Gelişmiş
Arama
  1. Anasayfa
  2. Kalite Yönetimi
  3. İş Süreçleri Haritalama Nedir?

İş Süreçleri Haritalama Nedir?

  • 18 March 2021
  • 20 Görüntülenme
  • 0 Yorum

Bu yazı, İş Süreci Haritalama’nın pratik bir açıklamasını sunar. Okuduktan sonra bu güçlü kalite yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.

İş Süreçleri Haritalama nedir?

İş Süreçleri Haritalama (BPM), bir şirketin belirli bir süreci tamamlamak için attığı adımların haritalandırılmasını ifade eder. BPM, hammadde satın alma, yeni çalışanlar için işe alım süreci veya satın alınan ürünlerin sevkiyatı gibi her rastgele süreçte gerçekleştirilebilir.

Her şirket, günlük faaliyetlerini yerine getirmek için sayısız süreçten geçer. Şirketi doğru şekilde yönetmek ve daha verimli hale getirmek için, bu süreçlerin nasıl çalıştığına dair doğru içgörü kazanmak önemlidir. İş süreçlerini İş Süreçleri Haritalama ile haritalamak, genellikle süreç modellemeyle karıştırılır. Süreç modellemede profesyoneller, şirketin hedeflerini süreç gereksinimleriyle uyumlu hale getirerek süreçleri analiz etmeye ve optimize etmeye odaklanır. Bu amaçla İş Süreci Yeniden Mühendislik aracını kullanırlar. İş Süreçleri Haritalama, temel olarak, örneğin yeni çalışanlar işe alındığında önemli bilgilerin kaybolmamasını sağlamak için bir şirkette olan her şey için planlar oluşturmaya yarar. Bu planlar, BPR ile iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması için kesinlikle gereklidir.

İş Süreçleri Haritalama, ilk olarak 1921’de Frank ve Lillian Gilbreth tarafından Amerikan Makine Mühendisleri Derneği’nin (ASME) bir sunumunda kullanıldı. Burada, süreçleri görselleştirmek için kısa süre sonra teknik standart olarak kabul edilen akış süreci şemasını kullandılar. Bu tür akış şemalarını yapmak o günlerde pahalı ve zaman alıcıydı. Günümüzde, bu akış şemalarını tasarlamak için sayısız özgür yazılım aracı bulunmaktadır.

Süreç Optimizasyonu

Kuruluşlar, çeşitli nedenlerle İş Süreçleri Haritalama kullanır ama bu her şeyden önce bir kalite yönetimi yaklaşımıdır. Şirketler her zaman daha etkin çalışmayı hedefliyor ve tüm iş süreçlerinin kayıt altına alınması bu amaca yönelik ilk adım. Kapsamlı dokümantasyon, ilk adımın sürecin en ideal koşullar altında nasıl ilerlemesi gerektiğini tanımlamak olduğu süreçlerin dikkatli bir şekilde izlenmesine izin verir. Daha sonra süreci inceleyen kişiler, hangi istisnaların yapılması gerektiğini ve bunların nasıl ele alınması gerektiğini belirleyebilir.

Süreçleri görselleştirmenin temel avantajı, bunları daha verimli hale getirmek için girişimleri basitleştirmesidir. Yöneticiler, hedefe daha verimli bir şekilde ulaşmak için sürecin nasıl işlediğini ve nasıl kolaylaştırılabileceğini hemen görürler. Kalite problemlerinden sorumlu unsurlar oluşturulabilir ve hataları önlemek için süreç iyileştirmeleri uygulanabilir.

İş Süreçleri Haritalamasında Semboller

Bir iş süreci genellikle birçok unsurdan oluştuğu ve her bir unsurun farklı bir karakteri olduğu için, İş Süreci Haritalama genellikle akış şemalarından yararlanır. Bir akış şeması, işlem sembolleri ve bir satırdan oluşur. Bir akış çizelgesindeki her öğe türü için farklı bir sembol kullanılır. Bir akış şemasında en sık kullanılan sembol, bir süreci temsil eden bir dikdörtgendir. Bir karar, bir ok sembolü ile görselleştirilir. Semboller, UML olarak kısaltılmış olan Birleşik Modelleme Dili olan proses haritalarının çizilmesi için uluslararası bir standarttan gelmektedir.

Bu sembollerin çoğu çok özel ve teknik durumlarda kullanılır. Temel akış şeması sembolleri temel işlemler için yeterlidir. En sık kullanılan semboller aşağıda gösterilmektedir.

İş Süreci Haritalama adımları

1. Süreci tanımlayın ve başlangıç ​​ve bitişi belirleyin

Süreçleri çizme kararı iyi bir adım olsa da, ilk gerçek adım birlikte çalışılacak süreci seçmektir. İlk önce en önemli süreçlerin haritasını çıkarmanız önerilir. Çeşitli süreç kategorilerine öncelik verilmelidir. Örneğin, ele alınması gereken günlük faaliyetlerde darboğazlar yaratan reaktif süreçler vardır. Daha yüksek seviyede stratejik süreçler haritalanabilir. Müşteri odaklı süreçler de önemlidir.

