Gelişmiş
Arama
  1. Anasayfa
  2. Proje Yönetimi
  3. Planlama Döngüsü Nedir?

Planlama Döngüsü Nedir?

  • 17 February 2021
  • 22 Görüntülenme
  • 0 Yorum

Proje Planlama Döngüsü, proje hedeflerine ulaşmak için farklı proje aşamalarından geçmek için adım adım ilerleyen bir süreçtir.

Bu yazı, Planlama Döngüsünün pratik bir açıklamasını sağlar. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.

Planlama Döngüsü nedir?

Proje Planlama Döngüsü, birçok proje yöneticisi tarafından farklı proje aşamalarında çalıştırmak için kullanılan adım adım süreci ifade eder. Bu yaşam döngüsü standart bir biçimdir ve birçok küçük ve orta ölçekli proje için bir çerçeve sunar. Bu yaşam döngüsünü takip etmek, projedeki hedeflere ulaşmak için çok önemlidir.

İster bir ev inşa ediyor olun, ister yeni bir yazılımı test edip uyguluyor, ister bir doğum günü partisi planlıyor olun, her proje ne kadar uzun sürerse sürsün ortak aşamalardan geçer. Bu aşamalar tüm projelerde veya en azından benzer bir modelde bulunabilir. Proje ekiplerindeki yöneticilerin ortak bir amacı vardır: hedeflere ulaşmak. Genel olarak, bir proje üç aşamaya ayrılabilir. Başlangıç ​​aşamasında hazırlık tamamlanır, orta aşamada projeyi tamamlanma yönüne getiren faaliyetler gerçekleştirilir ve son aşamada proje tamamlanır. Bununla birlikte organizasyonel amaçlar için ek bir aşama dahil edilmiştir. Bir projenin genel olarak şu aşamalardan oluşmasının nedeni budur: başlatma, seçenek seçimi, planlama, uygulama ve değerlendirme. Birlikte, bu aşamalar eksiksiz bir proje planlamasını temsil eder. Buna bir projenin yaşam döngüsü denir.

Bir projenin planlama süreci genellikle doğrusal olsa da, onu bir döngü olarak görselleştirmek daha iyidir. Değerlendirme ve geri bildirim anları, bir şeyin ayarlanması gerektiği anlamına gelebilir. Bu durumda, kullanıcının döngüde bir veya daha fazla adım atması gerekir.

Devir

Proje yönetiminin Planlama Döngüsü genellikle beş aşamaya bölünür. Bu aşamalar, projenin başından sonuna kadar izlediği yolu oluşturur. Bazı modeller veya teoriler altıncı bir aşama, kontrol etme veya izleme sunar. Ancak bu, bu teorinin uygulama ve tamamlanma aşamalarına dahildir.

Başlatma

Bu, projenin başladığı an. Projenin başlangıcı, projeyi geniş bir şekilde tanımlamak içindir. Belirli bir sorunun çözümüne duyulan ihtiyaç önceden belirlenmiştir. Ekip, sorunun çözülebileceği yollar hakkında beyin fırtınası yapmak için bir araya getirilebilir.

Projenin fizibilitesi ve gerçekten başlatılıp başlatılmayacağı da analiz edilir. Benzer durumdaki bir işletmenin vaka çalışması genellikle bu amaç için kullanılır. Bu süreçte farklı ilgili tarafların etkisi vardır. Gitmek mi yoksa gitmemek mi olacağına onlar karar veriyor.

Seçenek Seçimi

Projenin gerekliliği bu aşamada zaten belirlenmiştir ve kullanıcı nerede durduğunu ve neyi başarmak ya da çözmek istediğini bilmelidir. Burada, önceki aşamanın beyin fırtınası bir sonraki aşamaya getirilir. Bu aşamada farklı seçenekler oluşturmak için mümkün olduğunca çok zaman harcanması önemlidir. İlk uygulanabilir seçeneği hemen kullanmak cazip gelse de, daha az açık ama daha iyi seçenekler de sıklıkla ortaya çıkıyor.

Farklı seçeneklere karar verildiğinde, hangi seçeneğin kullanılması gerektiğine karar verme zamanı gelmiştir. Burada birkaç konunun dikkate alınması gerekir. Zaman ve para gibi yeterli kaynaklar var mı? Bütçe planı neye benziyor? Riskler nelerdir? Bu analiz için farklı araçlar mevcuttur.

Planlama

Artık projeye şekil verilip onaylandığına göre, planlama aşamasına geçme zamanı. Planlama Döngüsünün bu aşamasında proje daha küçük parçalara bölünür. Bunu yapmanın farklı yolları var. Örneğin SCRUM, bireysel hedeflere ulaşılan daha kısa zaman aralıkları olan sprintleri kullanır. Planlama ve ilerleme Gantt Grafikleri kullanılarak izlenebilir. Kilometre taşları önceden belirlenir. Bunlar, projeyi zamanında tamamlamak için ulaşılması gereken üst düzey SMART hedefleridir.

Proje planlamasında tekrarlanan diğer unsurlar şunlardır:

  • Proje planı
  • Akış çizelgeleri, iş süreçleri veya hedefler
  • Bütçeleme
  • Toplama araçları
  • Risk değerlendirmesi
  • Uygulama

    Planlama Döngüsünün bu aşaması, önceki aşamanın hedeflerini takip eder. Burada teslimatlar geliştirilir ve tamamlanır ve diğer aşamalar en az onun kadar önemli olsa da, genellikle bir projenin özü olarak kabul edilir. Faaliyetlerin çoğu bu aşamada gerçekleştirilir. Araştırma, durum raporları, toplantılar, güncellemeler ve performans raporlarının tümü dahildir. Projeyi doğru yolda tutmak ve tüm işlerin programa göre tamamlanmasını, ekip üyelerinin doğru şekilde yönetilmesini, zaman çizelgelerinin takip edilmesini ve projenin orijinal plana göre yürütülmesini sağlamak proje yöneticisinin görevidir. Proje yöneticisinin bu aşamadaki diğer faaliyetleri şunları içerir:

    • Görevleri bölme ve planlama
    • Ekip üyelerini bilgilendirmek ve yardımcı olmak
    • İzleme kalitesi
    • Bütçeyi yönetmek

    Değerlendirme

    Bu aşamada proje tamamlanmıştır. Ortaklarla yapılan tüm anlaşmalar artık feshedildi ve iyi performans gösteren ekip üyeleri artık çalışmalarının takdirini kazanıyor. Projenin tamamlanmasını kutlamak için genellikle küçük bir etkinlik düzenlenir. Proje yöneticisi neyin iyi gittiğini ve bir dahaki sefere neyin geliştirilebileceğini değerlendirmek için bir toplantı düzenler. Hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını, ekip üyelerinin iyi performans gösterip göstermediğini, projenin iyi dokümantasyonla tamamlanıp tamamlanmadığını ve idarenin hala eşit olup olmadığını analiz eder.

    Planlama Döngüsünün Artıları ve Eksileri

    Artıları:

    • Bir projenin en önemli amacı, belirlenen hedeflere ulaşmaktır. Proje planı ve önceki planlama, zaman çerçevesi içinde hedeflere ulaşmaya yardımcı olur.
    • Planlama Döngüsü, kaynak planını takip ederek zaman ve para gibi kaynakların en iyi şekilde kullanılmasına yardımcı olur.
    • Planlama Döngüsü, iletişimin iyileştirilmesini sağlar. Çalışanlar beyin fırtınası yapmak ve değerlendirmek için planlanan zamanlarda bir araya gelir. Planlama döngüsü aynı zamanda kime hangi sorumlulukların ve görevlerin atandığını da belirler. Bu istenmeyen gerginliği ve belirsizlikleri önler.
    • Planlama aşamasında risk analizi kullanılır. Bu, risklerin tanımlandığı, değerlendirildiği ve gerekirse ele alındığı anlamına gelir.

    Eksileri:

    • Bir projenin genellikle sınırlı bir bütçesi vardır. Bu durumda, planlamaya çok para harcamak zordur. Yine de bunu yapmanız tavsiye edilir, çünkü hassas bir planlama, daha az hatanın çözülmesi gerektiği anlamına gelir.
    • Planlama Döngüsü kaotik veya karmaşık görünebilir, çünkü birçok farklı faaliyetin gerçekleştirildiği birden çok aşamaya sahiptir. Bunun her zaman böyle olması gerekmez. Planlama ve dokümantasyon açısından kısa tuttuğunuzdan emin olun.
    • Planlamaya bağlı kalmanın akıllıca olduğu gerçeğine rağmen, Planlama Döngüsünün yaratıcılığı bastırmamasını sağlamak da önemlidir. Araç bir rehber olarak kullanılabilir ama yoldan sapıp kutunun dışında düşünmek de mümkündür.

    Ne düşünüyorsunuz?

    Planlama Döngüsünün açıklamasına aşina mısınız? Projenizde beş aşamayı nasıl kullanabileceğinizi düşünüyorsunuz? Bir proje planlamasının önemli faktörleri sizce nelerdir? Herhangi bir ipucunuz veya ek yorumunuz var mı?

    Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

    Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

    Kaynakça

  • Platje, A., Seidel, H. ve Wadman, S. (1994). Proje ve portföy planlama döngüsü: çok projeli zorluk için proje tabanlı yönetim. International Journal of Project Management, 12 (2), 100-106.
  • Burke, R. (2013). Proje yönetimi: planlama ve kontrol teknikleri. New Jersey, ABD.
    • Paylaş:

    Yorumunuzu bırakın