Bu makaleler Gemba ve Gemba yürüyüşü hakkında pratik bir açıklama sağlar. Okuduktan sonra bu güçlü kalite yönetimi aracı hakkında temel bir anlayışa sahip olacaksınız. Bu makalede, hemen başlamanıza yardımcı olacak indirilebilir bir Gemba yürüyüş kontrol listesi de bulacaksınız.
Yalın yönetimde popüler bir ifade şudur: “Gemba’ya Git”. Bununla kastedilen nedir ve organizasyonunuzda ve durumunuzda bundan nasıl en iyi şekilde yararlanılacağı. Bu makalede, Gemba’nın daha derin anlamının yanı sıra yararlı bir kontrol listesi ve olası tuzakların üstesinden gelmek için ipuçları açıklanacaktır.
Tanım ve kullanım
Gemba kelimenin tam anlamıyla Japonca’da “Tam konum” anlamına gelir. Organizasyonlarda bu tam konum, katma değerin yaratıldığı yer olan atölye anlamına gelir. Çoğu durumda bu, üretim katı anlamına gelir ama hizmet organizasyonları söz konusu olduğunda, burası insanların hizmetlerini sunduğu ofis katı da olabilir.
Gemba veya Genba
Bu yazıda Gemba kelimesini kullanacağım ama dil uzmanlarına göre çevirinin GENBA olduğunu biliyorum. Telaffuzda, Japoncadan tam anlamıyla çeviri yapılırken, İngilizce’de Gemba olarak duyulur. Gemba’nın daha yaygın kullanılmasının nedeni budur ve makalenin geri kalanında Gemba’yı kullanmamın nedeni budur.
Neden Gemba?
Gemba, LEAN tekniklerinin çoğunun Toyota Üretim Sisteminden kaynaklandığı yalın bir tekniktir. Bunun arkasındaki fikir, yalnızca nasıl çalıştığını gördüğünüzde doğru adımları ve iyileştirmeleri yapacağınızdır. Sadece insanların nasıl çalıştığını bildiğinizi düşünmek değil, nasıl çalıştıklarını görmek. Bir çok organizasyonda çalışma talimatları, görev talimatları anlatılmakta ve çalışanlara eğitim verilmektedir. Fakat pratikte, talimat verilen çalışma şekli her zaman günlük uygulama değildir. Bu durum liderlerin insanların nasıl çalıştığını bildiklerini varsaymamalarının ana nedenlerinden biridir ama gidip kendilerini görmeleri gerekir. Çalışanlar talimatlara uymayarak sınırı aşıyor mu? Durum bu olabilir ama insanların neden talimatları takip etmediklerini anlamak daha önemlidir. Talimatlar yanlış mı, açık değil mi, insanlar daha iyi bir yol mu buldular yoksa nasıl olması gerektiğini mi unuttular? Gemba yürüyüşü kesinlikle kurallara uymadığında insanları uyarmak anlamına gelmez, süreçleri iyileştirme ve çalışanlarınızı geliştirme fırsatıdır. Bunu bir organizasyonun lideri olarak okuduğunuzda ve bunun sizin departmanınızda benim önerdiğimden daha fazla olmadığını düşündüğünüzde “Genchi Genbutsu”; git ve kendini gör.
Liderler için Gemba kontrol listesi
Tüm liderler, katma değeri yaratan insanlarla sürekli temas halinde olmalıdır. Pratikte, farklı liderlik seviyeleri olduğu açıktır ve bu yüzden bir Gemba kontrol listesi için farklı bir rutin de söyleyebilirsiniz. Üst yönetim ve bölüm yönetimi için bir Gemba kontrol listesi arasında net bir ayrım yapıyorum. Bunun basit nedeni, daha büyük organizasyonlarda CEO’nun tüm insanlarla günlük temas halinde olmasının mümkün olmaması ve aynı zamanda vizyon üzerinde çalışması gerektiği için arzu edilmemesi, bu yüzden de iletişimi sürdürmesi gerektiğidir. Gemba kullanılabilir. Tüm liderler için ilginin her zaman samimi ve gerçek olduğu açık olmalıdır! İnsanlar elbette öyle olmadığında bunu hissedecekler ve karşılıklı güvendeki zarar, neler olup bittiğini bilmekten daha büyük.
