Gelişmiş
Arama
  1. Anasayfa
  2. Proje Yönetimi
  3. Kapsam Kontrolü Nedir?

Kapsam Kontrolü Nedir?

  • 9 March 2021
  • 22 Görüntülenme
  • 0 Yorum

Bu makale Kapsam Kontrolünü pratik bir şekilde açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.

Kapsam Kontrolü nedir?

Kapsam kontrolü, İzleme ve Kontrol Süreç Grubunun bir parçasıdır ve proje yönetimine odaklanır. Projelerdeki değişiklikleri yönetme sürecidir ve PMBOK (Project Management Body of Knowledge) tarafından bir yöntem olarak kabul edilmiştir.

Kapsam Kontrolü, Proje Kapsamı (proje boyutu) ve Ürün Kapsamı (ürün boyutu) bölümlerinden oluşur. Proje kapsamı, istenen sonuca ulaşmak için yapılacak toplam iş miktarını gösterir. Ürün kapsamı, ürün özellikleri, işlevler, hizmet ve kalite gibi nihai sonuçla ilgili tüm işlevlerle ilgilidir. Kısacası, nicelik ve nitelikle ilgili.

Kapsam Kontrolü örneği

Boş bir arsa üzerine 100 yeni ev inşa etme planı karmaşık bir proje olarak kabul edilebilir.

Binanın tuğla tuğla başlayabilmesi için öncelikle yüzeyin bina için hazırlanması, temellerin atılması ve kanalizasyon sisteminin genişletilmesi gerekir. Her evin kendi planı ve tasarımı varsa, proje daha da karmaşık hale gelir ve birçok şeyin dikkate alınmasını gerektirir. Genel yüklenici ilk olarak şantiyenin haritasını çıkarmak zorunda kalacak, böylece tedarikçiler, inşaatçılar ve diğerleri projenin tam olarak neyin parçası olduğunu bilecekler. Bu harita, projenin kapsamına karşılık gelir.

Ek olarak tam olarak hangi işlerin yapılması gerektiğini, hangi sırayla ve her bir parçanın ne kadar süreceğini belirlemek genel yüklenicinin sorumluluğundadır. Bu, projenin boyutu ve tüm alt görevlerle ilgilidir. Tüm bu bilgilerle, kendilerinden ne beklendiğini herkese anlatacak ayrıntılı bir plan oluşturur.

Proje lideri olarak, yüklenici tüm paydaşlardan resmi onay alacaktır. Bu, ortak bir hedefe doğru çalışmak için kullanılabilecek açık ve iyi tanımlanmış görevlere ve gereksinimlere yol açar.

Proje değişiklikleri

Elbette yol boyunca projede değişiklik yapılması mümkündür. Bu olduğunda çok katı bir şekilde yanıt vermemek, değişikliklere uyum sağlamak önemlidir. İnşaat projesi örneğinde, farklı inşaat malzemelerine geçmeleri daha sürdürülebilir olabilir. Önerilen değişikliğin etkilerini değerlendirmek proje yöneticisinin görevidir. Değişikliği analiz etmeye başlamadan önce aşağıdaki temel bilgilere ihtiyaç vardır.

Proje kapsam beyanı

Bu belge, en önemli teslimatlar dahil olmak üzere projenin boyutunu açıklamaktadır.

İş kırılım yapısı (WBS)

İş kırılım yapısı (WBS), projenin kapsamını belirtir ve proje içinde hangi görevlerin değiştiğini ve etkilendiğini ve bunun teslim tarihi için ne anlama geldiğini belirlemek için kullanılır. WBS sözlüğü, görevler için tanımlar, her bileşen için benzersiz tanımlama kodları ve kilometre taşları sağlar. Bu, projenin toplam kapsamını tanımlamaya ve bir değişikliğin sonuçları nasıl etkileyebileceğini belirlemeye yardımcı olur.

