Bu makale Eisenhower Matrisini açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü zaman yönetimi ve verimlilik aracının temellerini anlayacaksınız. Bu makale indirilebilir: Eisenhower Matrix şablonu.
EisenHower Matrisi nedir?
Acil Önemli Matris veya Eisenhower Karar Matrisi olarak da bilinen Eisenhower Matrisi, zaman yönetimi için sıklıkla kullanılan bir modeldir. Bir yandan aciliyeti, diğer yandan görevlerin önemini karşılaştırır ve önceliklerin belirlenmesine yardımcı olur.
Eisenhower Matrix modeli, Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından tasarlandı. Eisenhower ayrıca İkinci Dünya Savaşı sırasında Müttefik Kuvvetlerinin Başkomutanı olarak görev yaptı ve daha sonra NATO’ya liderlik etti.
Kariyeri boyunca sık sık birçok zor kararlar almak zorunda kaldı; her şey acil ve önemliydi. Aciliyetin tam olarak ne anlama geldiğini merak etti ve bugün yapılması gerekmiyorsa acil olmadığı sonucuna vardı. Baskı meseleleri önceliklidir ama yarına kadar bekleyebilirlerse, artık acil değildir.
Ek olarak hepsi eşit derecede önemli olan görevlerle uğraştı. Kendisine görevi kişisel olarak tamamlamasının önemli olup olmadığını veya başka birinin de yapıp yapamayacağını sordu. İkincisi ortaya çıktıysa, artık görevi ‘önemli’ olarak görmüyordu. “Önemli olan nadiren acildir ve acil olan nadiren önemlidir” sözü, Eisenhower’ın konu hakkındaki düşüncelerini gösterir.
EisenHower Matrix: dört çeyrek
Eisenhower Matrisi dört bölümden oluşur; yap (önemli – acil), program (önemli – acil değil), delege (önemli değil – acil) ve eleyin (önemli değil – acil değil). Bir görevin veya görevin bu kadranlardan birine ait olup olmadığını belirleyerek, önceliklendirmek, görevleri devretmek veya bir başkasına devretmek veya bir programa dahil etmek daha kolay hale gelir. İlk bakışta, çoğu görevin hemen yerine getirilmesi gerekiyor gibi görünüyor ama kadranların düzenine dikkatlice bakarak, kısa sürede hiçbir şeyin gerçeklerden daha fazla olamayacağını keşfedersiniz.
Eisenhower Matrix, hemen gerçekleştirilmesi gereken görevler ile daha sonra üstesinden gelinebilecek veya tamamen göz ardı edilebilecek görevler arasında ayrım yapmaya yardımcı olur.
EisenHower Matrix örneği
Çeyrek 1 – Do
EisenHower Matrisinin bu çeyreği aynı zamanda stres çeyreği olarak da adlandırılır. Bunun nedeniyse o kadrandaki tüm görevlerin strese yol açabilmesidir. Fakat 2. ve 3. kadranlardaki görevler, yetersiz yetkilendirme veya kötü planlama sonucunda birinci kadrana geçebilir, bu da zaman sıkıntısına ve ardından strese yol açabilir. Bu kadrandaki görevlerin bugün mümkün olduğu kadar çabuk tamamlanması gerekiyor.
Bu kadranda, kendinize görevin kişisel olarak sizin tarafınızdan gerçekleştirilmesi gerekip gerekmediğini sorarsınız. Bunu yapmanız önemli mi, nihai olarak siz mi sorumlusunuz ve bunları yerine getirmezseniz onların olası yaptırımları mı? Bu sorunun cevabı kesin bir ‘evet’ ise, o zaman görev önemlidir.
Daha sonra, görevin bugün, birkaç saat içinde gerçekten yapılması gerekip gerekmediğini veya görevin yarına veya hafta sonuna ertelenip ertelenemeyeceğini sorarsınız. Görevin birkaç saat içinde gerçekleştirilmesi gerekiyorsa, cevap ‘evet’tir, yani görev acildir.
