Gelişmiş
Arama
  1. Anasayfa
  2. Proje Yönetimi
  3. Proje Kontrolü Nedir?

Proje Kontrolü Nedir?

  • 30 June 2021
  • 25 Görüntülenme
  • 0 Yorum

Bu makale proje kontrolünün pratik bir açıklamasını sağlar. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.

Proje Kontrolü nedir?

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ‘a göre, proje kontrolü, etkili yönetimi ve kararı destekleyen formatlarda bilgi ileterek bir proje veya programın zaman ve maliyet sonuçlarını tahmin etmek ve yapıcı bir şekilde etkilemek için kullanılan veri toplama yönetimi ve analiz süreçlerinden oluşur. yapımı.

Proje Kontrolünün projeye bağlı olarak farklı göründüğünü söylemeye gerek yok. Proje Kontrolü, genellikle özel bir becerinin tamamının parçası olarak kabul edilmeyen profesyonel bir işlevdir. Her şeyden önce, maliyet, performans ve zaman açısından proje sonuçlarını ve faydalarını gerçekleştirmek ve sunmak için gerekli olan bir işlevdir.

Bu yüzden Proje Kontrolü, daha sonra karar verme sürecini temel almak için bir projeyi anlamak ve izlemekle ilgilidir. Proje Kontrolü, başlangıç ​​aşamasından tamamlanmasına kadar proje yaşam döngüsünün tüm aşamalarında uygulanır.

Proje Kontrolü, proje yönetiminin birçok unsuruna uygulanabilse de aşağıdaki liste Proje Kontrolünün ana alanlarını temsil etmektedir:

  • Planlama
  • Risk yönetimi
  • Maliyet yönetimi
  • Kapsam ve değişiklik yönetimi
  • Kazanılan Değer Yönetimi
  • Performans Yönetimi
  • Paydaş yönetimi
  • Raporlama kontrolü

Proje Kontrolü neden önemlidir?

Proje yönetimi ve Proje Kontrolü, yirminci yüzyılın ortalarından beri mevcuttur. Yıllar boyunca, kötü proje planlamasının ve yetersiz proje izlemenin nasıl neredeyse kaçınılmaz olarak proje başarısızlığına yol açtığı defalarca kanıtlanmıştır. Proje Kontrolü doğru uygulanırsa hem zamandan hem de paradan tasarruf sağlar (proje başarısı). Bu yüzden Proje Kontrolü her projenin önde gelen bir işlevi olmalıdır.

Bu makale Proje Kontrolüne daha derinlemesine girmeden önce, ilk olarak proje yönetimi ve Proje Kontrolü ile ilgili genel terimleri açıklayacağız.

Proje

Proje, proje sonuçlarının tanımlandığı, planlandığı, kontrol edildiği ve teslim edildiği bir süreçtir. Bir projenin amacı, üzerinde anlaşılan sonuçları veya faydaları sağlamaktır.

Proje Yönetimi

Proje yönetimi, birlikte tüm projeyi oluşturan bireysel süreçlerin bir kombinasyonunun yönetimidir.

Proje kontrolü

Proje Kontrolü, ilk proje planına kıyasla performansı ölçmek için süreçlerin uygulanmasıdır. Bu durum sapmaların zaman içinde tanımlanması ve düzeltilmesi için yapılır, böylece proje hedefleri hala gerçekleştirilebilir.

Planlama aşamasında Proje Kontrolü

Bir projenin ilk aşaması esas olarak proje planlama/proje kapsamı ile ilgilidir. Burada, bir projenin temel proje yönetimi ilkeleri, hangi sorunların çözülmesi gerektiği, projeye dahil olması gereken kişiler (ekip üyeleri) ve gerçekte hangi görevlerin gerçekleştirileceği ana hatlarıyla belirtilmiştir. Tüm paydaşların ve çıkarlarının yönetimi de bunun bir parçasıdır (paydaş yönetimi). Belki de bu aşamanın en önemli kısmı proje hedeflerini ve projenin kapsamını tanımlamaktır.

Bu aşamanın başarısının bir kısmı, maliyet ve zaman tahminlerinin gerçekçi bir şekilde hazırlanmasına bağlıdır. Her ikisi de proje yönetiminin bir parçasıdır. Pek çok proje, uygun şekilde planlanmadıkları için veya maliyetler gerçekçi bir şekilde önceden bütçelenmediği için başarısız olur. Bu yüzden bu değişkenlerin olabildiğince doğru tahmin edilmesi önemlidir. Bunu yapmanın en iyi yolu, önceki benzer projelerden alınan performans verilerini analiz etmektir. Bunu yaparken daima şunları göz önünde bulundurun:

  • Bir proje ile ilişkili farklı görevler
  • Her proje aşamasının süresi
  • Tüm bireysel görevler için bütçeler
  • Ekip üyeleri arasında faaliyetler nasıl dağıtılır
Popüler Yazı:  Etki Haritalama Nedir?

