Dosya Görevlisi İş ve Görev Tanımı & Nasıl Olunur?

Dosya Görevlisi İş Tanımı

Kuruluşumuzun kayıtlarının doğru şekilde sıralanıp dosyalanması ve elektronik veri tabanlarındaki izleme bilgilerinin alınması için vicdani bir Dosya Katibi kiralamak istiyoruz. Dosya Katibi, iç bölümlerden belgeleri toplar ve kronolojik, sayısal, alfabetik ve konuya göre materyali kodlar. Fatura, makbuz ve form gibi belgelerin basılı kopyalarını saklayacak ve yeni dosyalar oluşturacaksınız. İstek üzerine bilgi alacak, kayıtların uygun konumlara geri gönderildiğinden emin olacak ve diğer dış konumlardan kayıt isteyeceksiniz.

Başarıyı sağlamak için, doğru doldurmanın önemini yeterince bilmeli ve doğru bir kayıt tutma sistemi sağlamalısınız. Tercih edilen adaylar odaklı, organize ve titizdir.

Dosya Görevlisi Sorumlulukları:

• Çeşitli kaynaklardan dokümanların toplanması.
• Belgeleri değerlendirme, organize etme ve kodlama.
• Dosya oluşturma ve güncelleme ve uygun dosyalarda belgeleri dosyalama.
• Protokolün ardından eski dosyaları imha etmek veya bunları etkin olmayan depolamaya taşımak.
• Doğru konumlarını sağlamak ve eksik kayıtları aramak için dosyaları düzenli olarak tarayın.
• Talep üzerine kayıt alma ve bunları ilgili taraflara iletme.
• Kayıtların kopyalanması ve teslimi.
• Dosyalama sisteminde yetkili değişikliklerin yapılması.
• Telefonla ilgili sorulara yardımcı olmak.
• Posta ve kurye paketlerini alma ve iletme.

Dosya Görevlisi Gereksinimleri:

• Lise diplomasıveya uygun bir eşdeğer.
• 1+ yıllık iş tecrübesi benzer bir pozisyonda.
• Bilgisayarları ve MS Office Word ve Excel’i kullanma konusunda uzman.
• Fotokopi ve faks makineleri kullanma konusunda uzman.
• Mükemmel sözlü ve yazılı iletişim becerileri.
• Bilginin gizliliğini koruyabilme.
• Hem sözlü hem de yazılı olarak üstün iletişim becerileri.