Bu yazı, Proje Şartı’nın pratik bir açıklamasını sunmaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız. Bu makale ayrıca, kendi projenize doğrudan başlamanıza izin veren bir proje kiralama şablonu içerir.
Proje Beyannamesi nedir?
Bir Proje Beyannamesi, bir projenin amaç beyanını içeren kısa, resmi bir belgeyi ifade eder. Bu beyan, temel proje hedeflerini, ekip üyelerinin rollerini (sorumluluklar dahil) ve kilit paydaşları ve onların çıkarlarını açıklamaktadır. Ayrıca belgede kilometre taşları, bütçeler ve olası riskler de yer alıyor. Birçok kuruluş, şartı proje planlamasının önemli bir parçası olarak görür. Fakat proje planı ile aynı şey değildir. İkincisi, bir proje içindeki bireysel görevlerin ayrıntılarını detaylandırır.
Proje tüzüğü PMBOK tanımı
Proje tüzüğünün önemi son yıllarda artmıştır. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) en son baskısı tamamen yeni bir süreç ekledi: ‘proje tüzüğü geliştir’. Bu durum belgeyi daha da popüler hale getirdi. PMBOK bir proje tüzüğünü şu şekilde tanımlar:
‘Bir proje tüzüğü, bir projenin varlığını resmi olarak yetkilendiren ve proje yöneticisine kurumsal kaynakları proje faaliyetlerine uygulama yetkisi veren, proje başlatıcısı veya sponsoru tarafından resmi olarak yayınlanan bir belgedir.’
İyi bir proje tüzüğü şunları yapmalıdır:
- Projenin özünü içerir
- Tüm paydaşların ve sponsorların konularda hemfikir olmasını sağlayın
- Projenin ortak bir anlayışını sağlayın
- Proje ekibi, sponsor ve ana paydaşlar arasında bir sözleşme olarak hareket edin
- Henüz katılım gerçekleşmediğinde proje sponsoru onayı alınmasına yardımcı olun
Bir proje sözleşmesinin önemli uygulamaları
Bir proje tüzüğünün en önemli üç uygulaması şunlardır:
Proje tüzüğünü oluşturmaktan kim sorumludur?
Yaygın bir yanılgı, projenin sponsorunun tüzüğü oluşturmaktan tamamen sorumlu olduğudur. Fakat gerçekte, sponsorların bir tanesi üzerinde çalışmak için nadiren zamanları olur. Bu yüzden bu işi sıklıkla başka bir kişiye devrederler. Bu çoğunlukla proje yöneticisidir. Her ne kadar tamamlanmış şartı yetkilendiren nihayetinde sponsordur.
Yukarıdaki konulara ek olarak, proje tüzüğü aynı zamanda proje yöneticisinin sorumluluklarını ve yetkisini de belirler. Bu durum proje başlamadan önce ekibin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur.
Örnek içeren 10 unsurlu proje tüzüğü
Aşağıda bir proje tüzüğünün tüm faktörlerinin pratik bir açıklaması bulunmaktadır. Toolshero üyesiyseniz ayrıca bir proje tüzüğü şablonu da indirebilirsiniz. Bu durum ihtiyacınız olan tüm bileşenleri içerir ve kişisel proje tüzüğünüzü oluşturmaya hemen başlamanızı sağlar.
1. Proje açıklaması
Bir proje sözleşmesinin ilk bölümü aşağıdaki gibi temel bilgileri sağlar:
- Proje Adı
- Belgenin oluşturulduğu tarih
- Yazar
- Proje sponsorları
- Proje Müdürü
Ayrıca projenin amacı da anlatılır. Genellikle bir iş senaryosuna veya projenin temelini oluşturan sözleşmeye atıfta bulunulur. Alternatif olarak, projenin uygulanmasının kuruluş için neden önemli olduğuna dair bir açıklama yapılabilir. Belgenin yazarının dikkate alması gereken birkaç soru şunları içerir:
- Bu proje organizasyonel bir sorunu çözüyor mu?
- Proje yeni bir trendle mi ilgili?
- Proje kuruluşun genel stratejisini destekliyor mu?
2. Proje ayrıntıları
Bir proje tüzüğünün ikinci unsuru, projenin misyonunu ve kapsamını içeren biraz daha detaylı bir proje açıklamasıdır. Projenin kesin hedefi daha sonra ele alınacaktır ama bu bölümde en azından aşağıdakileri içerir:
- Proje hedeflerinden bazılarını listeleyin. Bunun için SMART hedeflerini kullanın.
- İşletmeyi nasıl değiştirebileceğini açıklayarak projenin resmi sınırlarını ana hatlarıyla belirtin.
- Projenin sonunda üreteceği tüm ürünleri açıklayın.
Bu bileşenler proje yönetmeliğine dahil edildikten sonra, aşağıdakilere geçilebilir.