Gemba kontrol listesi – Üst Yönetim
İstenen frekans: Günde 1 Gemba yürüyüşü
Şunun anlamı: Seviye C – kendilerine rapor veren 3’ten fazla liderin bulunduğu liderler.
1. Gözlemleyin
Durumu gözlemleyin ve gerçekte neler olduğunu görün. İnsanlar nasıl hareket eder ve çalışır? Görevlerini nasıl işlerler ve kalitenin garanti edildiğinden emin olurlar.
2. Bağlanın
Sadece gözlemleyerek neyin iyi neyin kötü olduğunu bildiğinizi varsaymayın. Gözlemlenen kişi (ler) ile iletişime geçin ve onlara ilgilendiğinizi ve daha fazlasını öğrenmek istediğinizi söyleyin. Öğrenmek istediğiniz konusunda net olun.
3. Açık sorular sorun
Genel olarak insanlar işlerine ve başarılarına meraklı ve gururludur. Soru sormak için genel yer Gemba Yürüyüş Panosu’dur.
4. GENÇ
Yalın yönetimde tanımlanan 8 tür ‘atık’ veya MUDA vardır. Atölye katındaki atık dökülmelerini belirlemek için bu 8 türü kullanın. Süreç iyileştirmelerinin temeli olarak kabul edilir
5. Tanı
İnsanlara fark yarattıklarının ve mümkün olduğunda samimi bir iltifat yaptıklarının tanınmasını sağlayın.
6. İyileştirme için girdi isteyin
Açık ve net olun ama hat lideri Gemba yürüyüşünün bir parçası olmadığı sürece kararları yerinde vermeyin. Onları da güçlendirmek istediğiniz için hat liderlerini geçersiz kılmadığınızdan emin olun.
7. Not alın
Çalışanlar tarafından verilen dikkat noktalarını not ettiğinizden emin olun. Olabilecek en kötü şey, onların iyi düşüncelerini kabul etmeniz ve artık ondan hiçbir şey duymamalarıdır.
Gemba kontrol listesi – Bölüm Yönetimi
İstenilen sıklık: Gün boyunca, olabildiğince
Şunun anlamı: Kendilerine rapor veren diğer liderlerin 3’ten daha az olduğu hat liderleri.
1. Gözlemleyin
Durumu gözlemleyin ve gerçekte neler olduğunu görün. İnsanlar nasıl hareket eder ve çalışır? Görevlerini nasıl işlerler ve kalitenin garanti edildiğinden emin olurlar.
2. Açık sorular sorun
Genel olarak insanlar işlerine ve başarılarına meraklı ve gururludur. Soru sormak için genel yer Gemba Yürüyüş Panosu’dur, ayrıca Standart Çalışma Prosedürlerine uyup uymadıklarının kontrol edildiğinden emin olun.
3. GENÇ
Yalın yönetimde tanımlanan 8 tür ‘atık’ veya MUDA vardır. Atölye katındaki atık dökülmelerini belirlemek için bu 8 türü kullanın. Süreç iyileştirmelerinin temeli olarak kabul edilir
4. İyileştirme için girdi isteyin
En iyi çözüm, çalışanlarla birlikte ortaya çıkan çözümdür.
5. Harekete Geçin
Bir sapma görüldüğünde veya gelişme olasılığı görüldüğünde ve hemen tespit edilebildiğinde, bunu yapın. Harekete geçin ve sonraki adımları atın.
6. Tanı
Çalışanlar tarafından verilen girdiyi tanıdığınızdan emin olun.
7. Takip et
Hemen çözülemeyen daha büyük sapmalar veya iyileştirmeler ortaya çıktığında, uygun bir takip olduğundan emin olun.