Sürecin tam olarak nerede başladığını ve bittiğini belirleyin. Bazı süreçlerin birden fazla ucu olması mümkündür ve bunların hepsini oluşturmak önemlidir.

2. Alakalı bilgileri toplayın

Genellikle süreç üzerinde farklı kişilerin çalıştığı bir durum olduğundan, bu kişileri BPM’ye dahil etmeniz önerilir; Bunun zaman tasarrufu sağlaması mümkündür. Sürecin parçası olan kişilerle birlikte, önceki adımdan belirlenen eylemleri inceleyin. Kimin neyi, ne zaman ve nerede yaptığını belirleyin.

3. Başlangıç ​​ve bitiş arasındaki tüm etkinlikleri not edin ve bunları doğru sıraya yerleştirin

İşlemi başlangıç ​​ve bitiş noktasıyla oluşturduktan sonra, sürecin sonuna götürecek adımları açıklamak önemlidir. Her aktivite için, adımları açıklamak üzere bir eylem fiili kullanın. Mümkün olduğunca somut olun. Başka bir belgede, eylemlerin ayrıntıları detaylandırılabilir.

Daha sonra tüm adımları kronolojik sıraya koyun.

4. Aktiviteleri doğru sembollerle eşleştirin

İşlem adımlarını eşlemek için doğru sembollerin kullanıldığından emin olun. Yukarıdaki resimdeki temel sembolleri kullanın veya gerekirse Birleşik Modelleme Dili ile uyumlu gelişmiş sembolleri arayın.

5. Akış şemasını çizin

Artık süreçteki adımlar doğru sırada olduğuna ve doğru sembollerle sağlandığına göre, çizgilerle birbirine bağlanmaları gerekir. Genellikle oklar ve çizgiler kullanılır. Akış şeması kalem ve kağıtla çizilebilir ama çeşitli özgür yazılım araçları da mevcuttur.

6. İyileştirme için noktaları belirleyin

Akış şemasının beklentilere ve anlaşmalara uygun olup olmadığını kontrol edin. Burada da bunu ekiple yapmanız önerilir. İlgili kişiler ve unsurlar ideal akışı takip ediyor mu? Akış şemasına herhangi bir eksik veya gereksiz adım eklenmiş mi?

Bu andan itibaren, bir İş Süreçleri Yeniden Mühendisliği yürütmek üzere seçilebilir.

İş Süreçleri Haritalama örneği

Aşağıdaki akış şeması, bir bisiklet mağazasının satış sürecinin basitleştirilmiş bir görselleştirmesini sağlar.

Başlangıç ​​ve bitiş açıkça dairelerle işaretlenmiştir. Satış süreci, ilk müşteri teması ile başlar. Müşteri bisikleti sipariş edip faturayı ödediğinde süreç sona erer. Ara süreçler dikdörtgenlerle temsil edilir ve kararlar ok şeklindeki sembollerle gösterilir. Tüm süreç konektörler ve oklu çizgilerle takip edilebilir.

İş Süreçleri Haritalama İpuçları (BPM)

İş Süreçleri Haritalamasını optimize etmek için birkaç ipucu:

  • Ekibi dahil edin ve paydaşları belirleyin
  • Süreci incelerken olabildiğince fazla bilgiyi belgeleyin;
  • Ancak akış şemasını olabildiğince basit tutun
  • Varsayım yaparken dikkatli olun
  • Akış şemasını çizmek için yazılımı kullanın. Bu, daha sonraki bir noktada ayarlamayı kolaylaştırır
  • Akılda son ile başlayın (Stephen Covey)

Ne düşünüyorsunuz?

İş Süreçleri Haritalama açıklamasını tanıyor musunuz? Süreçleri kaydedecek ve haritalayacak mısınız? İş Süreçleri Haritalamasının avantajları veya ipuçları nelerdir? Herhangi bir ipucunuz veya ek yorumunuz var mı?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

  • Jacka, JM ve Keller, PJ (2009). İş süreci haritalaması: müşteri memnuniyetini artırmak. John Wiley & Sons.
  • Aldowaisan, TA ve Gaafar, LK (1999). İş süreci yeniden yapılandırması: süreç haritalama için bir yaklaşım. Omega, 27 (5), 515-524.
  • Biazzo, S. (2002). Süreç haritalama teknikleri ve organizasyonel analiz: Sosyoteknik sistem teorisinden dersler. İş Süreçleri Yönetimi Dergisi, 8 (1), 42-52.
    • Paylaş:

    Yorumunuzu bırakın