Bu yazı, doküman yönetimi teorisini açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü bilgi teknolojisi aracının temellerini anlayacaksınız.
Belge Yönetimi nedir?
Belge yönetimi, kuruluşlar için en etkili ve verimli şekilde farklı elektronik belge türlerini kaydetme, yerelleştirme, düzenleme ve paylaşma sürecidir. Belge yönetiminin hayati bir unsuru, belgelerin merkezi bir yerde saklanmasıdır, böylece bu dosyalara erişme hakkına sahip her paydaş bunları hızlı bir şekilde bulabilir. Doküman yönetiminde, bilgisayar programları korunan verileri depolamak ve aynı zamanda güvenliğini sağlamak için kullanılır.
Etkili bir belge yönetim sistemine sahip olmayan bir kuruluş, günlük olarak oluşturulan her dosyayı manuel olarak doğru klasörde ve doğru diskte depolamalıdır. Verilerin manuel olarak depolanması süreci, tercihen bir belge yönetim sistemi ile önlenebilen zaman alıcı bir süreçtir.
İşletmeler günümüzde belgeleri çoğunlukla dijital alıyor ama bazı belgeler de kağıt biçiminde toplanıyor. Şu örneği düşünün: şirket Dijital olarak sipariş verilen bir yer ve malların en kısa sürede teslim edilmesini bekleyin. Sipariş onaylandıktan sonra satıcı firmaya kağıt fatura gönderir. Fatura, faturanın dört hafta içinde ödenmesinin talep edildiğini belirtir. Ödeme süreci bir sorun olmayabilir ama faturanın taranması, bilgisayardaki doğru sürücüye gönderilmesi ve daha önce verilmiş olan dijital siparişe eklenmesi gerekir. Bu durum bu sürecin ne kadar zaman aldığının basit bir örneğidir, çünkü günlük olarak çok sayıda sipariş verilirse, belgeleri düzenlemek ve sıralamak için saatler harcanacaktır.
Bir belge yönetim sistemi bu sorunu ortadan kaldırabilir. Bu tür bir sistem, belgeleri düzenleme, dijitalleştirme, düzenleme, onaylama ve güvence altına alma sürecini otomatikleştirebilir. Belgeler güvenli bir bulutta saklanır ve bu dosyalara yalnızca yetkili üyeler erişebilir. Belgelerin türü, bunlarla sınırlı olmamak üzere, PDF’leri, resimleri ve kağıt tabanlı mesajları içerebilir. Bir belge yönetim sistemi uygulamak, bu yüzden zamandan ve dolayısıyla başka bir yere yatırılabilecek paradan tasarruf sağlar.
Genel olarak, belge yönetiminin temel süreçlerinin şu üç göreve sınıflandırılabileceği sonucuna varılabilir: tara, kaydet ve geri getir. Tarama, belgeleri PDF’lere dönüştürme işleminin otomatikleştirilmesiyle ilgilidir. Kaydetme, belgelerin sınıflandırılması ve güvenliğinin sağlanması süreci olarak kabul edilir ve geri alma, dosyaların yetkili kişiler için kolayca erişilebilir hale getirilmesiyle ilgilidir. Üç görev temel görevlerdir ama belge yönetimi bunlarla sınırlı değildir. Ek olarak görüntüleme, paylaşma, sürüm kontrolü ve belge iş akışları gibi özelliklerle ilgilidir.
Doküman yönetimi kimin için tasarlanmıştır?
Kuruluşların büyüklüğünden bağımsız olarak, birçok şirketin bir dizi ayrı belgesi vardır. Bu belgeler hem dijital hem de kağıt tabanlı olabilir ama hepsinin birlikte istiflenmesi ve depolanması gerekir. Belgeler elektronik dosyalar içerebileceği gibi elektronik tablolar, resimler, taranmış kağıt belgeler de içerebilir. Bu belgeler daha sonra ortak sürücülerde veya arşivlerde herkese açık veya özel sektöre ait bir ağda depolanır.
