Bu yazı, İletişim Planının pratik bir açıklamasını sunmaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü iletişim aracının temellerini anlayacaksınız. Bu makale indirilebilir: İletişim Planı şablonu.
İletişim Planı nedir?
İletişim planı, çeşitli paydaşlara bilgi sağlamak için kullanılan yapılandırılmış bir yaklaşımdır. Ayrıntılı iletişim stratejisi, kimin hangi bilgileri alması gerektiğini, bu bilgilerin ne zaman verilmesi gerektiğini ve bu amaçla hangi kanalların kullanılması gerektiğini kaydeder. Bir iletişim planı, hedef kitleye hem kurum içinde hem de dış ortama bir mesaj iletmek için bir yol haritasına benzetilebilir.
Örneğin yeni bir ürün ya da girişim başlatıldığında, bu bilgilendirilmek isteyen kişilere iletilmelidir. Bu araçla bir kuruluş, ölçülebilir sonuçlara sahip açık ve spesifik bir mesaj gönderebilir. Dahili projeler de net bir iletişim planından yararlanabilir. Bu durum (gizli) bilgilerin üretilmesinden ve yönetilmesinden kimin sorumlu olduğunu belirler. Bir iletişim planı sadece bilgiyi tek taraflı olarak iletmekle ilgili değildir, aynı zamanda sorular ve karşı sorular sormakla da ilgilidir. Sonuçta, iletişim iki yönlü bir yoldur.
Adım adım İletişim Planı örneği
Bir iletişim planı geliştirmek çok zaman alabilir ama avantajlar kesinlikle dezavantajlardan ağır basar. Bir projenin başlangıcında zaman ve çaba harcamak, projenin kendisinde tam olarak ne olması gerektiği belirtildiği için önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlayabilir. Bir iletişim planı oluşturmanın çeşitli nedenleri vardır. Örnekler şunları içerir:
- Organizasyon içindeki bir problemin hedef kitleye bildirilmesi
- Yeni personel alımı
- Olayları duyurmak
- Övgüler
- Başarılar
- Düzeltmeler
- Örgütsel krizler
Etkili bir iletişim planı oluşturmak için aşağıdaki adımları kullanın.
1. Hedefi Belirleyin
Önceden iletilecek mesajın amacını düşünün. En iyi iletişim stratejisinin mesaja bağlı olması mümkündür. Bir hedefin iletilmesi gerektiğinde, en azından mesajın veya hedefin SMART olduğundan emin olun. Genel ve özel iletişim hedeflerini tanımlayın.
2. Durum Analizi
Projeler boşlukta gerçekleşmez. Bu yüzden genel proje ortamını anlamak ve dikkate almak önemlidir. Mevcut iletişim durumunun ne olduğunu belirlemek için bir denetim gerçekleştirin. Buna iletişim çalışanlarını veya danışmanlarını dahil edin ve kuruluşun çeşitli departmanlarıyla konuşun.
3. İzleyiciyi Tanıyın
İletişim planının amacına bağlı olarak, mesaj belirli bir hedef kitleye gönderilir. İzleyicinin kim olduğunu bilmek önemlidir. Üyeler, müşteriler, çalışanlar, yönetim, devlet memurları, ortaklar gibi kuruluşun tüm hedef gruplarının bir listesini yapın.
5. Mesajı Oluşturun
Daha sonra, tam olarak neyin iletilmesi gerektiğini belirleyin. İçeriği, ruh halini, dili ve yapıyı hesaba katın. Mesaj, hedef kitle göz önünde bulundurularak oluşturulmalıdır. Bu yüzden mesajın içeriğini çözmeniz ve ardından onu etkili bir şekilde iletmeniz önerilir.
Mesajın tonu, dinleyicinin ona nasıl tepki vereceğini kısmen belirleyecektir. Bu ton çok agresifse veya herhangi bir şekilde aşırı uçsa, seyirci buna pek dikkat etmeyecektir. Aşırı derecede olumlu bir ton, genellikle öfke veya korku gibi olumsuz duygulara hitap eden mesajlardan daha fazlasını başaracaktır.
Ayrıca dil seviyesini hedef kitleyle eşleştirmeye çalışın. Bunu yaparken, diğerlerini dahil etmeden, ünlü veya kişisel kişilere atıfta bulunarak ve bunlardan alıntı yaparak resmi veya gayri resmi, basit veya karmaşık arasında ayrım yapın. Mesaj çok gayri resmi ise, izleyici, gönderene uymayan bir şekilde hitap edildiğini hissedebilir. Mesaj çok resmiyse, dinleyici hiç hitap edilmemiş gibi hissedebilir. Niyetini etkili ve kesin bir şekilde ifade eden basit, açık bir dil daha uygundur.