8. Geribildirim
Çalışanlara her zaman girdileri hakkında geri bildirim verdiğinizden emin olun. Ayrıca fikrin peşinden gitmediği ortaya çıktığında, onlara nedenini açıklayın.
Gemba yürüyüş kontrol listesi (hat yönetimi)
Gemba Walks ile başlayın ve bu kontrol listesini adımlardan geçmek ve not almak için pratik bir araç olarak kullanın.
Gemba yürüyüş kontrol listesini indirin
Gemba Yürüyüş Panosu
Gemba yürüyüş panosu, departmanın performansı, açık sorunları ve takip edilmesi gereken hedefler hakkında fikir verdiği yerdir. Bu yüzden tüm organizasyonun vizyonu ve hedefleri ile uyumlu olması gereken istenen hedeflere ve net yöne odaklanır. Gemba yürüyüş tahtasının belirli bir kurulumu vardır ama her kuruluş için tam olarak aynı değildir. Fakat bir üretim ortamı için her zaman Güvenlik ile başlamalıdır. Genel olarak bir Gemba Yürüyüş Panosunun kurulumu şu şekildedir:
Emniyet
Güvenli giriş ve güvenli çıkış, her (üretim) organizasyonunun sloganı olmalıdır. Bu yüzden güvenlik ilerlemesi (KPI’lar), güvenlik önlemleri ve iyileştirmeler hakkında net bir kavrayışa sahip olmak çok önemlidir.
Kalite
Kalite, geleceğinizin başarısını belirleyecektir. İstenilen kalite ve tutarlılık olmadan, müşteriniz sonunda bir rakibe gidecektir. Burada, içgörü (KPI’ler) ve CAPA (Düzeltici Eylem Önleyici Eylem) görünür olmalıdır. Bir tutarsızlık bulunduğunda, tutarsızlığın üstesinden gelmek için ne yapıldığı açık olmalıdır. Bu aynı zamanda Gemba yürüyüşünün mevcut İşletim Prosedürlerini ayarlamasının temeli olabilir.
Performans/Üretkenlik
Bir kuruluş 0 LTI, 0 kalite şikayetine sahip olabilir ama miktar ve performans olmadan bu, işletmenin devam etmesi için yeterli değildir. Bu yüzden performansın nasıl olduğunu ve hangi sorunların meydana geldiğini bir bakışta görmek önemlidir.
Moral
Bu özel sütun, daha fazla kuruluşa ilgi çekiyor ve aslında standardın bir parçası haline geliyor. Bu sütun, organizasyondaki insanların motive olup olmadığını göstermelidir. Bir organizasyonun yerinde mükemmel süreçleri olabilir ama günün sonunda, iyi performans gösteren bir şirket ile Mükemmel performans gösteren bir şirket arasındaki fark insanlardır. Bu özel sütunu SMART yapmak çok zordur. Kesin, hesaplanabilir sayılara değil, daha çok organizasyonda çalışan insanların duygularına dayanır.
Diğerleri
Örneğin: Maliyetler, Hastalık oranı veya iyileştirme sayısı. Belirli bir organizasyonun zorluklarına bağlı olarak, ilave odak ölçülebilir ve Gemba Walk Board üzerinde gösterilebilir. Bununla birlikte tahtaya çok fazla sütun koymadığınızdan emin olun, çünkü bu bir aşırı beceri ve odak eksikliği yaratabilir.
Tuzaklar ve ipuçları
Henüz böyle çalışmaya alışık olmayan bir organizasyonda bir Gemba’yı tanıtırken ve başlatırken, bazı dirençler ve potansiyel tuzaklarla karşılaşabilirsiniz. Bu bölümde en yaygın tuzakları ve üstesinden gelinmesi gereken ipuçlarını vurgulamak istiyorum:
Gözlemden hoşlanmayan çalışanlar
Gözlemlenen ve buna alışık olmayan çalışanlar bundan hoşlanmaz. Duruma güvenmeyecekler ve hatta onlara zor zamanlar yaşatmak için yönetimin bir görevi olduğunu düşünebilirler. Öne çıkıp ne yaptığınızı soracak çalışanlar var ama sormaya cesaret edemeyecekleri de olabilir.
Ne yaptığınızı ve neden yaptığınızı açıklayın. Her şeyden önce, çalışanlara ne yapacaklarını veya yanlış bir şey yaptıklarını yargılamadığınızdan veya söylemediğinizden emin olun. Bahsedilen kontrol listesine uyun ve her şeyden önce samimi ve dürüst olun.
Hemen sonuçlara ve eylemlere atlamak
Liderler için en büyük tuzaklardan biri, hemen sonuçlara ve eylemlere atlamaktır. Liderlerin çoğu, iyi bir bilgi birikimiyle birleşen eylem odaklı karakterleri nedeniyle bir lider oldu.
Kararınızı erteleyin ve sorarak, sorgulayarak ve insanlarla birlikte gelişerek insanları geliştirdiğiniz gerçeğinin tadını çıkarın. Bir lider olarak olabilecek en iyi şey, siz işlerin neden belirli bir şekilde yapıldığını sorduktan sonra, insanların kendilerinin iyi fikirler bulmasıdır. Tüm çözümleri üreten kişi olmaktan gurur duymak yerine bununla gurur duyun.
Yeni tekniklerin uygulanması çok katı
Yalın liderler ve zayıf uzmanlar, yeni yalın teknikleri en başından itibaren çok katı uygulama eğilimindedir. Kesin bir çalışma şekli ve kontrol listeleri ile neyin nasıl yapılacağı konusunda eğitim yapılır. Bu durum Gemba’nın daha derin anlamını zayıflatabilir. Çalışanlar ile olan bağınızı kaybedebilir ve modeli veya kontrol listesini en önemli kısım yapabilirsiniz. Bildiğiniz gibi çok katısınız ve teknik mükemmel bir şekilde uygulanıyor ama daha büyük hedef tamamen kaçırılıyor.
Bir lider olarak, teknikleri kullanın ve adımları izleyin ama bunu kendiniz yapın ve size en uygun şekilde yaptığınızdan emin olun. Daha büyük hedef, süreçleri iyileştirmek ve insanları yapılandırılmış bir şekilde geliştirmektir. Böyle kullanın. ‘Aracı’ hedef haline getirmeyin.
Zaman yok
Liderler, gündemlerinde atölyede olmak için zamanları olmadığını iddia ediyorlar. Bu çok duyulan bir cümledir ve özellikle C Düzeyi liderleri tarafından kullanılır. Lütfen önceliğinizi yeniden gözden geçirin, çünkü kim değer katıyor ve fark yaratıyor, toplantılarınız mı yoksa dükkan katındaki insanlar mı?
Gündeminizde sadece zamanın bloke edilmesine yardımcı olabilir. Tekrarlayan ve önemli hale getirin. Başka bir toplantı tarafından fazla rezerve edilmesine izin vermeyin ve bunu organizasyondaki herkese netleştirin.
Nasıl başlanır
Lider olarak Gemba yürüyüşlerine nasıl başlanır? Büyük bir markanın söyleyebileceği gibi: Sadece yap! Bahsedilen kontrol listesini gözden geçirin ve internette ek bilgi arayın. Elbette bir eğitim size daha fazla yardımcı olabilir ama temelde tüm liderler Gemba yürüyüşleri yapabilir. Bir Gemba yürüyüş panosu kurmak, net genel bakışlar yapmak daha fazla zaman alacaktır ve diğer meslektaşlardan veya danışmanlardan destek gerektirebilir. Öz ama bugünden itibaren yapılabilir. Her lider şimdi başlayabilir.
Ne düşünüyorsunuz?
Gemba ve Gemba yürüyüşlerinin açıklamasını biliyor musunuz? Kuruluşunuz Gemba yürüyüş tahtasını kullanıyor mu? Başka ipuçlarınız veya ek yorumlarınız var mı?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen Ücretsiz…
Leave Your Comment