Proje Kapsam Yönetim Planı

Bu, kapsamın nasıl yönetilebileceğini açıklar. Önerilen değişikliğin proje performansını düşüreceği ortaya çıkarsa, düzeltici önlemlerin alınması gerekir.

Onaylanmış değişiklik istekleri

Bu isteklerle proje kapsamı genişletilebilir veya azaltılabilir. Yalnızca üzerinde mutabık kalınan prosedürlere uygun olarak işlenmiş değişiklikler uygulanabilir.

İş performansı bilgileri

Bu, teslimatlar, düzeltici ve önleyici eylemler ve olası onarımlar dahil olmak üzere değişikliklerin durumu hakkında bilgi sağlar.

Proje kapsamı

Projenin kapsamını belirlemek için tüm paydaşların gereksinimlerine ihtiyacınız var. Bu bilgilerin toplanması, kapsamın doğru bir tanımına ulaşmaya yardımcı olabilir. Bir proje ne kadar büyükse, gereksinimleri toplamak için o kadar fazla zaman, çaba ve kaynak gerekir. Kapsamı belirlemenin bu kadar zor olmasının nedeni de budur. Kapsam tanımı, kapsam yönetim planına nelerin dahil edildiğini netleştirir.

Projeye ekstra ilavelere (altın kaplama) izin verilmez. Zaman, maliyetler, riskler, kalite, kaynaklar ve müşteri memnuniyeti dahil olmak üzere kapsam değişiklikleri için tüm bilgi alanları veya proje yönetimi dikkate alınmalıdır. Kapsam yönetimi ancak hedefler net olduğunda mümkündür. Değişmesi gereken bileşenlerin de erken bir aşamada belirlenmesi gerekecektir. Ancak o zaman Kapsam Kontrolü olumlu bir proje sonucuna yol açacaktır.

Kapsam Kontrolü: Proje değişikliklerini izleme

Bir süreç değişikliği gerekliyse, bu değişiklikleri izlemek akıllıca olacaktır. Kapsam Kontrolü değişikliklerini izlemek için aşağıdaki araçlar ve teknikler mevcuttur.

Konfigürasyon yönetim sistemi

Bu, proje yönetiminin bir alt sistemidir ve bir ürünün özelliklerindeki olası değişiklikleri kaydetmek ve tanımlamak için kullanılan dokümante edilmiş prosedürlerin bir koleksiyonunu açıklar. Bu sistem ayrıca onaylanmış değişiklikleri doğrulamak için bir yöntem içerir.

İzleme sistemini değiştirme

Bu, proje teslimatlarının ve kayıtlarının nasıl yönetildiğini ve değiştirildiğini belirleyen resmi prosedürleri içerir. Bu, önerilen değişikliklerin sunulması, değerlendirilmesi, izlenmesi ve yetkilendirilmesi ile ilgilidir.

Varyans analizi

Bir projeyi yönetmek için ilerlemesini ölçmek gerekir. Ürün performans raporlarındaki bilgiler, potansiyel varyantları değerlendirmek için kullanılabilir. Proje yöneticileri, düzeltici önlemlerin gerekli olup olmadığına karar vermek için bu bilgileri kullanır.

Yeniden planlama

Önerilen değişikliklerin mevcut proje kayıtlarını etkileme ihtimali varsa, yeni bir plan gerekli olabilir. Yeni bir plan, WBS sözlüğündeki kayıtların güncellenmesini gerektirir.

Odak bölgeleri

Rastgele değişiklikler, bir proje liderinin bir proje üzerindeki kontrolünü kaybetmesine neden olabilir. Proje yöneticileri, değişiklikleri ve değişiklikleri yeterince kontrol ederek tüm paydaşlara rehberlik edebilir ve projeyi zamanında ve bütçeye uygun olarak teslim edebilir.

Değişiklikleri doğru şekilde gözden geçirmeye yardımcı olabilecek bir dizi odak alanı vardır:

Güncellemeler Proje Kapsam Beyanı

Değişiklikler onaylandıktan sonra, Proje Kapsam Beyanı’nın, gelecekteki olası değişikliklerin hemen değerlendirilebilmesi için güncellenmesi gerekir.

WBS sözlüğünü günceller

WBS sözlüğünün, tüm onaylanmış değişikliklerin belgelendiği diğer planlama kayıtlarıyla uyumlu olması gerekir.

Kapsamın temelini günceller

Maliyet tahminleri ve programlar dahil olmak üzere proje yönetiminin her alanında geri döndüğü için vakfın güncellenmesi gerekiyor.

Entegre Değişiklik Kontrolü

Kapsam kontrol değişikliklerini doğru şekilde ele almak önemlidir. Entegre Değişiklik Kontrolü, değişikliklerin nasıl ele alınması ve yürütülmesi gerektiğini belirtir.

Düzeltici eylemler

Bazı değişiklikler proje performansıyla ilgili sorunlardan kaynaklanmaktadır. Bunlar belirlendikten sonra, projeyi tekrar yoluna sokmak için düzeltici eylem gereklidir.

Veritabanını günceller

Yönetici, bu veritabanında sapmaların nedenlerini ve düzeltici eylemi belgeleyerek, gelecekteki projelerde benzer durumların meydana gelmesini önlemeye yardımcı olabilir.

Proje yönetim planını günceller

Değişiklikler temel belgeleri etkiliyorsa, proje yönetim planının revize edilmesi gerekecektir. Bu değişikliklerin Entegre Değişiklik Kontrolü tarafından izlenmesi gerekecektir.

Kapsam Kontrolü ve Denge

Proje ve süreç kapsamı arasında uygun bir denge, Kapsam Kontrolü için çok önemlidir. Bu yüzden proje yönetiminin tüm aşamalarını eleştirel bir şekilde değerlendirmek ve dengenin sürekli olarak izlenmesi gerekir. Bir yandan Kapsam Kontrolü, bir projenin kapsamındaki değişiklikleri izler ve diğer yandan her değişikliğin entegre bir Değişiklik Kontrol Sürecinde uygun şekilde tanımlanması gerekir. Kapsamdaki her değişiklik operasyonel yapıyı etkiler.

Ayrıca proje yönetimi, proje süresi, teslim edilen kalite ve proje maliyetleri arasındaki ilişkiyle ilgilidir. Kapsam Kontrolü, bütçe aşımlarını veya ciddi zaman aşımlarını önlemek için her proje kapsam değişikliğini yönetmelidir. Toplum sürekli değişiyor ve bu, değişikliklerin kabul edilebilir olduğu ve bir projede de izin verildiği anlamına geliyor. Ancak, mevcut projeye entegre edilmeden önce kontrol edilmeleri gerekir.

Ne düşünüyorsunuz?

Kapsam Kontrolünü proje veya ürün yönetiminize nasıl uygularsınız? Pratik açıklamayı tanıyor musunuz yoksa daha fazla eklemeniz mi var? İyi bir proje yönetimi/ürün yönetimi ve Kapsam Kontrolü için başarı faktörleriniz nelerdir?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

  • Burke, R. (2013). Proje yönetimi: planlama ve kontrol teknikleri. New Jersey, ABD.
  • Clark, KB (1989). Proje kapsamı ve proje performansı: parça stratejisinin ve tedarikçi katılımının ürün geliştirme üzerindeki etkisi. Yönetim bilimi, 35 (10), 1247-1263.
  • Proje Yönetimi Enstitüsü. (1987). Proje Yönetimi Bilgi Yapısı (PMBOK). Proje Yönetimi Enstitüsü.
  • Turner, JR (1993). Proje Tabanlı Yönetim El Kitabı: Organizasyonlarda Öncü Stratejik Değişim. McGraw-Hill.
    • Paylaş:

    Yorumunuzu bırakın