A3 Yalın şablonu Nedir?

Bu makale A3 Lean şablonunu açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü problem çözme aracının temellerini anlayacaksınız. Bu makale indirilebilir: A3 Yalın şablonu.

A3 Yalın şablonu nedir?

Çoğu kuruluş sorunları çözme konusunda mükemmel bir yeteneğe sahiptir. Bununla birlikte yapılandırılmış bir problem çözme yaklaşımını gerçekleştirmek genellikle çok daha zordur. Araba devi Toyota, operasyonel performansta sürekli iyileştirmeler yapma yeteneğini yapılandırılmış bir sürece dahil etti. Buna A3 Yalın Düşünme Süreci denir. Toyota, çalışanların işbirliğinin ve kişisel gelişiminin teşvik edildiği 10 adımlı bir planda sorun tanımlamalarını açıklıyor. Hem problem tanımlama hem de planlamanın sonuçları kısa bir A3 raporunda temsil edilir. A3 Düşünme Sürecinin adı bu kağıt formatından türetilmiştir.

A3 Lean şablonunun avantajı

Bir organizasyon içindeki sorunlar genellikle yüzeysel olarak ele alınır. Sorunun daha derin, altında yatan nedenleri her zaman dikkate alınmaz ve tekrarın beklemede kalmasına izin verir. Aynı sorunlar, operasyonel performansın iyileşmemesi sonucu yeniden ortaya çıkacaktır. A3 Düşünme süreci, ortak ve ayrıntılı bir sorun çözümüne ulaşmaya yardımcı olur. Böylece altta yatan nedenler ortadan kaldırılır.

A3 Yalın şablon adımları ve örneği

A3 Lean şablonu, süreçte on adımın takip edilmesi koşuluyla hemen hemen her sorun durumunda uygulanabilir:

Adım 0. Bir sorunu veya ihtiyacı belirleyin

Problemler A3 Lean şablonunun ekip üyeleri tarafından fark edilir, onaylanır ve belirlenir.

Örnek: Müşterilere yapısal geç teslimatlar.

1. Adım. Mevcut konumu anlayın

Sorun ancak mevcut durum anlaşılarak çözülebilir. Toyota, sorunun boyutunu belirlemenin önemli olduğunu belirtiyor.

Örnek: Teslimatların yüzde kaçı gecikti?

2. Adım. Hedef

Karşı önlemler oluşturarak yeni bir hedef formüle edilecektir. A3 Düşünme ekibi, beklenen iyileştirmeleri özel olarak tanımlayacaktır.

Örnek: Yeni iletişim şekli nedeniyle, teslimatın durumu müşteri ve şirket için açık olacaktır.

3. Adım. Kök Neden Analizi

Sorunların nedenleri bulunarak önlemler alınabilir. Ana nedenler, Kök Neden Analizi yoluyla sözde ‘neden’ sorularıyla tanımlanır.

Örnek: Teslimatlar neden gecikiyor? Neden bu yüzde? Müşteriler neden bilgilendirilmiyor?

Verileri analiz etmek için başka bir iyi LEAN Üretim aracı Pareto Analizidir

4. Adım. Alınacak Önlemler

Altta yatan nedenler, karşı önlemler kullanılarak doğru bir şekilde ele alınabilir. Bunun sonucunda iş süreçlerinde yapısal değişiklikler yapılır ve iş bir kez daha verimli hale gelir. A3 Düşünme süreci ekibi, karşı önlemlerin içeriğini ve ayrıntılarını işaret ederek amaca yönelik olarak çalışabilir.

Örnek: 2. Adımdaki analiz, ana neden olarak ‘Müşterilere zayıf iletişim’ atamıştır.

Stok Kontrolünün hem tedarikçilerle hem de müşterilerle günlük olarak temas halinde olması bir karşı önlem olabilir.

5. Adım. Uygulama planı

Hedefe ulaşmak için dikkatlice düşünülmüş ve uygulanabilir bir uygulama planı hazırlanacaktır. Bu yürütme planı, bir eylem listesi, sorumlu katılımcılardan oluşur ve bir zaman sınırı vardır. Giderler ve kaynaklar da dahil edilebilir.

Örnek: Şikayet sayısı üç ay içinde %70 azaltılmalıdır.

6. Adım. Takip planı

Takip planı, değişikliklerin ve ayarlamaların gerçekten en iyi sonuçları verip vermeyeceğini kontrol eder. Takip planı, uygulama planının doğru ve uygun şekilde yürütülmesini sağlar.

Örnek: yerinde kontroller yapılarak teslimatların iyileşip iyileşmediği anlaşılacaktır.

7. Adım. Etkilenen tarafları dahil edin

Planların tüm etkilenen taraflarla tartışılması hayati önem taşımaktadır. Fikir birliği olmazsa plan başarısız olmaya mahkumdur. Planın avantaj ve dezavantajlarını birkaç tarafla tartışarak planlar yine de iyileştirilebilir.

8. Adım. Onay

A3 Lean şablon süreç ekibi, organizasyon içindeki bir otoriteden onay almalıdır. Bu aynı zamanda ekip lideri de olabilir.

9. Adım. Uygulama

Nihai bir uygulama olmadan (radikal) değişiklik olamaz. Düzenli toplantılar aracılığıyla A3 Lean şablon ekibi, yürütme, görevler, eylemler ve son tarihlerin adımlarını belirleyebilir.

1. Adım0. Değerlendirme

Yalnızca değerlendirme yoluyla nihai sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemek imkansızdır. Sapma gösteren sonuçlar olduğunda, bu sapmalara neyin neden olmuş olabileceğini bulmak önemlidir. Daha sonra hedefe ulaşılabilmesi için süreçte değişiklikler ve/veya uyarlamaların yapılması gerekecektir.

A3 Yalın şablon: Döngü

Değerlendirmeye dayalı olarak, A3 Düşünme Sürecinin tüm döngüsünün yeniden başlamasının bir sonucu olarak başka bir sorun tanımlanabilir. 0’dan 6’ya kadar olan adımlar A3 raporuna dahil edilecektir. A3 Düşünme Sürecinin bu bölümünü belgeleyerek, dahil olan kişiler çalışma yöntemini daha iyi anlayacak ve problem analizi ve problem çözümü daha fazla yapıya sahip olacaktır.
Böylece tekrarlama azalır.

A3 Yalın şablonu

A3 metodolojisini uygulamaya geçirmek ister misiniz? Bu kullanıma hazır A3 Lean şablonuyla sorunları çözmeye başlayın.

A3 Lean şablonunu indirin

Ne düşünüyorsunuz?

A3 Düşünme Süreci günümüzün modern işletmelerinde ve organizasyonlarında uygulanabilir mi? A3 Düşünme sürecini kullanma deneyiminiz nedir? İyi bir A3 Düşünme süreci için başarı kriterleriniz nelerdir?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

Liker, J. ve Convis, GL (2011). Toyota’nın Lean Liderlik Yolu: Liderlik Gelişimi ile Mükemmelliğe Ulaşmak ve Sürdürmek. McGraw-Hill.

Shook, J. ve Womack, J. (2008). Öğrenmeyi Yönetme: Sorunları Çözmek, Anlaşma Kazanmak, Mentor ve Liderlik Etmek için A3 Yönetim Sürecini Kullanma. Lean Enterprises Inst Inc.

Sobek II, DK ve Smalley, A. (2008). A3 Düşünceyi Anlamak: Toyota’nın PDCA Yönetim Sisteminin Kritik Bir Bileşeni. Verimlilik Basın.