İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması Nedir?

Bu yazı, İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması (BPR) kavramını açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü ve kaliteli yönetim aracının temellerini anlayacaksınız.

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması Nedir?

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması veya kısaca BPR, kuruluşların daha verimli ve daha modern hale gelmek amacıyla iş süreçlerini kökten değiştirdikleri bir metodoloji ve tekniktir. Bir süreci yeniden yapılandırma kararından sonra alınan geniş kapsamlı önlemler, yalnızca resmi prosedürleri veya diğer mevcut süreçleri ilgilendirmez, aynı zamanda yönetim tarzı ve şirket kültüründe köklü değişikliklere neden olabilir.

Business Process Reengineering konseptinin kurucusu Michael Hammer’dır. Michael Hammer, 1990 yılında ‘Yeniden Yapılandırma Çalışması: Otomatikleştirme, Yok Etme’ başlıklı makaleyi yayınladı. Bu başlıkla, Hammer sadece süreçleri otomatikleştirmenin yeterli olmadığını söylüyordu. Hammer, BPR konseptini James Champy ile daha da geliştirdi ve ardından 1993 yılında ünlü kitabı olan ‘İş devrimleri için bir manifesto olan şirketi yeniden yapılandırmak’ yayınladılar. Fakat o zaman kuruluşun tam potansiyeline ulaşılabilir ve ancak o zaman kuruluş değişikliklerden faydalanacaktır.

BPR’nin özü, süreç odaklı düşünmeyi teşvik etmektir: görev odağından süreç odağına geçiş, ardından müşteri için değer yaratmayan tüm süreçleri kaldırmaya. Bu sayede sadece maliyet, verimlilik, kalite ve hizmet gibi performans kriterlerinin iyileştirilmesine yönelik iyileştirmeler elde edilmektedir.

Neden BPR?

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılmasına katılan kuruluşlar, kuruluşu ve çevresini ilk inceleyen kişilerdir. Hedefler, yeni süreçleri şekillendirmede veya mevcut süreçleri değiştirmede öncü bir rol oynar. BT uzmanı Michael Hammer tarafından icat edilen İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması, temelde bilgi teknolojisinde uygulanır ama birçok süreci veya kuruluşu optimize etmek için kullanılabilen standartlaştırılmış bir modeldir. BPR kullanmanın faydaları şunlardır:

Teslimat sürelerini kısaltın

Bilişim teknolojisinde, özellikle henüz kullanılmayan pek çok potansiyel var. İdari konuların manuel olarak yürütülmesi gibi eski süreçler bir yatırımla tamamen otomatik hale getirilebilir. Yatırımlar, düşük ücret maliyetleri ile telafi edilir.

Üretkenliği artırın

BPR’nin amacı, modası geçmiş süreçleri modernize etmektir ve bu genellikle zaman kazandıran sonuçlar verir. Örneğin, BPR gerçekleştirdikten sonra kuruluş, belirli bir sürecin dört yerine iki çalışan tarafından yürütülebileceğini keşfedebilir. Çalışanların kendilerinin girdi sağlaması ve önerilerde bulunması önemlidir; sonuçta, iş süreçlerinin nasıl işlediğini herkesten daha iyi biliyorlar.

Kaliteyi ve müşteri odağını iyileştirin

Görev oryantasyonunu süreç oryantasyonuna değiştirerek, odak müşteriye verilir. Bunun avantajı, tüm ilgisiz süreçlerin hızla ön plana çıkması ve ardından kolaylıkla kaldırılabilmeleri veya değiştirilebilmesidir.

Rekabetçi konumu geliştirin

Normalde, bir kuruluşun yaptığı değişiklikler ancak kademeli olarak fark edilir. Fakat rekabete ayak uydurmak ve müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için uygun şekilde hareket etmeliyiz. BPR bunun için idealdir çünkü radikal değişiklikler nispeten kısa bir süre içinde uygulanmaktadır.

Yeni teknolojiyi uygulayın

Örneğin, online bir web mağazası, etkileşimli bir Soru-Cevap ile kapsamlı bir yardım merkezi uygulamayı seçebilir. Ziyaretçi, anahtar kelimelerin yardımıyla sorusunu sorabilir ve standart bir cevap aramak için bilgisayarı kullanabilir. Bu şekilde müşteri hizmetleri çalışanı meşgul olmaz ve kendilerini başka bir şeyle meşgul edebilir.

Daha verimli çalışabilmek için iş süreçlerini olabildiğince çabuk ayarlamanın bir dezavantajı, bazı çalışanların uyum sağlamak için diğerlerinden daha fazla zamana ihtiyaç duymasıdır. Pazartesi sabahı bir çalışan iş tanımının tamamının değiştirildiğini duyarsa, bu çok zor görünebilir. Bu yüzden uygulanan değişikliklerin çalışana iyi bir şekilde iletilmesi ve gerekirse rehberlik sağlanması çok önemlidir.

Değişim sürecindeki adımlar

1. Bir vizyon oluşturun

Bir süreç gözden geçirilmeden veya ayarlanmadan önce, değişikliğin nedeninin net bir resminin olması gerekir. Müşterinin bu vizyonun odak noktası olması önemlidir. Hedefler daha sonra nitel ve nicel terimlerle açıklığa kavuşturulmalıdır. Hedefler netse, çalışanları değişikliklerin gerekli olduğuna ikna etmek önemlidir.

