Zaman Sınırlaması Nedir?

Bu yazı, Timeboxlama kavramını açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü kişisel gelişim ve zaman yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.

Zaman Sınırlaması nedir?

Zaman sınırlama yöntemi, üretkenliği artırmanın ve projeleri sabit dönemlere ayırmanın en iyi yoludur. Bu zaman yönetimi tekniği, bir kişinin belirli bir faaliyete önceden harcamak istediği zamanı sınırlama fırsatı sunar. Nihai amaç, belirli bir faaliyet için ayrılan süreyi tanımlamak ve sınırlamaktır. Zaman sınırlaması, zaman sınırlarının aşılmasını önlemenin çaresidir. Bu teknik, zamanında teslimat sağlar ve maksimum zaman birimlerini ayırarak ilerici bir anlayış sunar. Bu zaman birimleri aynı zamanda ‘dönemler’, ‘zaman kutuları’ veya ‘yinelemeler’ olarak da adlandırılır. Zaman sınırlaması için genel olan, tüm proje döneminin kısa süreli birden çok döneme bölünmesidir. Bu durum tüm teslimatın bir parçası olan mini projeler oluşturur. Bir zaman kutusunun sonunda değerlendirilerek projeyi kolayca ayarlamak mümkündür.

Zaman sınırlama adımları/timebox nasıl yapılır

Zaman sınırlama, Pomodoro tekniğine güçlü bir benzerlik gösterir. Farklı görevlerin kendi zaman kutuları içinde kalması önemlidir. Aşağıdaki adımlar net bir genel bakış sağlamaya yardımcı olur:

Aşama 1

Her alt faaliyetin alacağı sürenin değerlendirilmesi.

2. Adım

Her alt faaliyete belirli bir süre ayırın; bu bir zaman kutusu.

Aşama 3

Farklı zaman kutularının programına molaları dahil edin.

4. adım

Tüm zaman kutularının programında, kesintiler ve beklenmedik ziyaretler gibi öngörülemeyen durumları da göz önünde bulundurun.

5. Adım

Ayrı zaman kutularını yakından izlemek için işe başlayın ve bir zamanlayıcı kullanın.

6. Adım

Her zaman kutusunu değerlendirin; Bir alt faaliyetin kesintiye uğradığı veya bir zaman kutusuna sığmadığı durumlar için, bunun nedenlerinin/nedenlerinin dikkate alınması gerekir. Bu değerlendirme, nihai hedefi gözden kaçırmamak için önemlidir. Tüm projenin ilerlemesi analiz edilerek izlenebilir.

Zaman sınırlamasının avantajları

Zaman sınırlamayı kullanmanın birçok avantajı vardır. Çalışanlar sadece son teslim tarihlerini karşılamakla kalmayacak, aynı zamanda çalışanlar daha iyi odaklanabilecek ve faaliyetlerine konsantre olabilecektir. Ertelemeyi önler çünkü zaman sınırları onları dikkat dağıtıcı şeyleri görmezden gelmeye ve işlerine öncelik vermeye teşvik eder. Hatta bir faaliyeti bitirmesi uzun süren mükemmeliyetçinin görevini zaman çerçevesi içinde tamamlamaya ‘zorlanmasını’ sağlar. İnsanlar aynı anda birden fazla görevle meşgul olma eğilimindedir. Bu genellikle her şeyi zamanında tamamlayamayacakları anlamına gelir. Zaman sınırlaması özellikle bu konuda yardımcı olabilir, çünkü dönem başına yalnızca tek bir faaliyetin tamamlanması gerekecektir. Dahası, Timeboxlama nihai üretkenliği ölçmenin bir yoludur. Bu bilgi ve deneyim, yoğun dönemlerde daha iyi öncelikler oluşturmaya yardımcı olabilir.

Zaman Çizelgesi ve Son Tarihler

Zaman sınırlaması herhangi bir yere uygulanabilir; evde, işte, egzersiz sırasında. Örneğin, ebeveynler çocuklarıyla belirli bir süre televizyon izleyebilecekleri konusunda hemfikir olabilirler. Toplantılar sırasında, net başlangıç ​​ve bitiş saatleri sağlayarak bir çözüm de sunabilir. Gündemdeki maddeler daha sonra listelenebilir, böylece hem başkan hem de katılımcılar her bir maddenin ne kadar zaman almasına izin verildiğine dair net bir fikir sahibi olur. Başkan bunu toplantıyı kontrol etmek için kullanabilir ve katılımcılar belirli bir konu üzerinde çok fazla oyalanamayacaklarını bilirler.

Proje yönetimi de minnetle Timeboxing kullanıyor. Projeler, her biri kendi hedefi, bütçesi ve son tarihi olan birkaç periyotta planlanır. Bir projeyi tamamlamak için gereken en az süreyi önceden bilerek, sözde ‘kritik yol’ netleşir; en az hareket alanı olan zaman aralığı. Bu sadece net bir zaman aralığı sunmaz; aynı zamanda bütçenin aşılmamasını sağlar. Son teslim tarihlerini karşılamak için, daha az önemli faaliyetlerin bırakılması ve yoğun dönemlerde ilave personelin işe alınması düşünülebilir. Zaman Sınırlaması uygulanırken, teslim tarihi belirlenir. Fakat bunun kaliteyi olumsuz etkilemesine izin verilmez. En önemli gereksinimlere odaklanmak önemlidir, MoSCoW yöntemi bu konuda yardımcı olabilir; olmalı, olmalı, olmalı, sahip olmalıydı.

Zaman sınırlaması ve Yazılım geliştirme

Zaman sınırlama, yazılım geliştirmede de sıklıkla kullanılır. Örneğin, geçen yüzyılın seksenlerinde, Amerikan kimya şirketi DuPont’un üretkenliği, Timeboxing’i kullanmaya başladıklarında arttı. Fakat Amerikalı yazılım geliştiricisi ve proje yöneticisi Steve C. McConnel, her ürünün Timeboxing için eşit derecede uygun olmadığını belirtiyor. Ona göre sadece müşterinin mutabakatı ile kullanılabilir. Neyin yapılması gerekip gerekmediğine onlar karar verirler. Timeboxing, Dinamik Sistem Geliştirme Yöntemi (DSDM), yalın yazılım geliştirme, Hızlı Uygulama Geliştirme (RAD), Çevik ve Scrum gibi önemli yazılım geliştirme yöntemlerinin bir parçasıdır. Scrum yalnızca sprintlerle çalışır; bunlar, scrum takımının sprint hedefleri sunduğu bir ay veya daha kısa zaman kutularıdır. Scrum, açık veya belirsiz görevleri somut bir şekilde tanımlamak için bir araç olarak Zaman Sınırlandırmayı kullanır.

Ne düşünüyorsunuz?

Timeboxing ile ilgili deneyimleriniz nelerdir? Pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya daha fazla öneriniz var mı? Üretken bir planlama oluşturmak için başarı faktörleriniz nelerdir?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça