • Jacka, JM ve Keller, PJ (2009). İş süreci haritalama: iyileştirme…
  • Paylaş:

Yorumunuzu bırakın