Gelişmiş
Arama
  1. Anasayfa
  2. Kalite Yönetimi
  3. İş Süreci İyileştirme Nedir?

İş Süreci İyileştirme Nedir?

  • 25 March 2021
  • 18 Görüntülenme
  • 0 Yorum

Bu yazı, İş Süreci İyileştirme hakkında pratik bir açıklama sağlar. Okuduktan sonra bu güçlü kalite yönetimi aracı hakkında temel bir anlayışa sahip olacaksınız.

İş Süreci İyileştirme nedir?

İş Süreci İyileştirme (BPI), liderlere prosedürleri ve süreçleri analiz etmek, sorunları belirlemek ve etkinliği, verimliliği veya doğruluğu artırmak için farklı yöntemler sağlayan bir yönetim uygulamasıdır. İş Süreci İyileştirme ayrıca çalışan etkinliklerinin ve becerilerinin doğru bir şekilde haritalanmasını içerir. Bu, daha yumuşak prosedürler, daha verimli bir iş akışı ve nihayetinde genel olarak iş büyümesi gibi şeylerin iyileştirilmesine olanak tanır. Organizasyonlardaki faaliyetler ve süreçler, İş Süreçleri Haritalama kullanılarak görselleştirilebilir. Çalışan yetkinlikleri, yetkinlik yönetimi kullanılarak kaydedilir. İş Süreci İyileştirme (BPI), sürecin tamamen yeniden tasarlanmasını içeren İş Süreçleri Yeniden Yapılandırmasından (BPR) daha az radikaldir.

Pek çok kuruluş, süreçleri gerçekleştirmek için gereken süreyi azaltmanın yollarını keşfetmek için BPI kullanır. Zamandan tasarruf etmenin yanı sıra, israf ve sürtünmeyle (verimsizlikler) mücadele etmek ve ürün veya hizmetlerin kalitesini artırmak önemlidir. Daha küçük ölçekte, iş liderleri bazen daha iyi kural uyumu veya artan müşteri memnuniyeti sağlamak için İş Süreci İyileştirme kullanır. BPI ayrıca kuruluşların hem B2B hem de B2C’de müşteri beklentilerini daha kolay karşılamasına yardımcı olur.

Etkili kullanılırsa BPI, iş süreçlerinin kalitesinin iyileştirilmesine, daha iyi hizmete, daha düşük maliyetlere ve üretkenlik ve/veya verimlilikte artışa yol açabilir.

İş Süreci İyileştirme araçları

İş sürecinin iyileştirilmesinden sorumlu olan yönetim veya yöneticiler buna genellikle farklı yöntemler, teknikler veya felsefeler kullanarak yaklaşırlar. Süreçleri yönetmeye ve iyileştirmeye yardımcı olmak ve BPI ile ilgili faaliyetlerin yapılandırılmasını desteklemek için zaman içinde geliştirilmiştir.

BPI aktiviteleri için kullanılan yöntemlerin örnekleri arasında Altı Sigma (DMAIC yöntemi), Yalın Yönetim, Toplam Kalite Yönetimi (TQM), Çevik Yönetim ve Kaizen (5S modeli) bulunur.

İş Süreci İyileştirmeyi desteklemek için kullanılan diğer yöntemler şunları içerir:

  • SIPOC analizi
  • Değer akışı eşleme (VSM)
  • Zihin haritalama
  • İş Süreçleri Haritalama (BPM)
  • Sebep ve Etki Analizi

Bu yöntemlerin birincil amacı, BPI faaliyetlerini desteklemek ve işletmelerin zorlukların üstesinden gelmesine, engelleri kaldırmasına ve planlanan iyileştirmelerin iş hedefleriyle uyumlu olmamasını önlemeye yardımcı olmaktır.

İş Süreci İyileştirme genel döngüsü

Yukarıda açıklandığı gibi, iş süreçlerini iyileştirmenin birçok farklı yolu vardır. Bununla birlikte aynı temel fikre inme eğilimindedirler: eski süreçleri analiz etmek ve onları iyileştirmenin yollarını belirlemek.

Aşağıdaki adımlar, İş Süreci İyileştirme içindir:

1. Tanımlayın

İş Süreci İyileştirme çeşitli nedenlerle yapılır. Bunlardan bazıları: sürekli iyileştirme, maliyet düşürme, optimizasyon ve düşük performans için çabalamak. Sebep ne olursa olsun, optimizasyon başlamadan önce bir süreç seçilmelidir.

2. Haritalama

Süreç seçildikten sonra, bütünüyle yazılmalı veya haritalandırılmalıdır. İş Süreçleri Haritalama (BPM), bir süreci görsel olarak temsil etmekle ilgilidir. Süreç ve çeşitli alt bileşenleri hakkında ilgili bilgileri belirleyin ve farklı adımları not edin. Daha sonra liste doğru (kronolojik) sıraya konulmalı ve faaliyetlere doğru standart semboller eklenmelidir. Ardından, bileşenleri çizgiler ve oklarla birleştirerek temelde bir akış şeması çizersiniz.

3. Analiz

Seçim ve haritalamadan sonra süreç analiz edilmelidir. Bu, birkaç soruyla yapılabilir. Sorabileceğiniz birkaç soruya örnekler:

  • İş sürecinde gerekli olmayan adımlar var mı?
  • Süreçte gereğinden uzun süren adımlar var mı?
  • Süreçte zaman kazanmak için farklı bir sırayla gerçekleştirilebilecek adımlar var mı?
  • Gecikmelerin veya kaçırılan son tarihlerin bariz bir nedeni var mı?
  • Ürün kalitesi için en önemli adımlar hangileridir?
  • Hangi adımlar önemli bir finansal çıkar taşır?
  • Bu adımı nasıl daha verimli hale getirebiliriz?

Analizin özü nedenidir. Bu yüzden Beş Neden yöntemini kullanmalısınız.

4. Optimize edin

Önceki aşamada eski süreçteki verimsizlikler veya sorunlar tespit edildiğinde, sürecin nasıl değiştirilebileceğine karar verme zamanı gelmiştir. Bu, birkaç durumsal faktöre bağlıdır. İş Süreci İyileştirmenin bu aşamasında, ekip veya yönetici sorunun altında yatan nedenleri ele alacaktır. Sebep oluşturulduktan sonra çözümler üretirler. Bu iyileştirme aşamasında beyin fırtınası, pilot uygulamaların tanıtımı, çözümlerin uygulanması ve gelişmeyi ölçmek için veri toplama vardır. Optimize etmeye yönelik bazı ipuçları şunları içerir:

  • Mevcut ve gelecekteki performansı ölçmek için doğru rakamları ve istatistikleri kullanın
  • Süreçle doğrudan deneyime sahip çalışanlarla çalışın
  • ‘Sonu akılda tutarak başlayın’ – Stephan Covey
  • Uygulanması gereken değişiklikleri çok kesin bir şekilde tanımlayın
  • Sorunların ortaya çıkıp çıkmayacağını ve nerede ortaya çıkabileceğini belirlemek için risk analizini kullanın

Dayanıklı ve yapılandırılmış bir iyileştirme, yeniliğe ve sonunda müşteri deneyimini iyileştiren zarif bir çözüme yol açabilir.

5. Uygulama

Bir değişimin/yeniliğin uygulanması, bir iyileştirme girişiminin gelecekteki başarısı için kritik bir adımdır. Bir şeyler başarısız olursa bir şirket eski sürecin maliyetinden daha fazlasını kaybedebilir. Başarılı bir uygulamaya katkıda bulunan birkaç faktör vardır.

Bu nedenle, değişiklikleri önce küçük ölçekte uygulayın. Bu, riskleri sınırlar ve yeni sürecin test edilmesini sağlar. Daha sonra iyileştirmenin etkinliği hakkında bir sonuç çıkarmak için performansı eski süreçle karşılaştırın. İyileştirme onaylanırsa kullanıma sunulabilir. Gerekirse tüm organizasyonda.

Her zaman karar vermek için kullanılan bilgilerin doğru olduğundan emin olun. Mümkünse sürece doğrudan dahil olan çalışanlardan alın. Yapısal olarak önemli veya temel bir iş süreciyle ilgiliyse tüm paydaşları güncel tutmayı unutmayın.

6. Monitör

Artık süreç sorunu çözüldüğüne veya verimsizlikler giderildiğine göre, ekibin süreci optimize etmesi gerekecek. Bu izleme aşamasında ekip, sürecin performansıyla ilgili istatistikleri izleyen bir izleme planı geliştirmeye odaklanır. Daha önce 4. aşamada belirlenen istatistikler, ileride sürecin değiştirilip değiştirilmeyeceğine karar verilmesi için temel teşkil ediyor.

Bazen işler planlandığı gibi gitmez ve bir sürecin kısa sürede yeniden yapılandırılması veya değiştirilmesi gerekir. Durum böyle olmasa bile, İş Sürecini İyileştirme hala sürekli bir süreçtir. Performansı iyileştirmek veya maliyetleri düşürmek için hemen hemen her zaman uygulanabilecek değişiklikler vardır. Bu adım adım planı ve bu makalede tartışılan araçları yeniden kullanabilirsiniz.

İş Süreci İyileştirme özeti

İş Süreci İyileştirme (BPI), iş süreçlerini analiz etmek, optimize etmek ve izlemekle ilgilidir. Kuruluşlar, çeşitli nedenlerle BPI ile ilgilenirler. Bunun nedeni genellikle maliyet veya zamandan tasarruf etmek, israfla mücadele etmek veya performans rakamlarının ortaya çıkardığı sorunları ele almaktır.

İş süreçlerinin iyileştirilmesi, çok sayıda araştırmanın odak noktası olan bir konudur. Sonuç olarak değişiklikleri uygulayarak yönetimi destekleyebilecek çeşitli araçlar mevcuttur. En iyi bilinenlerden biri, Six Sigma’dan DMAIC’dir. Buna ek olarak, İş Süreci İyileştirme ayrıca İş Süreçleri Haritalama ile neden-sonuç analizi, değer akışı haritalama ve SIPOC kullanır.

Temel İş Süreci İyileştirme süreci, bir iş sürecini seçme ve haritalama ile başlayan altı adımdan oluşur. Süreç açıkça kağıda döküldüğünde, ekip analize başlar. Analiz aşaması, diğerlerinin yanı sıra, Beş Neden yönteminin uygulanması ve sorunun olası nedenlerinin değerlendirilmesinden oluşur. 4. adımda, 3. adımda oluşturulan sorun için bir çözüm önerilmektedir. Çözüm adım adım uygulanır ve bir süre izlenir. İş Süreci İyileştirme sürekli bir süreçtir ve organizasyondaki herhangi bir sürece uygulanmalıdır.

Ne düşünüyorsunuz?

İş Süreci İyileştirme açıklamasını tanıyor musunuz? Bu makalede sunulan araçları biliyor musunuz? Çalışma ortamınızdaki hangi iş süreci için BPI’yi kullanabilirsiniz? Herhangi bir ipucunuz veya ek yorumunuz var mı?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

  • Adesola, S. ve Baines, T. (2005). İş süreci iyileştirme için bir metodoloji geliştirmek ve değerlendirmek. İş Süreçleri Yönetimi Dergisi, 11 (1), 37-46.
  • Andersen, B. (2007). İş süreci iyileştirme araç kutusu. ASQ Quality Press.
  • Bhatt, GD (2000). Bilgi sistemleri entegrasyonunun iş süreci iyileştirme üzerindeki etkilerinin deneysel bir incelemesi. Uluslararası Operasyon ve Üretim Yönetimi Dergisi, 20 (11), 1331-1359.
  • Siha, SM ve Saad, GH (2008). İş süreci iyileştirme: ampirik değerlendirme ve genişletmeler. İş Süreçleri Yönetimi Dergisi, 14 (6), 778-802.
  • Zellner, G. (2011). İş süreci iyileştirme yaklaşımlarının yapılandırılmış bir değerlendirmesi. İş Süreçleri Yönetimi Dergisi, 17 (2), 203-237.
    • Paylaş:

    Yorumunuzu bırakın