2. Bir ekip seçin

Değişikliklere başlamak ve başarısızlık olasılığını en aza indirmek için yetenekli bir ekip oluşturulmalıdır. Farklı bir ekip kurmak değerlidir çünkü mevcut iş süreçlerini analiz etmek ve yenilerini geliştirmek için yaratıcılık gereklidir. Örneğin soruna farklı bakış açılarından bakılır ve sonraki adımlarda doğru bir teşhis oluşturulur.

3. Mevcut süreci seçin ve anlayın

Tüm mevcut sürecin optimize edilmesi için haritalandırılması gerekir. Bu durum akış şemaları ve yazılım kullanılarak yapılabilir. Daha sonra sürecin istenen etkiye sahip olup olmadığını izleyebilmek için Temel Performans Göstergeleri (KPI’ler) ilgili sürece bağlanabilir. Bu şekilde sürece değer katmayan tüm konular tespit edilebilir. Bu KPI’lar aşağıdaki aşamalarda aynı göstergelerle ama daha sonra yeni süreç için karşılaştırılır.

4. Yeni bir süreç geliştirin

KPI’lar mevcut bir sürecin verimsiz veya etkisiz olduğunu gösteriyorsa, yeni bir süreç hazırlanmalıdır. 1. adımdan itibaren müşteri odaklı vizyon burada rehber olmalıdır.

5. Yeni bir süreç uygulayın

Yeni sürecin geliştirilmesi ve planlanması tamamlandıktan sonra, küçük ölçekli bir test çalıştırılabilir. Gerekirse ayarlamalar yapılabilir. Sonuçlar ve etkiler, KPI’lar ile yakından izlenmelidir. Yeni sürecin bir öncekinden daha iyi çalıştığı ortaya çıkarsa, daha geniş ölçekte uygulanabilir.

6. Değerlendirin

Oldukça dinamik bir ortamda, çok fazla değişiklik vardır. Bu yüzden bazen göstergeler zaman içinde farklı bir resim verebilir. Bir değerlendirme yürüterek, tutarsızlıklar daha erken fark edilir ve yeterince öngörülebilir.

İş Süreci Yeniden Yapılandırma Örneği

Daha verimli olmak için BPR’yi kullanan kuruluşların en bilinen örneklerinden biri, bir otomobil üreticisi olan Ford’dur. 1980’lerde otomobil endüstrisi bir durgunluk yaşadı ve Ford’daki yöneticiler iş süreçlerini derinlemesine analiz etmeye karar verdi. Muhasebe bölümünde 500’den fazla kişinin çalıştığını fark ettiler. Karşılaştırma için: Rakip Mazda’da aynı departmanda yaklaşık 100 kişi çalıştı.

Ford daha büyük bir şirket olmasına rağmen, o departmandaki çalışan sayısını sadece birkaç yüz kişiye düşürmeye karar verdiler. Ford, süreçleri analiz etmeye başlayan bir ekip oluşturdu.
Başlangıçta, satın alma departmanından muhasebe departmanına gönderilen tüm sipariş edilen malzemeler için ayrı fatura kesilmesi gerekiyordu. Malzemeler teslim edildiğinde Ford, tedarikçiden bir fatura aldı. Bu durum satın alma departmanının muhasebe departmanına gönderdiği ve ardından manuel olarak ödediği fatura ile karşılaştırıldı.

Küçük değişiklikler yapmak yerine Ford tamamen yeni bir süreç geliştirdi. Bilgi teknolojisi bu yeni süreçte önemli bir rol oynadı. Satın alma departmanı sipariş verdiğinde bir bildirimin gönderildiği bir veritabanı geliştirdiler. Malzemeler teslim edildiğinde, bir depo çalışanı bunu bilgisayara girecekti. Bilgisayar, teslim edilen malzemelerin düzenli olup olmadığını ve ardından otomatik olarak ödenip ödenmediğini bir saniyeden kısa sürede doğrulayabildi.

Ford, iş süreçlerindeki bu değişiklikler sayesinde idari personel sayısını %75 azalttı.

Konu Özeti

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması, kuruluşların maliyetlerden tasarruf edebileceği, müşteri odaklılığını artırabileceği ve rekabetçi konumlarını artırabileceği bir yönetim stratejisidir. Mevcut iş süreçlerini analiz ederek ve yeniden inşa ederek, hem küçük hem de büyük kuruluşlar radikal bir şekilde yenilik yapabilir ve değişebilir. Özellikle bilişim altyapısında hala kazanılması gereken çok şey var ve büyük adımlar atılabiliyor. BPR genellikle bir kuruluştaki çalışanlar arasında hassas bir konudur çünkü daha verimli süreçler genellikle küçültmeyi içerir. Bu yüzden tüm organizasyonun planları desteklemesi ve bu iletişimin şeffaf ve açık olması çok önemlidir.

Ne düşünüyorsunuz?

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması hakkındaki açıklamayı hatırlıyor musunuz? Rekabetin önünde kalmak için iş süreçlerinin yeniden geliştirilmesinin gerekli olduğunu düşünüyor musunuz? Daha verimli iş süreçleri tasarlamak için eklemeleriniz veya ipuçlarınız var mı?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça