Bu yazı, Kazanılan Değer Yönetimi’nin (EVM) pratik bir açıklamasını sunar. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.
Kazanılan Değer Yönetimi (EVM) nedir?
Kazanılan Değer Yönetimi (EVM), proje performansını ve ilerlemesini objektif olarak ölçmek için bir proje yönetimi yöntemidir. Yönetime yönelik bu yaklaşım, herhangi bir program türünü entegre ederken maliyet ve zamanla ilgili sorunlara erken bir bakış açısı sağlayabilir. Başka bir deyişle, EVM, zaman ve maliyet performansına ilişkin verilere dayalı olarak iş ilerlemesini değerlendirmek için kullanılabilir. Ayrıca yöneticilere, etkili karar verme için bir özet sağlar.
EVM nereden doğdu?
EVM kavramı, 1966 yılında proje yönetimi için gerekli hale geldi. EVM, Hava Kuvvetleri programlarını planlamak ve denetlemek için Birleşik Devletler Hava Kuvvetleri içinde geliştirildi. Takip eden on yıllarda, konsept büyük ölçüde değişmeden kaldı. NASA’ya göre, EVM’nin ilk versiyonu Savunma Bakanlığı tarafından geliştirildi. EVM, 2005 yılından beri ABD federal proje risk yönetimi disiplinlerinin bir parçası olmuştur. EVM ayrıca özel sektördeki çeşitli şirketler, danışmanlıklar ve eğitim kurumları tarafından da kullanılmaktadır. Aşağıda, EVM’yi uygulayan tanınmış kuruluşların birkaç örneği bulunmaktadır:
- Proje Yönetim Enstitüsü (PMI)
- NASA
- Maliyet Tahmin ve Analiz Derneği
- Federal Satın Alma Enstitüsü
EVM’nin amacı nedir?
EVM’nin temel konsepti, planlama ve maliyet denetimlerini gerçekleştirmenin etkili bir yolundan daha fazlasıdır. Kazanılan Değer Yönetimi (EVM), bir yönetim sisteminin uyması gereken bir dizi gereksinimi veya kılavuzu (kesin olmak üzere 32) tanımlayan genel bir terimdir. EVM’nin hedefleri:
Kazanılan Değer Yönetiminde Terminoloji (EVM)
Hem yüklenici hem de müşteri, iyi tanımlanmış bir EVM sisteminden önemli faydalar elde eder. Örneğin, yükleniciler için faydalar, zorluklara veya sorunlara hızlı ve proaktif bir şekilde yanıt vermek için daha iyi görünürlük ve kontrolü içerir. Ayrıca proje programına, maliyetlere, analizlere ve teknik hedeflere uymak daha kolay hale gelir. Müşteri için faydalar ise, yüklenicinin projeyi yönetme, yürütme, sorun giderme ve teslim etme becerisine olan güven düzeyini içerir.
Kazanılan Değer Yönetimi (EVM), çeşitli yeni terminoloji getirmiştir. Aşağıda en önemlilerinin bir özeti bulunmaktadır. Makale daha sonra EVM’nin farklı bölümlerine veya unsurlarına ve kuruluşlar ve yöneticiler için pratik değerine daha yakından bakacaktır.
Planlanan İş İçin Bütçelenmiş Maliyet (BCWS)
Bu aynı zamanda planlanan değer olarak da adlandırılır ve proje veya program tamamlanmadan önce katlanılması gereken tüm maliyetleri içerir.
Tamamlanan Bütçe (BAC)
Bu durum bir proje veya bir projenin bileşenleri üzerinde gerçekleştirilecek iş için önceden belirlenen tüm bütçe değerlerinin toplamını ifade eder.
Tamamlandığında Tahmin (EAC)
Bu terim, geçmiş çalışmanın kümülatif fiili maliyetinin yanı sıra proje tamamlanmadan önce ortaya çıkan gelecekteki maliyetlerin tahmininden oluşur.
Zamanlama Varyansı (SV)
Bu aynı zamanda GÇBM-GÇBM olarak hesaplanır. Sonuç 0’dan büyükse, bu, programa kıyasla olumlu bir durum anlamına gelir. 0’dan küçük bir sonuç, projenin zamanlamanın gerisinde olduğu anlamına gelir.
Maliyet Varyansı (CV)
Maliyet sapması BCWP-ACWP olarak hesaplanır. 0’dan büyük bir sonuç olumludur ve ekstra maliyet olmadığı anlamına gelir. 0’dan düşük bir sonuç elverişsizdir ve maliyetlerin aşıldığı anlamına gelir.
Gerçekleştirilen İşin Gerçek Maliyeti (ACWP)
Bu durum proje veya program dahilinde gerçekleştirilen geçmiş çalışmaların fiili kümülatif maliyetlerinden oluşur.
Yapılan İş için Bütçelenmiş Maliyet (GÇBM)
Bu durum bir proje veya programdaki belirli işler için bütçelenen miktarı temsil eder.
Örnek hesaplama Planlanan Değer (PV)
Planlanan Değeri hesaplamanın formülü basittir:
Planlanan Değer (PV)=(Planlanan Tamamlanma Yüzdesi) x (BAC)
Senaryo örneği PV
Herhangi bir proje on iki ay içinde tamamlanmalıdır. Bütçe 100.000 € ‘dur. Bu noktada altı ay çoktan geçti ve planlama, işin %50’sinin tamamlanması gerektiğini gösteriyor. Planlanan Değerde (PV) projenin değeri nedir?
| Proje süresi | 12 ay |
| Proje bütçesi | 100.000 euro |
| Geçen süre | 6 ay |
| Tamamlanan proje yüzdesi | %50 |
Planlanan Değer (PV) aşağıdaki gibidir:
PV=(50/100) x 100.000
PV=50.000 Euro
Örnek hesaplama Kazanılan Değer (EV)
EV formülü de karmaşık değildir:
Kazanılan Değer (EV)=tamamlanan projenin %’si x BAC (Tamamlanan Bütçe)
Senaryo örneği EV
Bu örnek, 12 ay içinde tamamlanması gereken bir projedir. Projenin bütçesi 100.000 € ‘dur. Bu noktada altı ay geçti ve 60.000 € harcandı. Projenin sadece %40’ının tamamlanması planlanıyor. Projenin mevcut EV’si nedir?
| Proje süresi | 12 ay |
| Proje bütçesi | 100.000 euro |
| Geçen süre | 6 ay |
| Tamamlanan proje yüzdesi | %40 |
Kazanılan Değer (EV) aşağıdaki gibidir:
EV=0,4 (100.000’in %40’ı) x 100.000=40.000 euro
EV=40.000 euro
Kazanılan Değer Yönetimi’nin (EVM) 5 bölümü
Daha önce belirtildiği gibi, Kazanılan Değer Yönetimi (EVM) 32 kılavuzdan oluşur. Bu yönergeler beş bölüme ayrılmıştır. Bunlar aşağıda açıklanmıştır.
1. Organizasyon
İlk bölüm olan organizasyon, bir proje veya programdaki tüm çalışmaları organize etmeyi amaçlayan beş ana hatları içerir. Bunun en temel parçalarından biri, yüklenici tarafından bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturmaktır. Bu durum tüm düzeylerde gerçekleştirilecek tüm görevleri açıklayan kapsamlı bir WBS olmalıdır. Ayrıca bu görevlerin hedeflere ulaşmakla nasıl ilişkili olduğunu da açıkça belirtmelidir. EVM tekniklerinin ilk bölümü için bir rol dağılımı da gereklidir. Bu durum WBS’ye dahil edilebilmesine rağmen, bir roller bölümü ve farklı sorumluluklar içeren ayrı bir organizasyon yapısının hesaplanması tavsiye edilir.
2. Planlama ve bütçeleme
İkinci EVM bölümü, planlama ve bütçeleme için temel gereksinimleri içeren 10 kılavuz içerir. Projenin entegre bir ana takvimi vardır. Bu durum hedeflere ulaşmak için proje yol haritası görevi görür. Bu çizelge, planlandığı gibi gerçekleştirilecek iş için bütçe gibi kaynak tahsisini de içermelidir. Bu program, aylık bütçe veya GÇBM’nin temelini oluşturur. Bu durum projedeki her görev için geçerlidir. Tüm görevler için toplam bütçeye Tamamlanan Bütçe (BAC) adı verilir. Pek çok proje bir dereceye kadar belirsizlik ve riskle başladığından, çoğu proje yöneticisi genellikle değerin bir kısmını Yönetim Yedeği (MR) olarak ayırır. MR artı BAC, toplam proje değerine eşittir ve Sözleşme Bütçe Tabanı (CBB) olarak ifade edilir.
3. Muhasebe Hususları
Üçüncü EVM bölümü, altı kılavuzdan oluşan basit ancak uzun bir proje yönetim setidir. Bunlar, tüm proje çabaları için birlikte harcanan Gerçekleştirilen İşin Gerçek Maliyetlerini (ACWP) kaydetmek için dahil edilmiştir. Gerçek maliyetler, işin planlanma ve bütçelendirilme şekline uygun bir şekilde kaydedilmelidir. Bu üçüncü bölüm, temel proje varlıklarını ve materyallerini planlamak ve proje performans verilerini doğru bir şekilde toplamak için doğru zamanı seçme ihtiyacını gösterir. Bu bölüm aynı zamanda GÇBM’nin dahil edildiği ay içinde farklı malzemeler için maliyet oluşturmak için kullanılır. Bu durum yanıltıcı maliyet sapmalarından kaçınmak için yapılır. Bu durum rezervasyon gecikmesi olarak adlandırılır.
4. EVMS analizi ve EVMS Yönetim Raporları
EVM’nin dördüncü ve sondan bir önceki bölümü altı kılavuzdan oluşur ve çok önemlidir. Bunun nedeniyse insan dikkatinin ve yorumlarının bazen maliyet ve planlama farklılıklarına neden olması, yeni tahminler yapması ve tam EAC için bir tahmin belirlemesidir. Bu bölüm özellikle geçmiş ve gelecekteki performansın değerlendirilmesine yönelik denetim tekniklerini kapsar. Ayrıca onaylanan EAC’yi ve tahmini tamamlanma tarihini belirlemek için hesaplamaları da içerir.
5. Revizyon ve veri bakımı
Son bölüm, müşteri merkezli değişimin disiplinli ve zamanında entegrasyonunu vurgulayan beş kılavuzdan oluşur. Bu aynı zamanda iş durdurma emirlerini (SWO) da içerir. Yönergeler, iç planlama ve proje analizi için geçerlidir. Kontrol eksikliği bir projeyi sabote edebilir. Her dönem için yapılan işi geriye dönük olarak değerlendirebilmek için planların ve bütçelerin hazırlanması ve güncellenmesi önemlidir. Revizyon ve veri bakımı bölümü, proaktif ve anlamlı Kazanılan Değer Yönetimi (EVM) için bir zorunluluktur.
Kazanılan Değer Yönetiminin (EVM) Tuzakları
Kazanılan Değer Yönetimi (EVM) gerçekleştirirken, daima aşağıdakileri göz önünde bulundurun.
Yalnızca EVM’ye güvenmeyin.
Yalnızca EVM değerlerine güvenmediğinizden emin olun. EVM yalnızca nesnel bir veri noktasını temsil eder. Bir projedeki toplam Kazanılan Değer (EV) hızla değişebilir ve fiili maliyetler ve proje planlaması nadiren planlanana eşittir. Kazanılan Değer (EV), trendler ve uyarılar için uygun bir erken tanımlama sistemi olarak hizmet eder. EV genellikle aylık olarak rapor edilir ama bu, daha küçük projeler olması durumunda haftalık olarak da yapılabilir.
Müşteri memnuniyeti
Müşteri memnuniyeti ve proje kalitesi EV hesaplamalarına dahil edilmemiştir. Bu yüzden nokta ilk tuzağın bir uzantısıdır. EV, proje performansını programa ve bütçeye göre ölçmek için yararlı olsa da, proje başarısını garanti etmez. Bunun nedeniyse bir projeye bağlı çok fazla ilgi alanı olmasıdır. Bu yüzden EVM’yi geleneksel proje yönetimi teknikleriyle birlikte uygulamalısınız.
Doğru maliyet muhasebesi
Hesaplamalara yalnızca gerçek maliyetlerin dahil edilmesini sağlamak çok önemlidir. Bu numaraların doğru olduğundan emin olun. Veriler eksik veya yanlışsa, bu sonraki tüm hesaplamaları etkileyecektir. Verilerin net bir şekilde sunulduğundan ve hesaplamaları ve değerleri anladığınızdan emin olun.
Müşteriler ve yükleniciler için faydalar
EVM sistemi, hem yüklenici hem de müşteri için son derece yararlı bir araçtır. EVMS’yi uygulamanın faydaları aşağıda özetlenmiştir:
- EV problemleri için erken uyarı ve analiz teknikleri
- Planlama, maliyetler ve teknik performans genelinde performansı entegre eder
- Anında ilgilenilmesi gereken sorunlu alanları tanımlar
- Alınan kararların maliyetlerinin ve planlanan sonuçlarının doğru raporlanmasını sağlar
- Belirli faaliyetler için farklı sorumluluklar içeren net bir genel bakış sağlar
- Bir projenin beklentilerinin net bir tanımını teşvik eder
- Planlama sürecini iyileştirir
- Tüm yönetim seviyelerinde bir proje veya programın ilerleyişi hakkında tutarlılık ve net iletişim sağlar.
- Proje veya programın görünürlüğünü, şeffaflığını ve hesap verebilirliğini geliştirir
Ne düşünüyorsunuz?
Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM) açıklamasına aşina mısınız? Kazanılan Değer Yönetimi (EVM) kullanarak bir proje veya program yürüttünüz mü? Böyle bir yönetim yaklaşımının faydalarının ne olduğuna inanıyorsunuz? Başka ipuçlarınız veya ek yorumlarınız var mı?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Leave Your Comment