Bu örnek için bölgesel bir hastane kullanacağız. Hastane, acil bakıma ihtiyacı olan ambulansla taşınan kaza ve acil hastaları düzenli olarak ele alır. Akut apandisitli bir hastada acil bir vaka gelirse, ameliyat aciliyeti çok yüksektir. Hastanede ücretsiz ameliyathaneler vardır ve tesis bünyesinde bir cerrah ekibi bulunmaktadır. Kuşkusuz, operasyonun (çok) yakın gelecekte gerçekleştirilmesi gerekecek ve bu, 1. çeyreğe ait bir görev.
Çeyrek 2 – Program
EisenHower Matrisinin bu çeyreğinde, görevin yalnızca sizin tarafınızdan gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceğini kendinize tekrar soruyorsunuz. Bu bakımdan, 1. kadrandan hiçbir farkı yok. Aciliyet bir kez daha görevin bugün ve önümüzdeki birkaç saat içinde yapılması gerekip gerekmediğiyle ilgilidir.
Ertelemenin bir seçenek olduğu ortaya çıkarsa, bir program takip edecek ve bugün bu göreve dikkat etmek akıllıca olmayacaktır. Bunu yaparsanız zaten birinci çeyrekte olan görevlerle ilgili sorunlarla karşılaşırsınız.
Bu örnek, Eisenhower Matrix’in ilk çeyreğindeki hastaneyle aynı bölgesel hastaneyi kullanmaktadır. Bu hastanede, ameliyatları blefaroplasti içeren uzman bir plastik cerrahi ekibi vardır. Hastane bu ekibe yatırım yaptı ve işler iyi gidiyor, çünkü bu küçük cerrahi prosedürü talep eden pek çok insan var.
Genellikle bunlar ağır göz kapaklarına sahip olmayı çok sakıncalı bulan ve onları düzelttirmek isteyen hastalardır. Hastanenin bu işlemleri kendisinin yapması önemli mi? Cevap Evet’. Ama bugün olması gerekiyor mu? Aciliyet sorusunun cevabı ‘hayır’dır. 2. çeyrekteki görevler bir programa dahil edilmelidir. Hastalar bekleme listesine alınacak ve birkaç gün veya hafta boyunca sıra kendilerine gelmeyecek.
Bununla birlikte ikinci kadran durumunda gizlenen bir tehlike var. Bir program yapılır ancak kimse buna bağlı kalmazsa, başarısızlığa mahkumdur. Planlama ertelenmiyor; görevleri öncelik sırasına göre yerine getirmek için kendinizle ve çevrenizle yaptığınız bir anlaşmadır.
Çeyrek 3 – Delege
EisenHower Matrisinin bu çeyreğinde, yapılması gereken görevin gerçekten sorumluluklarınızın bir parçası olup olmadığını bir kez daha soruyorsunuz. Başkaları tarafından da gerçekleştirilebilirse, görev sizin için o kadar önemli değildir. Görevin yarına kadar bekleyemeyeceği ama bugün ele alınması ve yerine getirilmesi gerektiği ortaya çıkarsa, aciliyet yüksektir.
Bölge hastanesi örneğimize devam ediyoruz. Hastaneye kaldırılan akut apandisitli bir hasta daha var. Bunun acil bir mesele olduğu açık ama şu anda hastanede ameliyathane bulunmuyor. Sonuç olarak insanlar hastaya hemen ameliyat yapabilecek yakın hastaneleri sormak için acil aramalar yapıyorlar. Bu durumda konu başkasına devredilir (delege edilir).
Bugün tamamlanması gereken büyük bir işte çalışan birinin, başka bir acil görevi üstlenerek ikiye ayrılması da mümkün değil. Görevi yerine getirecek zamanı olan başka birini arayarak, görevi hızlı bir şekilde üstlenme ve yerine getirme olasılığı vardır.
Zaman yönetimi söz konusu olduğunda, bu genellikle en zorlu bölümdür. Girişkenlik meselesi. Ne ölçüde ‘hayır’ diyebilirsin, ‘yapman gerek’ diyen şeylerin sizi yönlendirmesine izin vermezsiniz ve alternatif çözümler ararsınız. Zamanının kısıtlı olduğunu ve belki de birisinin ona hangi görevi yerine getirmeni istediğine karar vermen gerektiğini düzgün bir şekilde açıklayarak, daha fazla zamanın olmadığını açıkça belirtmiş olursun.
Çeyrek 4 – Ortadan Kaldır
EisenHower Matrisinin bu kadranı, doğrudan birinin sorumluluğuna girmeyen ve bugün de yapılması gerekmeyen görevlere ev sahipliği yapmaktadır. Aynı zamanda kaçış kadranı olarak da adlandırılır.
Çoğu durumda, bu kadrandaki problemler kendiliğinden çözülür veya uzun vadede planlanabilir. Durch Einfach Liegen Lassen Erledigen (DELLE) bu kadran için gerçekten geçerli olan bir deyimdir; “bırakın, kendi kendine çözecektir.”
Bu son örnek için bölge hastanesiyle devam edeceğiz. Yıllık hasta memnuniyeti anketi hastane için biraz önemlidir. Hastanenin anketi kendisinin yapması gerekmez; Bunu kendileri için yapması için bir şirket tutuyorlar, yani görevi devrediyorlar. Anketin kesinlikle bugün veya yarın yapılması gerekmiyor. Yıl içinde kolaylıkla planlanabilir.
Pratikte, birçok gereksiz görev bu kadranda sonuçlanır. İnsanlara cc olarak gönderilen e-postalar bunun güzel bir örneğidir. İnsanlar genellikle cc’lenmiş e-postaların gerçekten okunması gerektiğini düşünür ama bunun tersi doğrudur. Kanıt oluşturmanın bir yolu ve her şeyi okumak ve aslında alıcıya yönelik olan şeyleri takip etmek sadece zaman kaybıdır.
Sosyal medya da (YouTube klipleri, Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp vb.) bu kadrana iyi uyuyor ve – bir işte kullanıldığında – çalışma saatleri boyunca büyük bir zaman kaybıdır.
Planlama
Planlama, EisenHower Matrisinin ikinci çeyreğinde özellikle önemli bir faktördür. Dürüst ve somut bir zaman göstergesine dayalı net görev listeleri oluşturmaya değer. İki saat sürecek bir işin 30 dakikada yapılabileceğini düşünerek kendinizi kandırmak gerçekten yardımcı olmaz.
Büyük bir işi alt görevlere bölerek, üzerinde çalışmak daha kolay hale gelir ve son teslim tarihlerini karşılamak daha kolay hale gelir. Bu sözde Yapılacaklar Listeleriyle çalışmak, bir gün boyunca neler yapıldığını netleştirir. Bu durum bir sonraki iş gününe yenilenmiş bir cesaretle başlamak için harekete geçirir ve motive eder. Görevleri EisenHower Matrisinin bu dört çeyreğine bölerek, görevlerin atanabileceğini veya göz ardı edilebileceğini gerçekten bilmek ve önceliklendirmek daha kolay hale gelir.
Eisenhower Matrix şablonu
Bu Eisenhower Matrix şablonu zamanı yönetmenize yardımcı olur. Hangi görevlerin hemen gerçekleştirilmesi gerektiğini, hangi görevlerin daha sonra ele alınabileceğini veya hangilerinin tamamen göz ardı edilebileceğini listelemeye başlayın.
Eisenhower Matrix şablonunu indirin
Ne düşünüyorsunuz?
Eisenhower Matrisi günlük işlerinizde uygulanabilir mi? Pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya daha fazla öneriniz var mı? Bir görevin acil ve/veya önemli olup olmadığına karar verirken başarı faktörleriniz nelerdir?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Leave Your Comment