Geliştirme aşamasında Proje Kontrolü

Proje yönetiminin geliştirme aşaması, esas olarak işin başını döndürmekle ilgilidir. Bu aşamada proje ekibi paydaşlarla ilk kez bir araya gelir, görevler ve faaliyetler planlanır. Bu aşamada da Proje Kontrolü başarının anahtarıdır. Maliyet tahminleri ve zaman çizelgeleri gerçekçi planlamaya dönüştürülür ve en önemli proje kontrolleri burada oluşturulur. Bunlar:

Planlama

Planlama, proje yönetiminin her aşamasına yansıyan bir Proje Kontrolüdür. Geliştirme aşaması esas olarak doğru planlama (maliyet ve zamanlama) yapmak, planlanan işi doğru bir şekilde izlemek ve raporlamak ve planlamayı tekrar rayına oturtmak için herhangi bir sapmayı tespit etmek ve düzeltmekle ilgilidir.

Maliyet yönetimi

Proje yönetiminde maliyet yönetimi, giderleri ve performansı izleme ve yönetme, bütçe harcamalarını izleme ve maliyetleri en aza indirmek için harekete geçme etrafında döner.

Maliyet tahminleri

Maliyetler analiz edilirken ortaya çıkan verilere dayanarak projenin geleceği ile ilgili tahminler yapılır. Bu durum esas olarak gerekli kaynakların maliyetlerini ve fiyatlarını tahmin etme etrafında döner.

Proje Risk Yönetimi

Bir projenin geliştirme aşamasındaki diğer bir Proje Kontrolü risk yönetimidir. Bu durum esas olarak maliyetler ve planlama üzerine bir risk analizi ile ilgilidir. Analiz, projenin öngörülen teslim tarihini, son teslim tarihlerinin karşılanma olasılığını ve proje maliyetleri için beklenen risklerin tanımlanmasını dikkate alır.

Riskler, bir projenin zaman çizelgesini, performansını veya bütçesini etkileyebilecek her şeyi içerir. Riskler de fırsat olarak değerlendirilse de proje yönetimi bağlamında genellikle ele alınması gereken sorunlar olarak sınıflandırılırlar. Bu yüzden Proje Risk Yönetimi, riskleri belirleme, aynı zamanda riskleri gerçek sorunlara dönüşmeden önce kategorize etme, önceliklendirme ve azaltma sürecidir.

Risk yönetimi veya risk yönetimi, Proje Kontrolünün önemli bir parçasıdır ve her tür projede uygulanır. Daha büyük projeler için, her bir risk için ayrıntılı planlama, problemler ortaya çıktığında yeterli azaltma stratejilerinin uygulanmasını sağlamak için sıklıkla oluşturulur. Daha küçük projeler için, risk yönetimi genellikle çeşitli potansiyel riskleri içeren basit bir listeden oluşur. Bunlar yüksek, orta veya düşük öncelikli riskler olarak sınıflandırılır.

Uygulama aşamasında Proje Kontrolü

Projenin bu aşamasında ilk gerçek sonuçlar ortaya çıkar. Bu ödüllendirici bir aşama olsa da, birçok şey ters gidebilir. Bu aynı zamanda proje ekip üyelerinin üretkenliğini olumsuz etkileyebilecek hayal kırıklıkları yaratır. Bu yüzden proje ekibinin odaklanmış kalması önemlidir. Bunu sağlamak için projenin ilerleyişi yakından izlenmelidir.

Çoğu proje, zaman kayıplarını, kalite sorunlarını ve diğer sorunları hızlı bir şekilde belirlemek için bir ekip yönetimi aracı kullanır. Her durumda, aşağıdaki konuların analiz edildiğinden emin olun:

  • Bireysel ve toplam çalışan kapasitesi
  • Çalışan/proje paydaşlarına göre faaliyet dağılımı
  • Çalışanların her görev için ne kadar zaman harcadığı
  • Çalışan/proje paydaşları başına çalışılan saat sayısı
  • Çalışan/proje paydaşları başına giderler

Kapanış aşamasında Proje Kontrolü

Bir projenin kapanış aşamasında, proje resmi olarak sonuçlandırılır ve sponsor genel başarı seviyesi hakkında bilgilendirilir. Ayrıca bu aşamada tedarik edilecek ürün veya hizmetler müşteriye aktarılır.

Projenin tamamlanmış olması, artık proje kontrollerinin yapılmasına gerek olmadığı anlamına gelmez. Gelecekte projeleri daha etkin yürütmek için proje ekibinin nihai performansı değerlendirilmelidir. Hangi trendler ve süreçler başarıya yol açtı? Ne farklı olmalıydı? Daha verimli ne olabilirdi? Takım hedeflere ulaştı mı? Beklenen hızı korudular mı? Nihai sonuç kalite ve maliyet sınırları içinde mi?

Popüler Yazı:  Kritik Yol Yöntemi Nedir?

Kazanılan Değer Yönetimi

Kazanılan Değer Yönetimi (EVM), proje yöneticilerinin bir projenin temel planlamasına göre projelerinin performansını izlemelerine olanak tanıyan bir tekniktir. Çoğunlukla, bir projenin ilerlemesinin programın ilerisinde veya gerisinde olduğu düşünülür. Ancak Kazanılan Değer Yönetimi bundan biraz daha ileri gider. Örneğin, bir proje programın ilerisindeyse ama daha yüksek maliyetlere katlandıysa ne olur? Ya da bir proje programın gerisindeyse ama maliyetler tahmin edilenden çok daha düşükse?

Kazanılan Değer Yönetimi bununla başa çıkmada yardımcı olur. Bir proje hakkında değerli bilgiler sağlar ve bazı temel kavramları içerir:

Kazanılan Değer Analizi (EVA)

Bu durum nicel bir proje yönetimi tekniğidir. EVA, bir projenin olası sonuçlarını tahmin ederek proje performansını değerlendirir. Bu durum bir projenin ilerleyişini bütçe ile karşılaştırarak ve planlanan işi fiili maliyetlerle karşılaştırarak yapılır.

Kazanılan Değer Yönetimi

Kazanılan Değer Yönetimi (EVM), proje performansını programlara ve bütçelere göre ölçer. Bu durum proje İş Kırılım Yapıları (WBS) aracılığıyla yapılır.

Kazanılan Değer Yönetim Sistemleri (EVMS)

Kazanılan Değerli Yönetim Sistemi (EVMS), Kazanılan Değer Yönetimini gerçekleştirmek için kullanılan proje kontrol sistemi araçları, süreçleri ve prosedürlerinin koleksiyonunu içerir.

Proje Kontrolünün Avantajları

Büyük projeler birbirine bağlı birçok parçadan oluştuğu için, orijinal programla uyumlu kalmak zor olabilir. Yasaları ve düzenlemeleri yakından izlemek, analiz etmek ve bunlara bağlı kalmak, bir projenin izlenmesini zorlaştırabilir. Ne olursa olsun, her proje doğru kontrollerden faydalanır. Proje kontrolünün aşağıdaki faydaları, onu proje yönetiminin vazgeçilmez bir parçası haline getirir:

  • Bir projenin toplam maliyetleri, örneğin Temel Performans Göstergelerine (KPI) dayalı etkili karar verme yoluyla düşük tutulabilir.
  • Proje Kontrolü, maliyetler ve son tarihler için daha fazla öngörülebilirlik sağlar
  • Proje Kontrolü, bir projenin tüm aşamalarında mali durumu hakkında daha fazla ve daha iyi içgörüler sağlar
  • Proje Kontrolü, sonuçların ertelenmesini daha kolay önlemeyi sağlar
  • Proje Kontrolü daha yüksek marjlar sağlar
  • Proje Kontrolü, proje yönetimi ve sonuç garantileri söz konusu olduğunda daha iyi bir itibar sağlar
  • Proje Kontrolü, artan bir çalışan memnuniyeti duygusu sağlar
  • Etkili proje yönetimi, daha az olgun proje yönetimi yeteneklerine sahip proje ekiplerine göre rekabet avantajı sağlar

Ne düşünüyorsunuz?

Proje kontrolünün açıklamasına aşina mısınız? Bir proje öncesinde, sırasında ve sonrasında hangi proje kontrollerinin yönetim için önemli olduğuna inanıyorsunuz? Doğrudan çalışma ortamınız proje kontrolüne değer veriyor mu? Başka ipuçlarınız veya ek yorumlarınız var mı?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

  • Flores, VA ve Chase, GE (2005). Ön uçtan proje kontrolleri. Maliyet Mühendisliği, 47 (4), 22.
  • Floyd, LA (2004). Sözleşme türü için uygun proje kontrol araçlarının uygulanması. Maliyet Mühendisliği, 46 (2), 25.
  • Howell, G. ve Ballard, G. (1996, Ağustos). Proje kontrolleri işini yapabilir mi? Uluslararası Yalın İnşaat Grubu’nun 4. yıllık konferansının Bildirilerinde.
  • Wysocki, RK (2011). Etkili proje yönetimi: geleneksel, çevik, aşırı. John Wiley&Sons.
    • Paylaş:

    Yorumunuzu bırakın