3. Organizasyon proje ekibi
Bu bölümde, proje üzerinde kimin çalıştığını, projeyi ve grubu kimin denetlediğini açıklayın ve farklı ekip üyelerinin rollerine genel bir bakış ekleyin. Kısa ve güzel tut. Ayrıntılı iş tanımları sonraki proje planına dahil edilecektir.
Bir organizasyonun yapısını ve projeye dahil olan herkes arasındaki ilişkileri yansıtan bir proje organizasyon şeması kullanın.
4. Paydaşlar
Ekip üyeleri, proje yöneticisi ve sponsorun yanı sıra başka paydaşlar da var. Paydaş yönetimi, proje planlamasının önemli bir parçasıdır. Bu bölümde, projeye dahil olan kişi ve departmanların bir listesini sağlayın. Projedeki her görevin özüne çok derinlemesine girmeyin, bunun yerine başkalarının genel rollerini ve katılımlarını ele alın. Listeyi oluştururken şunları da göz önünde bulundurun:
- Ana proje yöneticileri
- Ortaklar
- Müşteriler
- Dış kaynaklı çalışanlar
5. Hedefler
Bu bölüm şu soruyu yanıtlıyor: ‘Projenin hazır olduğunu nasıl anlarız?’
Bu bölüm proje beklentilerini ve proje ekibinin bunların gerçekleşip gerçekleşmediğini nasıl bildiğini içerir. Ayrıca proje hedefine ulaşıldığına dair yetki vermekten kimin sorumlu olacağını da not edin. Bu durum hiç kimse işi tamamlanmış olarak imzalamaya istekli değilse, proje sonunda sorunları önler. Aşağıdaki konuları ekleyin:
- Başarı kriterleri. Proje başarılarını tanımlayın ve Kritik Başarı Faktörlerini listeleyin.
- Önemli gereksinimler veya çıktılar. Kilit paydaş gereksinimlerini ve temel proje sonuçlarını açıklayın.
6. Bütçe
Proje tüzüğünün oluşturulduğu tarihte, proje hakkındaki tüm detaylar henüz bilinmeyebilir. Yani tam ve doğru bir proje bütçesi henüz derlenemiyor. Bu yüzden projeyi kararlaştırılan süre içinde tamamlamanın ne kadara mal olacağına dair kabaca bir taslak oluşturmak için yukarıdaki tüm bilgileri kullanın. Gerçek maliyetler değişebilir. Bütçe kısıtlamalarını veya beklenen potansiyel maliyetlere genel bir bakışı dikkate alın.
7. Riskler
En dikkatli planlanan proje bile sıkıntıya girebilir. Proje yönetmeliğinin bu bölümü risk günlüğünün erken bir sürümünü içerir. Bu günlükte, halihazırda tanımlanmış tüm riskleri belgeleyin, böylece yönetim ekibi ve sponsorlar gelecekte projeyi potansiyel olarak nelerin etkileyebileceğini görebilir.
Risk, projeyi etkileyebilecek bir olay veya koşulun olasılığıdır. Tüm riskler negatif değildir. Eğer öyleyse, yine de fırsatlar olarak adlandırılma olasılığı daha yüksektir.
8. Kilometre Taşları
Proje yönetmeliğinin bu bölümüne üst düzey kilometre taşlarını dahil edin. Şu anda tüm bilgilerin bilinmemesi mümkündür ama en azından projenin tahmini başlangıç ve bitiş tarihini yazın. Ayrıca son teslim tarihleri ekleyin ve kilometre taşlarını organize bir Gantt grafiğine ekleyin.
Bir Gantt grafiği yerine, her bir kilometre taşı veya aşama hakkında ayrıntılarla proje planlamasını görselleştiren bir zaman çizelgesi, takvim veya başka bir belge de kullanabilirsiniz.
9. Proje yöneticisi yetki seviyesi
Proje yöneticisinin yetkileri başka bir yerde açıkça belirlenmedikçe, proje yöneticisinin bir kıdemli onayı olmadan neler yapabileceğini kaydetmek için proje tüzüğünün bu bölümünü kullanmaya değer. Genel olarak bu bölüm, bütçe ve zaman aralığı ile ilgili olarak belirlenmiş tolerans seviyeleriyle ilgilidir. Örneğin: proje yöneticisinin bütçe açısından %15’lik bir toleransı ve zaman çizelgesi ile ilgili olarak %8’lik bir toleransı vardır. Bu sınırların dışındaki herhangi bir sapma proje sponsoru/sorumlusuna bildirilmeli ve onlar tarafından onaylanmalıdır.
Ayrıca bu bölüm proje yöneticisinin proje ekibindeki çalışanları işe alma ve işten çıkarma konusunda sahip olduğu yetkiler belirtilerek genişletilebilir.
10. Onay bölümü
Proje tüzüğünün son kısmı, onay bölümüdür. Proje yöneticisi ve proje sponsoru belgeye tarih atmalı ve imzalamalıdır. Bunun dijital olarak mı yoksa kağıt üzerinde mi yapıldığı önemli değil. Her iki durumda da, daha sonra tekrar bakılması gerekebileceğinden bir kopyasını saklayın.
Proje Şartı her zaman tek bir belge değildir
İdeal olarak, Proje Beyannamesi, iş ihtiyaçlarını, planlamayı ve diğer önemli hususları ele alan diğer belgelere referanslar içeren tek bir belgedir. Sponsor, projeyle ilgili belgeleri onayladıysa ve izin verildiyse, onaylanan belgelerin toplanması esasen şartı oluşturur. Bu belgeler açıkça birbirine atıfta bulunmasa bile, koleksiyon bir tüzük olarak kabul edilebilir. Bu durum standart formatlı bir sözleşmenin oluşturulması gerekip gerekmediğinin projenin amacına büyük ölçüde bağlı olduğunu açıkça ortaya koymaktadır.
Proje yürüten birçok şirket için bir iş emri, tüzüğün önemli bir parçası olarak kabul edilir. Bu iş emri, projeyi yürütmek için belirli kişilere kurumsal kaynaklar üzerinde yetki verir.
Tek bir proje için birden çok kiralama
Kurumsal dünyadaki genel bir projenin birden fazla tüzüğü olacaktır. İyi bir proje yöneticisi, mevcut tüzüğün kapsamını anlar ve sonraki aşamalar için imtiyazlar oluşturmak için ileriye bakma yeteneğine sahiptir. Örneğin, PMBOK’a göre, her proje birkaç aşamadan geçiyor ve bu aşamaların her birinin bir tüzüğü var. Birçok proje yöneticisi orijinal şartı oluşturmakta zorlanır ama birbirini takip eden her aşama için tüzük belirlemek daha da zordur. Bunun nedeniyse geçişin genellikle ince olmasıdır.
Hiyerarşi
Bazı projeler bu fark edilmeden aşamadan aşamaya geçer. Müşteri veya sponsor, projenin aşamaları ve faaliyetleri hakkında çok az bilgiye sahiptir. Bu yüzden her aşamayı yetkilendirmek zordur.
Bununla birlikte sponsor, bir aşamadan diğerine geçiş dahil olmak üzere, proje yöneticisine dahili proje faaliyetleri üzerinde yetki vermiştir. Bu yüzden proje yöneticisine, projenin kendi içindeki her aşamayı yetkilendirme yetkisi verilmiştir.
Proje İletişim Planı (PCP)
Şartın sabit bir parçası olmamasına rağmen, proje iletişimi ilk kiralama aşamasında kullanılabilecek basit bir araçtır. Bir iletişim planı, sponsor, müşteri, ekip ve diğer paydaşlar arasında etkili iletişimi kolaylaştırır. Bilgilerin nasıl paylaşıldığına ve her yönüyle iletişimden kimin sorumlu olduğuna dair açık yönergeler içerir.
Bir iletişim planı herhangi bir projede önemli bir rol oynar çünkü:
- Herkesin erişebileceği yazılı bir genel bakış sağlar
- Güncellemelerin farklı taraflarla nasıl ve ne zaman paylaşıldığı konusunda net beklentiler belirler.
- Projenin görünürlüğünü ve durumunu artırır
- Ekip toplantılarının verimliliğini artırır
- Proje faaliyetlerinin hedefler doğrultusunda kalmasını sağlar
Şartı görsel olarak çekici hale getirin
Proje paydaşları, sadece metin içerse bile proje tüzüğünü en az bir kez okuyacaklardır. Bununla birlikte Proje Tüzüğünün daha çekici ve anlaşılır görünmesini sağlamak ve insanların daha sonraki bir aşamada ona bakmasını kolaylaştırmak için resimler veya diğer tasarım öğelerini kullanın.
Daha iyi okunabilirlik için Proje Tüzüğünün farklı bölümlerini bölmelerle veya vurgulu başlıklarla açıkça bölün. Ardından, şartın hangi faktörlerinin görsel olarak özetlenmesinin kolay olduğunu keşfedin. Özellikle kilometre taşları bölümü, örneğin bir zaman çizelgesi veya Gantt şeması ile görselleştirmek için uygundur.
Proje kiralama şablonu
Artık proje tüzüğünü okuduğunuza göre, bilgiyi uygulamaya geçiriyorsunuz. Kendi projenize başlamak için yukarıdaki faktörlerin dahil edildiği proje charter şablonunu indirin.
Proje Şartı şablonunu indirin
Ne düşünüyorsunuz?
Proje tüzüğünün açıklamasını biliyor musunuz? Proje Başlatma Belgesine (PID) kıyasla benzerlikler fark ediyor musunuz? Hiç bir proje ekibine katıldınız mı? O sırada bir proje tüzüğü kullandınız mı? Böyle bir şeye dahil etmenin önemli olduğuna inanıyorsun…
Leave Your Comment