İş Gereksinimleri Analizi Nedir?

Bu yazı, İş Gereksinimleri Analizinin pratik bir açıklamasını sağlar. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız.

İş Gereksinimleri Analizi nedir?

İş gereksinim analizi, bir projenin veya görevin kullanıcılarının ve paydaşlarının beklenti ve gereksinimlerinin tanımlandığı bir süreçtir. İş ihtiyaçlarının analizi, bir projenin veya görevin sonucunun ne olması gerektiğine dair kapsamlı bir ifadedir. Bu belge, bir proje veya görevle ilgili tüm gereksinimleri kaydetmek için adım adım bir prosedür içerir. İyi gereksinimler, dokümante edilebilecek, yararlı ve ölçülebilir olacak şekilde tanımlanır.

Projeler, tüm paydaşların ne istediği ve bununla ulaşmak istemediği konusunda tam bir fikir birliğine ihtiyaç duyar. Bunun ilk aşamada veya analiz aşamasında yapılması önemlidir. Bunu, Altı Sigma gibi geleneksel proje yönetimi yöntemlerinden adımlar izler.

Genel olarak, İş Gereksinimleri Analizi üç faaliyetten oluşur. Birincisi, çeşitli paydaşların gereksinimlerini belirlemektir. Sırada gereksinimlerin analizi var. Bu aşamada, gereksinimlerin açık, eksiksiz ve tutarlı olup olmadığını analiz ederler. Son adım, gereksinimleri takip etmek ve izlemektir. Sürecin o kısmı proje devam ettiği sürece devam ediyor.

İşletme Gereksinimleri nelerdir?

Paydaş gereksinimleri spesifikasyonları (STRS) olarak da bilinen iş gereksinimleri, paydaşların bakış açısından önerilen bir proje veya sistem için gereksinimleri açıklar. Bunlar, belirli iş gereksinimlerini karşılaması gereken ürünler, sistemler, yazılımlar ve diğer süreçler için gereksinimlerdir. StRS, genellikle proje yönetimi ve yazılım geliştirmede kullanılır.

Paydaş gereksinimi özellikleri (StRS) bir iş gereksinimleri belgesinde veya BRD’de belirlenir. Bu belgedeki vurgu, iş gereksinimlerinin titiz bir şekilde planlanması ve geliştirilmesidir.

İş gereksinimlerine örnekler:

• Operasyonel kaynaklar
• Performans parametreleri
• Etkililik
• Ömür
• Çevresel faktörler

Diğer iş gereksinimleri kategorileri şunları içerir:

• Mimari gereksinimler
• Yapısal gereksinimler
• Performans gereklilikleri
• Tasarım gereksinimleri

İşlevsel ve işlevsel olmayan gereksinimler

Yazılım geliştirme ve sistem mühendisliğinde, işlevsel gereksinimler bir sistemin veya bileşenin farklı işlevleridir. İşlevsel gereksinimler, hesaplamaları, teknik ayrıntıları, işleme ve diğer özel işlevleri içerir.

İşlevsel olmayan gereksinimler genellikle kalite gereksinimleridir. Kalite gereksinimleri, örneğin güvenilirlik veya güvenlikle ilgili olarak bir tasarım veya uygulamaya sınırlamalar getirebilir.

Fonksiyonel ihtiyaçlar için plan, sistem tasarımına kaydedilir. Kalite gereksinimleri genellikle sistem mimarisi planına dahil edilir.

Gereksinimleri belirleme

İş Gereksinimleri Analizi için bilgi toplamak için bir dizi kanıtlanmış yöntem vardır. En etkili yöntemlerden bazıları aşağıda açıklanmıştır.

Beyin fırtınası

Nispeten kısa sürede, beyin fırtınası belirli bir konu hakkında birçok fikir üretebilir. Mümkün olduğunca farklı disiplinlerden çok sayıda insana sahip olmaya çalışın ama odaklanmak için on beş kişiden büyük gruplardan kaçının. Akan fikirlere ulaşmak için yazı tahtaları veya çizimler kullanın.

Mülakatlar

Belirli bir projede yer alan insanlarla görüşmek, bir grup ortamında her zaman paylaşılamayabilecek bilgileri elde etmenin çok etkili bir yoludur. Doğru bilgiye sahip doğru insanlarla röportaj yapılması önemlidir. Soruları açık bir biçimde sorun, böylece yanıtlayanlar tam yanıtlar verir.

Prototipleme

Yeni bir ürün veya hizmetin geliştirilmesiyle ilgiliyse, bir prototip oluşturabilirsiniz. Bu durum nihai tasarımın nasıl görüneceğini görselleştirmeyi kolaylaştırır. Prototipler genellikle nihai tasarıma geçilmeden önce çözülmesi gereken sorunları gün ışığına çıkarır.

Adım adım iş gereksinimleri analizi planı

İş gereksinimlerini belirlemek kulağa basit gelebilir ama kapsamlı bir analiz en azından aşağıdaki dört adımı içerir:

1. Paydaşları belirleyin

Sponsorlar, son kullanıcılar ve diğerleri gibi projenin paydaşları hakkında her şeyi öğrenin. Karar verme yetkisine sahip sponsorları veya yatırımcıları belirlemek çok önemlidir. Fikirleri ve ihtiyaçları süreci güçlü bir şekilde etkileyecektir.