Yine de işletmelerin önemli dosyaları e-posta adreslerinde sakladıkları görülür. Bu çalışma şekli dosya kaybetme riskini artırır ve hatta bir siber saldırı tarafından saldırıya uğrama riskini artırır. Buna karşılık, kağıt tabanlı belgeler başka amaçlar için kullanılabilecek çok fazla alan gerektirir. Sonuç olarak uygun bir doküman yönetim sistemi olmadan doküman yönetiminin, doğru organize edilmediği takdirde bir karışıklık olabileceği sonucuna varılabilir.
Günümüz toplumunda, özel şirketlerin gizli bilgileri en yüksek güvenlik seviyesinde düzgün bir şekilde saklaması bir zorunluluk haline geliyor. Kuruluşun büyüklüğünden bağımsız olarak görev, korunması gereken verilerle çalışan tüm işletmeler için geçerlidir. Bu yüzden tüm şirketlerin bir belge yönetim sistemine yatırım yapması neredeyse bir zorunluluktur.
Bir belge yönetim sistemini entegre ederek maliyet tasarrufu sağlar ama daha da önemlisi, merkezi ve korumalı bir yerde depolanan her dosya kolayca geri alınabilir. Gelecekte elde edilmesi gereken eski dosyalar arasında arama yapmanın önündeki engeller derhal ortadan kaldırılacaktır.
Doküman yönetimi yeni değildir ama yeni teknolojilerin yükselişiyle birlikte doküman yönetimi her organizasyon için yeni olanaklar sunmuştur. Bir doküman yönetim sistemi bir şirkete entegre edildiğinde çalışanlar veya girişimci herhangi bir yerden ve her an çalışabilir. En önemlisi, genellikle dosyaları düzenlemek ve depolamak için harcanan zaman artık en önemli faaliyetlere yatırılabilir.
Aslında, bir şirket belge yönetimini geleneksel şekilde yönetmeye alışıksa, dijitalleştirilmiş bir belge yönetim sistemi ile ortaya çıkacak değişiklik önemli olacaktır. Stres önemli ölçüde azalacak ve şirketi geliştiren yenilikçi ve yaratıcı fikirlere kullanılabilecek ek süre nedeniyle işletmeler potansiyel olarak büyüyecektir.
Belge yönetimi sonuçları
Bir belge yönetim sistemi kullanmak daha popüler hale geliyor. Fakat bir uzman yardımı olmadan bir belge yönetim sistemini entegre etmek zor olacak. Neyse ki bugün, işinize en uygun yazılımı oluşturmanıza yardımcı olabilecek çeşitli sağlayıcılar var. Bazen, küçük ve orta ölçekli işletmeler için tasarlanmış verimli bulut yazılımı zaten mevcuttur.
Bir işletme, bir belge yönetim sistemini etkili bir şekilde kullandığında, şirket, belgelerin herhangi bir zamanda ve herhangi bir yerden alınabileceği merkezi bir depolamaya sahip olur. Bunun yanında, belgeler daha sonra kullanım için ve isteksiz davetsiz misafirlere karşı doğru bir şekilde güvence altına alınır. Ek olarak işletmenin dosyaları herhangi bir kişi veya kuruluşla hızlı bir şekilde paylaşmasına yardımcı olacak ve fiziksel tarama, düzenleme ve kaydetme sürecini ortadan kaldıracak. Kesin olan bir şey var, dosyaların işlenmesi otomatikleştirilecek ve çalışma katında zaman tasarrufu sağlanacak. Sonuç olarak gereksiz stresi ortadan kaldırır ve işi geliştirmek için ekstra fırsat verir.
Ne düşünüyorsunuz?
Doküman yönetiminin açıklamasını biliyor musunuz? Zaten bir belge yönetim sistemi ile mi çalışıyorsunuz? Hala geleneksel belge yönetimi yaklaşımıyla mı çalışıyorsunuz? Belge yönetiminde karşılaştığınız zorluklar nelerdir? Herhangi bir ipucunuz veya eklemeniz var mı?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen Yönetim modelleri ve yöntemleriyle ilgili en son gönderiler için Ücretsiz Bültenimize abone olun. Bizi Facebook, LinkedIn, Twitter ve YouTube’da da bulabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Leave Your Comment