5. Bir İletişim Ortamı seçin
Bu adımda, mesajı iletmek için hangi medya kanalının veya kanallarının en etkili olduğuna karar verilmelidir. Hedeflenen kitleyi düşünün. Hangi medyayı kullanıyorlar? En sık kullandıkları ortamı kullanarak izleyiciye daha kolay ulaşılabilir. Kendinize şu soruları sorun:
- Hedef grubunuz hangi medyayı tercih ediyor?
- Seçilen medyayı kullanmayan veya hiç kullanmayan hedef gruplara nasıl ulaşılabilir?
- Bilginin veya bir kısmının seçilen ortam aracılığıyla doğru bir şekilde aktarılmaması riski var mı?
- Seçilen iletişim şekli için uygun araçlar var mı?
- Karşılıklı iletişim seçeneği mevcut olmalı mı? Yoksa duyuru tek yönlü bir yol mu?
6. Bir Zaman Çizelgesi Oluşturun
İletişim hedeflerine ulaşmak için atılacak adımların planlanması ve zamanlanması gerekir. Mesajın ilk olarak ne zaman gönderilmesi gerektiğini, hangi kişiler tarafından nasıl ve ne zaman paylaşılacağını ve mesajın ne kadar süreyle erişilebilir kalması gerektiğini belirleyin. Dinleyici, tekrarlanırsa mesajı daha iyi anlayabilir.
7. Geribildirim
Bir iletişim planının tüm süreci boyunca geri bildirim toplamak önemlidir. Örneğin, izleyici onu doğru şekilde yorumlamadığı veya hatalar içerdiği için mesajın ayarlanması gerekebilir. Aynı zamanda, mesajın ne zaman etkili olduğunu fark etmek de önemlidir.
Gönder düğmesine tıklandığında iletişim durmuyor. İletişimin etkili olup olmadığını izlemek için zaman ayırın. İnsanlara mesajı anlayıp anlamadıklarını sorun veya mesajı hatırlayıp hatırlamadıklarını (bir kısmını) kontrol edin. Sonuçlar tatmin edici değilse, iletişimi daha etkili hale getirmek için gerekli değişiklikleri uygulayın.
Projelerde İletişim Planlama ve Teknoloji
Farklı iletişim araçlarının kullanılması, farklı paydaşların katılımını teşvik eder. Telefon veya e-posta gibi nispeten basit yöntemlerden İnternet üzerindeki ortak platformlar gibi daha karmaşık yöntemlere kadar, farklı paydaşların iletişim söz konusu olduğunda farklı ihtiyaçları vardır. İletişim planının yazılması sürecinde, nispeten karmaşık bir ortamın mesajı ileteceğine karar verildiğinde, izleyicinin bilgiye nasıl erişebileceğini ayrıntılarıyla anlatan adım adım bir plan içeren bir kılavuzun dahil edilmesi önerilir.
Doğru teknolojinin doğru durumda kullanılması önemlidir. Paydaşlarla bir proje ile ilgili bilgilerin paylaşılması gerektiğinde, telefon görüşmeleri, telefon konferans görüşmeleri, e-postalar veya sanal toplantılar kullanılabilir. Amaç problemler veya yeni fikirler hakkında beyin fırtınası yapmaksa, fikirlerin veya önerilerin kaydedilip paylaşılabileceği bir işbirliği portalı kullanmak belki daha iyidir. Dahası, böyle bir portal dokümantasyonu, durum raporlarını, notları saklamak veya yakma çizelgeleri aracılığıyla zaman planını takip etmek için kullanılabilir.
İletişim Planı şablonu
Bu İletişim Planı şablonu ile kimin hangi özel bilgileri alması gerektiğini, bu bilgilerin ne zaman verilmesi gerektiğini ve bu amaçla hangi kanalların kullanılması gerektiğini listelemeye başlayın.
İletişim Planı şablonunu indirin
Ne düşünüyorsunuz?
İletişim planının açıklamasını biliyor musunuz? Daha etkili bir iletişim sağlamak için gelecekte bu planı kullanacak mısınız? Etkili bir iletişim planlaması sürecine katkıda bulunan faktörlerin neler olduğuna inanıyorsunuz? Herhangi bir ipucunuz veya ek yorumunuz var mı?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Leave Your Comment