Gelişmiş
Arama
  1. Anasayfa
  2. Problem Çözme
  3. Ayrıntılı İnceleme Tekniği Nedir?

Ayrıntılı İnceleme Tekniği Nedir?

  • 27 March 2021
  • 17 Görüntülenme
  • 0 Yorum

Bu yazı, Detaya Gitme tekniğini pratik bir şekilde açıklamaktadır. Bu makaleyi okuduktan sonra, bu güçlü problem çözme aracının temellerini anlayacaksınız.

Detaya Gitme tekniği nedir?

Detaya Gitme tekniği, bir departman veya alandaki bir sorunun temel nedenlerine ilişkin fikir edinme yöntemidir. Temel nedenler bilindikten sonra, sorunu çözmek için daha büyük bir plan tasarlanabilir. Detaya Gitme, teşhis ile aynı şey değildir, daha ziyade geniş ve derin bir genel incelemedir. Ayrıca teknik tüm sorunların nedenlerini bulmak için değil, etkilerin yüzde 80’inin arkasındaki nedenlerin yalnızca yüzde 20’sini bulmak için kullanılır. Bu, Pareto analizinden bir ilkedir. Potansiyel olarak büyük sonuçları olan büyük bir problem ortaya çıktığında, yapılabilecek en iyi şeylerden biri, problem çözülene kadar problemi birkaç bileşene bölmektir. Bu, Drill Down tekniği ile yapılabilir. Daha büyük bir süreci daha küçük parçalara bölerek, bir genel bakış oluşturulur ve sorun adım adım çözülebilir.

Detaya Gitme, birden fazla adım izlenerek gerçekleştirilir. Bu adımlar bu makalede daha ayrıntılı açıklanacaktır. Geniş araştırmalara ek olarak, çözümün tasarımı ve uygulanmasına yönelik iki adım ek olarak gerçekleştirilir. Sorunun büyüklüğüne bağlı olarak tüm süreç dört saatten fazla sürmemelidir. Adımların ayrı ayrı ve bağımsız olarak gerçekleştirilmesi çok önemlidir.

Drill Down tekniğinin yöntemi

Teknik, en soldaki sütunda ana sorunu açıklayan bir tabloyla başlar. Bu sorunu yaratan faktörler ve nedenler daha sonra ikinci sütunda hemen yanında açıklanmıştır. Buradaki fikir, sorunun gerçek nedenleri tespit edilene kadar “derinlemesine incelemektir”. Çözümler daha sonra bu nedenlere göre oluşturulur. Buradaki fikir, kötü zaman yönetimiyle başa çıkmanın, genel olarak kalitesiz müşteri hizmetlerinden daha kolay olmasıdır. Ek olarak kötü müşteri hizmetinin bazı diğer nedenleri de tartışılmaktadır.

1. Adım: En önemli sorunu not edin

İlk adımın amacı, tüm temel sorunların envanterini çıkarmaktır. Bu konuda spesifik olun ve “biz” ve “onlar” gibi çoğulları genellemeyin veya kullanmayın. Ayrıca sorundan etkilenen kişilerin adlarını da belirtin. Çözümler üzerinde etkili bir şekilde çalışmanın tek yolu budur.

Eldeki soruna herhangi bir şekilde bağlanan her bireyin bu Tatbikata katılmasını sağlayın. Bundan faydalanacaksınız çünkü her biri beyin fırtınası masasına kendi görüşlerini getiriyor. Nadir bir olaya veya önemsiz sorunlara odaklanmayın. Gerçekçi olmayan mükemmellik arayışına da odaklanmayın.

Çözüm arayışını aşağıdaki adımlara bırakın. İlk adımda sorunların özetlenmesi özellikle önemlidir.

2. Adım: Sorunların nedenlerini belirleyin

İkinci adımda, sorunlara neden olan daha köklü nedenler belirlenir. Çoğu zaman farklı departmanlarda kimin sorumlu olduğu belli olmadığı veya birisinin sorumluluklarını hesaba katmadığı için sorunlar ortaya çıkar. Doğrudan nedenler, altta yatan nedenlerden ayırt edilmelidir.

Örneğin, bir sorunun temel nedenini bulmak için Beş Kez Neden yöntemi kullanılabilir. Aşağıda bir örnek verilmiştir:

  • Sorun: Proje ekibi çok sık fazla mesai yapıyor ve tükenme tehlikesiyle karşı karşıya
  • Neden? Ekibin taleplerini karşılayacak yeterli kapasite yok
  • Neden? Çünkü ekstra kaynaklar olmadan yeni sorumluluklar eklendi
  • Neden? Yönetici sorumluluk almadan önce iş miktarını doğru tahmin etmediği için
  • Neden? Çünkü yönetici sorunları öngöremez ve planlar yapamaz

Bu Drill Down tekniğini uygularken ilgili kişiler dışarıda bırakılmamalıdır. Aynı zamanda, insanların eleştirilere savunmacı bir şekilde yanıt verme eğiliminde olduklarını unutmayın. Gerçeği bulmak ve iyi bir çözüm bulmak yöneticinin görevidir. Pratikte bu, insanların eğitilmesi, başka yere taşınması ve hatta işten çıkarılması gerektiği anlamına gelebilir.

Bu adımdan sonra kısa bir ara verin ve ardından bir plan geliştirmeye başlayın.

3. Adım: Bir plan yapın

Üçüncü adım, bir sorunun temel nedenlerini ele alan bir plan geliştirmektir. Böyle bir uygulama planı bir senaryo gibi çalışır: yapılması gereken ve kim tarafından görselleştirilip kaydedilen her şey. Risk yönetimi de bunda önemli bir rol oynar. Hedeflere ulaşma olasılığı, maliyetlere ve risklere göre belirlenir. Plan en az aşağıdakilerden oluşmalıdır:

  • Bir zaman çizelgesi
  • Belirli görevler ve sorumluluklar
  • Değişkenleri ölçme
  • Sonuçlar

4. Adım: Planı uygulayın

Oluşturulan uygulama planını yürütün ve ilerlemeyi belgelerken şeffaf olun. Önümüzdeki dönem için gerçek ilerleme ve beklentiler hakkında ayda en az bir kez rapor verin.

Diğer yöntemlerle birlikte ayrıntıya inme tekniği

Detaya Gitme tekniği, diğer problem çözme biçimleri ve yöntemleriyle sorunsuz bir şekilde uyum sağlar. En yakın yöntem 5-Neden analizidir. Her iki yöntem de önce diğer her türlü sorunu çözmek yerine bir sorunun özüne inmeyi amaçlamaktadır.

Her iki yöntem de çözüme giden hızlı bir yol sağlamaz ama yine de aranması gereken çözüm bu değildir. Bunun yerine, iş yapmanın durumsal yönlerini net bir şekilde anlamak çok daha mantıklıdır.

Detaya Git tekniğini kullanmak söz konusu olduğunda, bir şirketteki herkesin aynı sayfada olması çok önemlidir. Ekibin sadece küçük bir kısmı yöntemi kullanırsa, yöntem şirket içinde optimum düzeyde etkili olmayacaktır. Detaya Git tekniğini yakınlaştırarak herkese bir sorunun kökenine nasıl inileceğini öğretmek için zaman ayırın. Belirtildiği gibi, Detaya Gitme tekniği sorunları otomatik olarak çözmez ama doğru kullanıldığında kesinlikle ilerlemeye yardımcı olabilir.

Genel problem çözmede tuzaklar

Problem çözme, sadece yöntemleri ve çerçeveleri kullanarak ve onları körü körüne takip ederek elde edilemez. Çözüme giden yolu engelleyebilecek çeşitli etkilerin meydana geldiği çok geniş bir disiplindir. Genel problem çözme ve araştırmada, dikkat edilmesi gereken aşağıdaki tuzaklar vardır.

Onay önyargısı

Onay önyargısı, insanların bir kişinin önceki bilgilerini, değerlerini veya inançlarını doğrulayacak şekilde bilgi arama veya yorumlama eğilimidir. Detaya Gitme tekniği gibi problem çözme yöntemlerinin etkin performansı üzerinde önemli bir etkiye sahip olan önemli bir önyargı türüdür. İnsanlar bilgi topladıkları veya hatırladıkları ve önyargılı bir şekilde yorumladıkları zaman bu önyargıyı gösterirler. Örneğin, bir ekip üyesi yeni bir göreve hazırlanırken inançlarını destekleyen ve destekleyici olmayanı görmezden gelen bilgileri seçebilir. Bu etki, insanlar istenen sonuçları hayal ettiklerinde, bir problem duygusal olarak yüklendiğinde ve derin inançlar için en güçlüdür.

Algısal beklentiler

Psikolojide algısal bir beklenti de küme olarak adlandırılır. Bir dizi, insanları belirli bilgi türlerine duyarlı hale getirerek belirli bir deneyimi şekillendiren bir beklentiler grubudur. Bir şeyleri belli bir şekilde algılama eğilimi ya da alışkanlığıdır.

Bu, Abraham Luchins’in 1940’larda yaptığı bir deneyde gösterildi. Bu deneyde, katılımcılardan yalnızca farklı kapasitelerdeki diğer üç sürahi yardımıyla bir sürahiyi belirli miktarda suyla doldurmaları istendi. Luchins, katılımcılara basit bir teknikle çözülebilecek bu sorunu verdikten sonra, onlara diğer atıcılar için yeni görevler verdi. Bu yeni sorun aynı yöntemle veya daha yeni ve daha basit bir yöntemle çözülebilir. Luchins, daha iyi bir yöntem olasılığına rağmen, katılımcılarının çoğunun aynı eski tekniği kullanma eğiliminde olduğunu keşfetti. Bu yüzden zihinsel küme, bir kişinin sorunları daha önce başarılı olduğu kanıtlanmış bir şekilde çözme eğilimini tanımlar.

Luchins’in deneyinde olduğu gibi, geçmişte işe yarayan bir yöntemi seçmek, bazen yeni problem için artık yeterli veya optimal değildir. Bu yüzden insanların zihinsel yapılarını aşmaları gerekir.

Fonksiyonel sabitleme

Fonksiyonel sabitleme, bir kişinin bir nesneyi yalnızca geleneksel olarak kullanıldığı gibi kullanmasını veya ona erişmesini sınırlayan bilişsel bir önyargıdır. Bu tespit aynı zamanda Detaya Gitme Tekniği aracılığıyla bir problem çözülürken de ortaya çıkar. Fonksiyonel sabitleme kavramı, Gestalt’ın psikolojik hareketinden kaynaklanmaktadır. Bu hareket, bütünsel işlemeyi vurgular. Karl Duncker, fonksiyonel sabitlemeyi, bir nesneyi bir sorunu çözmek için gerekli olan yeni bir şekilde kullanmaya karşı zihinsel bir blok olarak tanımladı. Bu blok, çözüm bileşenlerinin orijinal amacının ötesine bakmadığı için bireyin bir görevi tamamlama veya bir sorunu çözme yeteneğini sınırlar. Fonksiyonel sabitleme, örneğin bir çekiç kullanımını, çivilere vurmaktan farklı bir şey olarak görememe durumudur.

Gereksiz sınırlamalar

Gereksiz sınırlamalar veya kısıtlamalar, insanlar elindeki göreve bilinçsizce sınırlar koyduğunda ortaya çıkan bir engeldir. Bunun iyi bilinen bir örneği nokta problemidir. Bu ödevde dokuz nokta üçe üçlük bir karede düzenlenmiştir. Görev, tüm noktaları birleştirmek için kalemi veya kalemi kağıttan çıkarmadan en fazla dört çizgi çizmektir. Bu sorunu daha önce hiç görmemiş kişilerin kafasında muhtemelen noktaların karesinden çizginin çıkmadığı düşüncesi ortaya çıkmaktadır. Bu durumda gereksiz kısıtlamalar kelimenin tam anlamıyla ‘kutunun dışında’ düşünmekle ilgilidir.

Grup zihniyeti terimi de gereksiz kısıtlamalarla bağlantılıdır. Grup düşünme veya grup üyelerinin zihniyetini benimseme, ekip üyeleri aynı şekilde düşünmeye başladığında gerçekleşir. Bu yaygındır ama aynı zamanda insanların “kalıpların dışında” düşünmeye başlamasının daha uzun sürmesini sağlar.

Alakasız bilgiler

Alakasız bilgi, bir problem bağlamında sunulan ancak spesifik problemle ilgisi olmayan bilgidir. Sorun bağlamında, ilgisiz bilginin sorunun çözülüp çözülmeyeceği üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Aslında, alakasız bilgiler genellikle problem çözme süreci için zararlıdır. Alakasız bilgi, insanların mücadele ettiği yaygın bir sorundur. Bunun temel nedeni, insanların ilgisiz bilgilerin varlığından haberdar olmamasıdır.

İnsanları çözümden uzak tutmada alakasız bilgilerin bu kadar etkili olmasının nedenlerinden biri de nasıl sunulduğudur. Bilginin sunulma şekli, sorunun yorumlanmış zorluk seviyesi için büyük bir fark yaratabilir. Aşağıda Budist keşiş sorunundaki ilgisiz bilgilerin iyi bilinen bir örneğini bulabilirsiniz.

Bir keşiş bir gün güneş doğarken bir dağa tırmanmaya başlar ve gün batımında dağın tepesindeki tapınağa ulaşır. Birkaç günlük meditasyondan sonra güneş doğarken dağdan inmek için ayrılır. Günbatımında varır. Keşişin her iki yönde de gittiği yol boyunca günün aynı saatinde geçeceği bir nokta var.

Bu noktayı keşfetmek için çözücü, problemi matematiksel terimlerle veya mesafeler açısından düşünmemelidir. Bunun yerine, sorunun görsel bir temsili işe yarar. Güneş doğarken dağa tırmanırken keşişin yolunun başladığını hayal edin. Aşağıya inen yol da gün doğumunda başlar. Yollar aynı anda zıt uçlarda başlarsa bir yerde buluşmaları gerekir.

Ne düşünüyorsunuz?

Detaya Gitme yönteminin açıklamasında kendinizi tanıyor musunuz? Bu araç kendi çalışma ortamınızda mı kullanılıyor? Değilse, bunun işiniz için değerli olabileceğini düşünüyor musunuz? Başka hangi yararlı sorun giderme yöntemlerini ve araçlarını biliyorsunuz? Drill Down tekniğinin artıları ve eksileri olduğuna inanıyorsunuz? Herhangi bir ipucunuz veya çözümünüz var mı?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.

Kaynakça

  • de Aguiar Ciferri, CD, Ciferri, RR, Forlani, DT, Traina, AJM ve da Fonseca de Souza, F. (2007, Mart). Detaya inme ve toplama sorgularının performansını artırmaya yönelik bir teknik olarak yatay bölümleme. Uygulamalı hesaplama üzerine 2007 ACM sempozyumunun Bildirilerinde (s. 494-499).
  • Joglekar, M., Garcia-Molina, H. ve Parameswaran, A. (2017). Akıllı detaya inme ile etkileşimli veri keşfi. Bilgi ve Veri Mühendisliği IEEE İşlemleri, 31 (1),…
    • Paylaş:

    Yorumunuzu bırakın