Proje Yönetimi

Proje Başlatma Belgesi (PID) Nedir?

12 Ocak 2021
0 Likes
361 Views
0 Comments

Bu makale Proje Başlatma Belgesini veya PID’yi açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.

Proje Başlatma Belgesi (PID) nedir?

Proje Başlatma Belgesi (PID), bir şirket projesinin temelini oluşturan proje yönetiminin en önemli bileşenlerinden biridir. Müşteri için olduğu kadar proje ekibi için tüm proje boyunca bir referans noktasıdır.

Ek olarak Proje Başlatma Belgesi, yetkinin uygulandığı bir karar belgesidir. Proje Başlatma Belgesi, bir projenin başlatılmasıyla elde edilen bilgileri ve Prince2 kontrollü bir ortamda bir proje sürecinden gelen girişimleri bir araya getirir. Proje Başlatma Belgesi bir Prince2 konseptidir; bir proje içindeki başarı ve başarısızlık kriterlerine odaklanan bir proje yönetimi yöntemi.

Belgeler

Proje Başlatma Belgesi, bir projeyi iyi bir temelden başlatmak ve yürütmek için gereken tüm önemli bilgileri toplayan mantıksal bir referans çalışmasında bir araya getirir. Bundan sonra, Proje Başlatma Belgesi iş sponsorları dahil tüm paydaşlara aktarılmalıdır. Bu durum proje yönetiminin temelini oluşturur. Proje Başlatma Belgesinin oluşturulduğu dokümantasyon, projenin gerekçesinin bulunabileceği iş durumunu, iletişim planını ve proje planını içerir. Proje Başlatma Belgesi aynı zamanda Proje Özeti olarak da adlandırılan bir başlangıç belgesinin ayrıntılı bir versiyonunu temsil eder. Öncelikle Proje Başlatma Belgesi iki amaç için kullanılmaktadır:

PID’deki bilgilere dayanarak, proje yönetimi taahhüdünü verir. Yeşil ışık verildiğinde bu, PID’nin proje için hangi kişilerin, kaynakların ve bütçenin gerekli olduğunu doğru bir şekilde tanımladığı anlamına gelir.

PID’deki bilgilere dayalı olarak, proje yönetimi ve proje yöneticisi bir projenin ilerlemesini izleyebilir.

Kompozisyon

Proje Başlatma Belgesi toplanan bilgilerden oluşur ve diğerlerinin yanı sıra aşağıdaki bileşenleri içerir:

Proje hedefleri); proje ile ne elde etmek istiyorsun?
Proje boyutu; proje ne kadar büyük, ne kadar sürüyor ve kaç kişi dahil oluyor?
Proje organizasyonu; projede kimler yer alıyor, görevleri, sorumlulukları ve yetkileri neler?
Sınırlar ve riskler; bir projenin durmasına ne sebep olabilir ve projeyle ilgili riskler var mı?
Paydaşlar; projenin başarısında kimin payı var?
Proje kontrolleri ve çerçeve raporlama; Değerlendirme anlarını dikkatle dikkate alarak, süreç boyunca hangi örnek testlerin yapılabileceği herkes için açıktır.

Ek olarak Proje Başlatma Belgesinin aşağıdaki bilgileri içermesi de önemlidir:

Birlikte bağlam hakkında bilgi sağlayan projenin arka planı ve durumu.
Projede kimin hangi yönetim sorumluluğuna sahip olduğunu tanımlayan proje organizasyon yapısı.
Teslim edilecek ürünlerin kalitesini kimin kontrol ettiğini ve nasıl gerçekleşeceğini açıklayan proje kalite planı.
Tüm faaliyetlerin süresi dahil toplam proje planlaması.
İstisnaların nasıl ele alındığını ve eskalasyon prosedürünün adımlarını açıklayan istisna süreci.
Öngörülemeyen riskler olduğunda alınacak önlemleri içeren risk günlüğü.
Proje tarafından sağlanacak tüm doküman ve ürünlerin kodlanması ve saklandığı projenin dokümantasyon yapısı önceden kayıt altına alınmıştır.

Hedef

Proje Başlatma Belgesinin temel amacı, bir projeyi uygun şekilde tanımlamak ve planlamak için gereken bilgileri yakalamak ve kaydetmektir; böylece projenin genel başarısını yönetmek ve değerlendirmek için temel oluşturur. PID proje yönetimi tarafından onaylandıktan sonra, burada bulunan tüm bilgiler artık değiştirilmeyecektir.

Ek olarak Proje Başlatma Belgesi, projenin başlangıcından itibaren proje geliştirmeye katılan kişilerin listesini de içerir. Rolleri ve sorumlulukları da bunda bulunur. Fakat Proje Başlatma Belgesi proje aşamalarında düzenli olarak güncellenmemektedir. Gerekli olabilecek herhangi bir revizyon ve güncelleme, aşağıdaki adımlar için ayrıntılı kilometre taşlarını içerecek şekilde her aşamanın sonunda yapılmalıdır. Proje ekibinin tüm üyeleri, proje içindeki rolleriyle ilgili proje bileşenlerinin geliştirilmesine katkıda bulunmalıdır. Ek olarak projenin tüm kapsamı hakkında hepsinin güncel tutulması gerekir.

Onay

Proje Başlatma Belgesini yazmanın son aşaması, yalnızca proje yönetimini ilgilendirmeyen onaydır. Proje Başlatma Belgesinin, Operasyon ve İnsan Kaynakları departmanları gibi diğer paydaşlardan da onaylanması gerekir. Bu yüzden diğer tüm tarafları ve/veya departmanları Proje Başlatma Belgesi ile ilgili bilgilere dahil etmek ve onlara yorum yapma ve talepte bulunma fırsatı vermek akıllıca olacaktır. PID’nin ekip liderinin görevi, tüm yorumları toplamak ve ardından bunları paydaşlar ve ilgili taraflarla son bir toplantıda tartışmaktır. Fakat o zaman Proje Başlatma Belgesi tam teşekküllü bir belgedir ve Proje Başlatma Belgesinin onaylanması ve proje için finansmanın sağlanması umuduyla proje yönetimine sunulmaya hazırdır.

Ne düşünüyorsunuz?

Günlük çalışmalarınızda bir Proje Başlatma Belgesi veya PID uygulanabilir mi? Pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya daha fazla öneriniz var mı? İyi bir proje yönetimi referans noktası oluşturmak için başarı faktörleriniz nelerdir?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

Bentley, C. (2009). Prince2: pratik bir el kitabı. Routledge.

Murray, A. (2009). PRINCE2 ile başarılı projeleri yönetme. TSO.

Sargeant, R., Hatcher, C., Trigunarsyah, B., Coffey, V. ve Kraatz, JA (2010). PRINCE2 kullanarak proje yönetiminde değer yaratmak.