2. Tüm gereksinimleri tanımlayın

Gereksinimler ya biliniyor ya da bilinmiyor. Mümkün olduğu kadar çoğunu tanımlayın. İhtiyaçları toplamak kolay değil; eleştirel bir yaklaşım gerektirir. Kullanıcılardan bilgi toplamak ve bunları belgelemek basit görünebilir. Fakat doğru ve düzenli bilgileri kaydetmek bir sorundur. İhtiyaçlar ve gereksinimler hakkındaki bilgiler, e-posta, röportajlar, telefon görüşmeleri, toplantılar vb. gibi farklı yollarla paylaşılır. Bu bilgilerin yorumlanması, belgelenmesi ve işlenmesi oldukça zaman alır.

Akış şemaları, rekabet analizleri ve kullanıcı durumları gibi tanımlanması gereken başka teknikler ve gereksinimler de vardır.

3. Şirket gereksinimlerini sınıflandırın

İş gereksinimleri analizinin bu aşamasında, gereksinimler organize edilir, belgelenir ve rafine edilir. Bu adım adım planın ürünü, işveren ile acente arasında yapılacak proje veya yapılacak görev için bir sözleşme olarak kabul edilir.

Yazılım geliştirirken kilit nokta, son kullanıcının tüm işlevsellik gereksinimlerini çok detaylı bir şekilde belgelendirmektir. Geliştiricilerin yeni çözümü geliştirebilmek için bu gereksinimleri kavrayabilmesi gerekir.

4. İş gereksinimlerini analiz edin

En yüksek öncelikleri belirleyin ve hangi gereksinimlerin uygulanabilir hangilerinin uygun olmadığını belirleyin. Çıkar çatışmaları veya başka bir sebepten dolayı iki gereksinimle ilgili sorunlar ortaya çıkarsa, bunların çözülmesi gerekecektir. Önerilen değişikliklerin etkisini olabildiğince doğru bir şekilde tahmin etmeye çalışın. Nihai liste açık, kısa, mantıklı, uygulanabilir ve projeyle ilgili olmalıdır.

5. Belge ve izleme

Artık iş gereksinimleri tam olarak bilindiğine göre, bir kural kitabı geliştirme zamanı. Bu belge, paydaşlar ve onların gereksinimleri, neyi başarmak istedikleri vb. hakkındaki tüm bilgileri içerir. Paydaşların proje süresince proje gelişmelerinden haberdar edilmesi de önemlidir.

İşletme Gereksinimleri Analizinde Tuzaklar

Bir projenin tüm gereksinimlerini içeren yapılandırılmış bir dosyaya giden yol genellikle düz bir çizgi değildir. Dikkate alınması gereken farklı gereksinimleri olan farklı paydaşlar vardır ve teknolojik gelişmeler veya finansal sorunlar gibi birçok potansiyel komplikasyon vardır.

Aşağıda, iş gereksinimi analizi sürecindeki en yaygın tuzakları tartışacağız.

Paydaş eksikliği

Paydaşlar, yalnızca bir çözümün veya projenin açık son kullanıcıları değildir. Diğer paydaşlar operasyonel ekipler, tedarikçiler, geliştiriciler veya sponsorlardır. Paydaşlar ve gereksinimleri, projenin başlamasından önce ihtiyaç planına dahil edilmemişse, bu daha sonraki aşamalarda gecikmelere veya daha kötüye neden olabilir.

Çatışmalar

Farklı paydaş bakış açıları çelişebilir. Kaçınılmaz olsa da, bu tür çatışmalar, hızlı bir şekilde harekete geçilmezse proje gecikmelerine neden olabilir. Bu yüzden farklı bakış açılarının sinyallerinin tanınması ve tartışılması önemlidir. Çatışmanın kaçınılmaz olduğu ortaya çıkarsa, Mary Parker Follett’in çalışmasında uyuşmazlık çözümü hakkında daha fazla bilgi edinin.

Belirsiz iş gereksinimleri

Paydaşlara doğru soruları sormak ve doğru yanıtları almak zor olabilir. Proje ekipleri, faydalı yanıtlar verecek soruları belirlemekte zorlanabilir. Sonuç olarak çok somut olmayan gereksinimlerin belirsiz bir listesiyle sonuçlanırlar.

İş Gereksinimleri Analizi özeti

İş Gereksinimleri Analizi, tüm paydaş gereksinimlerinin tanımlandığı proje yönetimindeki süreçtir. Tüm paydaşların aynı fikirde olması ve projenin herkesin planlanan şeyi elde etmesine yol açması önemlidir.

İş gereksinimleri, paydaşların bakış açısından önerilen bir projenin veya sistemin gereksinimlerini tanımlar. Bu gereksinimler genellikle İşletme Gereksinimleri Belgesine (BRD) kaydedilir. Müşteri gereksinimleri, sistem tasarım gereksinimleri, performans gereksinimleri ve güvenlik gereksinimleri dahil olmak üzere çeşitli gereksinimler vardır.

Ne düşünüyorsunuz?

İş Gereksinimleri Analizinin bu açıklamasını tanıyor musunuz? Bir proje için hiç böyle bir ihtiyaç analizi yaptınız mı? Proje yönetimi için başka hangi araçları biliyorsunuz? Herhangi bir ipucunuz veya ek yorumunuz var mı?

Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça